Efficiënt thuiswerken in 4 stappen

Gepubliceerd op 14/05/2020 in Oplossingen & diensten

Efficiënt thuiswerken in 4 stappen

Om medewerkers thuis even vlot te laten werken als op kantoor, is het belangrijk om verbonden te blijven op een efficiënte en veilige manier. U focust best op de volgende 4 stappen: connectiviteit, netwerktoegang, telefonie en digitale tools.

1. Connectiviteit: vaste internetverbinding thuis

In de eerste plaats ligt connectiviteit aan de basis om vlot te telewerken. Medewerkers moeten via een stabiele internetverbinding van thuis kunnen werken. U kan uw medewerkers financieel ondersteunen door een bijdrage te geven voor een vaste internetverbinding thuis. Het is een verloningsalternatief dat ook voor u fiscaal interessant is.

Packs for Employees

Via het programma Packs for Employees kan u als werkgever tussenkomen in het privé-internetabonnement van uw medewerkers. U kan via MyProximus op elk moment medewerkers toevoegen aan het programma, zodat hun professionele activiteiten niet stilvallen. Packs for Employees is 100% fiscaal aftrekbaar en goedgekeurd door de fiscus en de RSZ.

2. VPN: veilige toegang tot het bedrijfsnetwerk

Zodra de verbinding goed zit, is het van belang dat medewerkers vanop afstand toegang krijgen tot het bedrijfsnetwerk. Een VPN-netwerk ondersteunt:

  • uitwisseling van data tussen telewerkers en de hoofdzetel
  • centraal beveiligde internettoegang voor alle sites
  • verschillende toepassingen (spraak / data / video / cloud / e-betalingen enz.) voor interactie tussen medewerkers, klanten en leveranciers

Beveiligd privénetwerk Explore

Met Explore verbindt u al uw medewerkers, gebouwen en objecten met elkaar. Om de business-continuïteit te verzekeren, ondersteunt het privénetwerk op een veilige manier:

  • de gegevensoverdracht tussen uw verschillende sites
  • de internettoegang
  • het telewerken
  • de stemtoegankelijkheid voor uw medewerkers, klanten en leverenciers via Business Trunking spraakkanalen
Na de gezondheidscrisis willen 6 op de 10 Belgen minstens 2 dagen per week telewerken.

Bron: BDO, 22 april 2020

3. Telefonie: bel en ontvang oproepen via je bedrijfsnummer

Inkomende oproepen hoeven niet onbeantwoord te blijven wanneer medewerkers thuiswerken. Uw medewerkers kunnen bellen en telefoons beantwoorden via het bedrijfsnummer op hun vaste lijn, mobiele telefoon of via de laptop. Zo missen ze geen enkele oproep.

Voice Managed Services (VMS)

Via VMS beheert u de routering van uw gesprekken in de cloud met 3 mogelijkheden:

Voice continuity

Uw vaste lijn blijft altijd bereikbaar, onderweg, bij thuiswerken en zelfs in noodgevallen. De doorschakeling gebeurt in het netwerk, zonder on-site infrastructuur of verhuis van fysische lijnen.

Smart routing

U beheert met Smart routing alle oproepen op afstand met verschillende services: het opnemen van gesprekken, wachtrijen beheren, een automatische boodschap instellen, het lanceren van een informatiecampagne in het buitenland, het activeren van tijdelijke noodnummers, het plannen van noodoproep-routering,…

Contact center in the cloud

Oproepen worden verdeeld onder uw call center operatoren die van thuis uit werken. Met zicht op de statistieken kunnen de operatoren en de leidinggevende de juiste doorschakelingen voorzien en bijsturen indien nodig.

Fixed mobile Unification

Mobiele telefoons en smartphones van de medewerkers worden kostenefficiënt geïntegreerd in uw telefooncentrale zonder extra wifi- of DECT-infrastructuur. U controleert makkelijk de privé- of professionele modus van uw medewerkers. In professionele modus beantwoorden ze op afstand de inkomende oproepen en gebruiken alle functionaliteiten van de IP-telefooncentrale. Het bedrijfsnummer wordt getoond wanneer een oproep naar buiten gaat. Wanneer de telefoon in privé-modus staat, komen er geen bedrijfsoproepen meer binnen en wordt het privé-nummer weergegeven.

Enterprise Switch

Wanneer uw bedrijf geen telefooncentrale heeft, kan u via Enterprise Switch uw vaste lijn mobiel maken. En zo gemakkelijk schakelen tussen professionele en privé-modus via een webapplicatie voor de hele vloot of individueel via een mobiele applicatie.

Telefooncentrale

Oproepen kunnen via een applicatie op de smartphone of via de laptop binnenkomen of uitgaan. Gekoppelde applicaties zorgen ervoor dat u kan videobellen, het scherm delen en documenten delen.

Cisco CEO Chuck Robbins deelt mee dat klanten 5,5 biljoen minuten doorgebracht hebben in virtuele meetings op een maand tijd, door het coronavirus.

Bron: cnbc.com, 2020

4. Digitaal samenwerken

Wanneer de connectiviteit bij uw medewerkers verzekerd is, kan het digitaal samenwerken beginnen. De ideale digitale werkplek creëren doet u door de juiste tools te kiezen en ervoor te zorgen dat uw medewerkers goed begrijpen hoe het werkt.

  1. Blijf geconnecteerd van thuis
    … en doe dat vooral veilig. Samenwerken, meetings inplannen, bellen of videobellen is allemaal mogelijk dankzij Cisco Webex. Wilt u weten hoe deze tool te gebruiken? Bekijk dan deze webinar.
  2. Vind alle chats, meetings, files en apps van uw team samen op één plaats.
    Alles op één plek terugvinden, efficiënter kan het bijna niet. Met Microsoft Teams kunnen uw medewerkers chatten, videobellen en samenwerken aan bestanden dankzij de ingebouwde Office 365-apps. Deze webinar helpt u ook hier op weg.
  3. Bestrijd een ongeplande crisis met bedrijfscontinuïteit
    Veiligheid is een prioriteit bij thuiswerk. Rainbow is een communicatie- en samenwerkingsplatform dat via de cloud uw medewerkers laat telewerken vanop een veilige locatie.
  4. Digitaliseer uw dagelijkse documenten en verstuur ze via het Proximus Docdrop-platform
    Tijdens deze uitzonderlijke periode is het niet altijd mogelijk om op kantoor te zijn en de post naar uw klanten, partners of medewerkers optimaal te onderhouden. Gescande documenten via Proximus Docdrop laten versturen naar de juiste geadresseerde, bespaart u heel wat tijd en kosten uit.
  5. Vereenvoudig uw videocommunicatie over bedrijven en platformen heen
    Massaal telewerken heeft op vlak van videocommunicatie ook een schaduwkant. Door de vele video-tools die in omloop zijn, kan een meeting met een klant of leverancier iets minder vlot verlopen. Met Pexip verbindt u al uw videoconferentietechnologie met één oplossing en heeft u een videocall zonder dat u zich moet aanpassen aan de tool van wie digitaal tegenover u komt te zitten.

Om uw bedrijf in tijden van crisis een duwtje in de rug te geven, kan u nu tijdelijk profiteren van enkele promo’s en gratis licenties.

Ontdek de uitzonderlijke maatregelen

Perspectief

Magazine en online blog voor bedrijfsleiders van kmo’s vol nieuwe inzichten voor een frisse blik op hun onderneming.

Doorblader, lees, het laatste magazine!

Andere artikels van Perspectief

Blog topics

Contacteer ons

Onze medewerkers staan klaar om u te helpen!