Deel papieren documenten in digitale wolken

Samenwerken is essentieel in deze digitale tijden. De kans is immers groot dat je zelf niet alle expertise in huis hebt om van je onderneming een succes te maken. Je moet dus op een of andere manier digitale bestanden kunnen uitwisselen met andere professionals. Met meerdere mensen samenwerken aan één project zonder dat je bij elkaar in de kamer zit, is belangrijk voor je leven als succesvolle professional.

Flexibiliteit, toegankelijkheid op meerdere apparaten en contact met de opdrachtgever om gaandeweg het project op te volgen, zijn de grote voordelen van file sharing tools. Het komt er dan ook op aan om een flexibel en logisch systeem uit te zoeken dat de meest courante bestandsformaten aankan. Hou het bij één makkelijk te hanteren standaard: als het programma te complex wordt in gebruik, riskeer je dat mensen afhaken. We worden dagelijks overspoeld door nieuwe technologie waar we nauwelijks wijs uit geraken. Dan wil je toch ook dat jouw klant je bijdrage aan zijn project vlotjes kan downloaden?

1. Google Drive

Een van de krachtigste diensten van Google is het wijd verspreide Drive, waarmee je vlotjes tot 15 GB aan gratis data kan opslaan en delen. Voor een kleine maandelijkse bijdrage loopt dat op tot 100GB of zelfs 1TB. Google Drive is super intuïtief te gebruiken dankzij drag- en drop technologie. Als beheerder geef je medewerkers twee opties: ofwel zien ze enkel de bestanden ofwel kunnen ze die ook bewerken.

Je kan Drive inzetten voor de meest uiteenlopende doeleinden: als file sharing dienst, maar ook als portfolio of als handige stockageruimte onderweg. Eén tip: zorg dat je ook offline kan werken in je documenten, dat scheelt een hoop frustratie bij een sputterende internetverbinding.

Ontdek meer op: drive.google.com

2. Quip

Een Quip document is niet iets dat door één persoon wordt geschreven en dan verstuurd wordt naar een andere. Het is een levend document dat je teams centraliseert, waarin meerdere personen tegelijk kunnen werken of becommentariëren via het chatvenster. Vergeet interne e-mails in je bedrijf, met Quip kan je veel directer en sneller met elkaar communiceren op de plaatsen waar je ook effectief samenwerkt.

Als beheerder geef jij aan wie welke soort toegang krijgt tot jouw documenten: individuen, groepen of externen. In het laatste geval krijg je, net zoals bij Google Docs, een deelbare link die je kan versturen. Vele handen maken licht werk, wil het spreekwoord, maar via Quip kan je die vele handen gelukkig ook op véél manieren laten samenwerken.

Ontdek meer op: Quip

3. Dropbox

Dropbox is precies wat het Engelse woord zegt: een virtuele doos waar je bestanden van eender welke soort in kan stoppen. Die doos kan je dan virtueel laten openmaken door iemand anders zodat die persoon de bestanden kan zien, bewerken of manipuleren. Kijk wel even uit welke soort toestemming je anderen geeft om aan bestanden te prutsen, want voor je het weet, wordt heel de doos ondersteboven gekeerd en vind je niet meer terug wat je er oorspronkelijk ingestopt had. Opgelet, medewerkers moeten wel even een Dropbox-account aanmaken.

Ontdek meer op: Dropbox

We wensen je veel succes! - (Deel dit artikel gerust met anderen)