Partagez vos documents dans le cloud

La collaboration est essentielle en ces temps numériques. Il y a en effet de fortes chances que vous ne disposiez pas en interne de toute l'expertise nécessaire pour faire de votre entreprise une réussite. Vous devez donc pouvoir, d'une manière ou d'une autre, échanger vos fichiers numériques avec d'autres professionnels. Car travailler à plusieurs sur un seul et même projet sans être assis dans la même pièce est à l'heure actuelle pratiquement une condition sine qua non pour que votre vie de professionnel soit un succès.

Les atouts majeurs des outils de partage de fichiers? Leur flexibilité, leur accessibilité depuis différents appareils et le contact avec le donneur d'ordre pour suivre le projet pas à pas. Il convient dès lors de trouver un système flexible et logique qui supporte les formats de fichiers les plus courants. Tenez-vous en à un principe simple: si le programme est trop complexe à utiliser, vous risquez que les gens décrochent. Nous sommes submergés au quotidien par les nouvelles technologies et nous nous y retrouvons à peine. Vous voulez tout de même que votre client puisse télécharger facilement votre contribution à son projet, non?

1. Google Drive

L'un des meilleurs services de Google est son Drive très répandu, qui vous permet de sauvegarder et de partager aisément jusqu'à 15 Go de données gratuites. Pour un petit montant mensuel, vous pouvez passer à 100 Go ou encore 1 To. Google Drive s'utilise de manière très intuitive grâce à la technologie du glisser-déposer. En tant qu'administrateur, vous avez deux options pour vos collaborateurs: soit vous leur permettez uniquement de consulter les fichiers, soit vous les autorisez à les modifier.

Vous pouvez utiliser Google Drive aux fins les plus diverses: en tant que service de partage de fichiers, mais aussi en tant que portfolio ou comme espace de stockage pratique en déplacement. Un conseil: assurez-vous de pouvoir également travailler hors ligne dans vos documents, cela vous évitera pas mal de frustrations si votre connexion Internet est capricieuse.

En savoir plus sur: drive.google.com

2. Quip

Un document Quip n'est pas rédigé par une seule personne avant d'être envoyé à une autre: il s'agit d'un document « vivant » qui centralise vos équipes et dans lequel plusieurs personnes peuvent travailler simultanément ou qu'elles peuvent commenter par le biais du chat. Dites adieu aux e-mails internes au sein de votre entreprise, car avec Quip, vous pouvez communiquer beaucoup plus directement et rapidement là où vous collaborez effectivement.

En tant qu'administrateur, vous déterminez qui a quel type d'accès à vos documents: individus, groupes ou personnes extérieures. Dans le dernier cas, vous recevez un lien que vous pouvez envoyer, comme pour Google Docs. Comme le dit l'adage, l'union fait la force, et via Quip, vous pouvez heureusement unir vos forces de très nombreuses manières.

En savoir plus sur: Quip

3. Dropbox

Comme son nom l'indique, Dropbox est une boîte virtuelle où vous pouvez déposer vos fichiers de toutes sortes. Vous pouvez permettre à une tierce personne d'ouvrir virtuellement cette boîte et d'ainsi consulter, traiter ou manipuler les fichiers. Vérifiez bien le type de permission que vous accordez aux autres pour accéder aux fichiers, afin d'éviter que toute la boîte ne soit sens dessus dessous et que vous ne retrouviez plus ce que vous y aviez stocké. Attention: vos collaborateurs doivent également disposer d'un compte Dropbox.

En savoir plus sur: Dropbox

Nous vous souhaitons bonne chance! - (N'hésitez pas à partager cet article!)