×
×

De 5 beste remedies tegen meetnapping

Gepubliceerd op 19/04/2017 in Inspireren

De 5 beste remedies tegen meetnapping

Organisaties besteden bijna een vijfde van hun tijd aan vergaderingen, wat voor veel werknemers neerkomt op duizenden uren en euro’s per jaar. Nochtans kunt u dit makkelijk vermijden met enkele eenvoudige maar doeltreffende ingrepen.

Kent u de term ‘meetnapping’ al? De ludieke samentrekking van ‘meeting’ en ‘kidnapping’ wijst op de onhebbelijke gewoonte om medewerkers nodeloos lang gegijzeld te houden in vergaderingen. Toch zijn vergaderingen nog altijd noodzakelijk en zelfs erg nuttig, als u ze maar op de juiste manier aanpakt.

  1. Happy few

    Het is verleidelijk om iedereen tegelijk uit te nodigen om al uw actiepunten er in één keer door te jagen. Zo bespaart u immers tijd, toch? Niet echt. Medewerkers die niets met een bepaald actiepunt te maken hebben, kunnen hun tijd op dat ogenblik immers veel beter besteden. Breek uw vergaderingen dus op in meetings met een beperkt aantal actiepunten en enkel de rechtstreekse betrokkenen.

  2. De ideale lengte

    Herinnert u zich nog hoe een lesuur op school slechts 45 minuten duurde? Dat heeft een reden. Niemand kan zijn aandacht uren na elkaar bij de les houden. Mik op diezelfde maximale tijdsspanne van 45 minuten voor alle vergaderingen. Bijkomend voordeel: zo kunnen werknemers die meerdere vergaderingen na elkaar hebben, hun mails afwerken tussen de vergaderingen in plaats van tijdens.

  3. Te laat? Pech!

    Iedereen moet zijn eigen tijd kunnen beheren. Wacht niet op laatkomers en vat niet voor hen samen als ze eindelijk binnen waaien. Zo verliezen u en alle andere aanwezigen immers tijd, en straalt u bovendien de boodschap uit dat te laat komen aanvaardbaar is. Wie te laat komt, zal achteraf aan anderen moeten vragen wat ze gemist hebben.

  4. De Almachtige Agenda

    Begin iedere vergadering met een duidelijk gestructureerde agenda. Wilt u niet onderbroken worden? Beperk vragen dan tot de vragenronde. Het kan ook nuttig zijn om de agenda samen met de uitnodiging uit te sturen. Zo kunnen deelnemers zich voorbereiden. Sluit de vergadering af met een actieplan, zodat iedereen de volgende stappen kent.

  5. Tempo tempo

    Als organisator is het uw verantwoordelijkheid om de tijd in het oog te houden. Plak op voorhand een maximale duur op elk agendapunt en grijp kordaat in waar nodig. Dit zal u achteraf in dank worden afgenomen.

Vergaderen is duur

Een wekelijkse statusupdate van 2 uur met 5 werknemers en hun teamleader kost 560 euro. Of een jaarlijkse kostprijs van meer dan 29.000 euro. Een vier uur durende maandelijkse managementmeeting met 7 managers kost 3.360 euro, of een duizelingwekkende 40.320 euro per jaar. 

De web app op meetingcalculator.com analyseert in 10 seconden de laatste 365 dagen uit uw Google Calendar om te berekenen hoeveel uren u in een meeting hebt doorgebracht, wat ze gekost hebben en waar u staat in vergelijking met andere bedrijven. Leuk voor tijdens een nutteloze vergadering. 

 “Niemand kan zijn aandacht meer dan 45 minuten onafgebroken bij de les houden.”

Perspectief

Magazine en online blog voor bedrijfsleiders van kmo’s vol nieuwe inzichten voor een frisse blik op hun onderneming.

Doorblader, lees, het laatste magazine!

Blog topics

 

Contacteer ons

Onze medewerkers staan klaar om u te helpen!