Digitale notaris steunt op superveilig privaat netwerk

De coronacrisis verplichtte ook de notaris in zijn kot te blijven. Tijdens de eerste weken van de lockdown light was de notaris in principe alleen beschikbaar voor het verlijden van l dringende akten. Na die eerste moeilijke weken volgde een versoepeling, waarbij de notaris opnieuw aan de slag kon – zij het zoveel mogelijk vanop afstand.

Op dat moment zorgde de coronacrisis in het notariaat voor een digitale versnelling. “De digitalisering was natuurlijk al langer aan de gang”, zegt Jan Sap, CEO bij Fednot, “met tools die gericht zijn op extra efficiëntie en tijdwinst, zowel voor de notaris als voor de cliënt. Dat liet ons toe tijdens de crisis snel extra stappen te zetten.”

In de praktijk was er een wettelijk kader nodig om het verlijden van een notariële akte volledig digitaal te laten verlopen. “Alleen een videoverbinding volstaat niet”, zegt Gerdy De Clercq, CIO bij Fednot. “Er was een juridisch probleem. Het verlijden van een akte vereist een fysieke interactie tussen notaris en cliënt.”

Een snelle wetswijziging riep daarom de digitale volmacht in het leven. Achter de schermen ging het IT-team van Fednot aan de slag om de digitale volmacht technisch te implementeren. Daarnaast werd een vademecum uitgewerkt en werden er in geen tempo opleidingen voorzien voor de notaris. “Een traject waar we anders een jaar over hadden gedaan, doorliepen we nu in een maand”, blikt Jan terug.

We waren onze digitale transformatie al langer gestart. Het liet ons toe tijdens de coronacrisis snel te schakelen.

Jan Sap

Authenticiteit vanop afstand

Het principe van de digitale volmacht is even eenvoudig als efficiënt. De cliënt geeft via een digitale handtekening volmacht aan een persoon die fysiek bij de notaris op kantoor is. In de praktijk is dat vaak een medewerker van de notaris. Het is een manier van werken die toelaat om vanop afstand een akte te verlijden, zonder de fysieke interactie te compromitteren.

Jan: “Bij de verkoop van een huis, bijvoorbeeld, geven koper en verkoper elk een volmacht aan een medewerker van hun notaris. Zij staan in voor de fysieke interactie ter plaatse, waarna de notarissen vervolgens via video de akte verlijden, terwijl koper en verkoper alles vanop afstand kunnen volgen.”

“Bij de hele oefening draait het om authenticiteit”, vult Gerdy aan. “Het gaat niet zomaar om een handtekening, maar om een gekwalificeerde digitale handtekening op basis van de elektronische identiteitskaart. Die digitale handtekening vormt samen met de akte een onlosmakelijk geheel.” Fednot realiseerde hiermee een logisch vervolg op een oplossing die al langer bestond en die het mogelijk maakte om via het Beveiligd Notarieel Netwerk (BNN) vanop afstand een akte te verlijden tussen twee notariaten. Vroeger moesten de betrokken cliënten zich daarvoor wel nog naar hun eigen notaris verplaatsen. Nu dus niet meer.

Mee met de tijd

Met de mogelijkheid om vanuit twee aparte ruimtes aktes te verlijden heeft de notaris er een belangrijk werkinstrument bij. “Het aantal aktes dat via het BNN tussen kantoren verloopt, verdubbelt iedere maand”, zegt Gerdy. “Het levert de kantoren extra productiviteit en efficiëntie op.” Sinds de coronacrisis is ook het grote publiek met video vertrouwd.

“Toch verwachten we niet dat straks alle akten via video verlopen”, relativeert Jan. “De coronacrisis heeft ook duidelijk aangetoond dat er grenzen zijn. Je kunt niet alles digitaliseren. De notaris is aanwezig bij heel wat sleutelmomenten in een mensenleven: een huwelijk, de aankoop van een huis, een erfenis. Dat persoonlijke contact blijft belangrijk.”

Tegelijk wil het notariaat mee zijn met de tijd. “We gaan ervan uit dat cliënten voor de confidentiële of delicate zaken liever naar het kantoor van de notaris komen”, zegt Jan. “Maar als federatie willen we de notaris de mogelijkheid bieden om zijn cliënten de keuze te laten.” Zo komt er een online kalender, waarop de cliënt online een afspraak met zijn notaris kan maken. “Dat lijkt op zich niet revolutionair”, vult Gerdy aan, “maar was tot nog toe niet beschikbaar. De online kalender sluit anders mooi aan bij de rol van de notaris: optimaal ten dienste staan van cliënten.”

Het Beveiligd Notarieel Netwerk is een belangrijke pijler om nieuwe, digitale diensten uitbouwen.

Gerdy De Clercq

Superveilig netwerk

In die context passen ook toepassingen als Biddit en eStox. Biddit vormt de digitale tegenhanger van de traditionele openbare verkoop. Het laat de burger toe om online vastgoed te kopen onder begeleiding van de notaris, zonder de verplaatsing naar een openbare zitting. Het elektronische effectenregister eStox kwam er op initiatief van Fednot en het Instituut van de Belastingadviseurs en de Accountants (ITTA, het vroegere Instituut van Accountants en Belastingconsulenten (IAB).

Het vervangt de traditionele, handmatige registratie van effecten op papier, zeg maar het papieren aandelenregister dat vaak niet up to date is of erger nog, zoek raakt. Bij al die nieuwe, digitale toepassingen is een sleutelrol weggelegd voor het eerder aangehaalde BNN. Dat is een zeer beveiligd, onmiddellijk beschikbaar netwerk dat volledig gescheiden blijft van het reguliere internet.

Via het BNN hebben notariskantoren op een veilige manier contact met elkaar, met Fednot en een beveiligde toegang tot het internet. Meer dan duizend notariaten – goed voor ruim negentig procent van alle Belgische kantoren – heeft zich intussen bij het netwerk aangesloten. “Het BNN is één van de pijlers waarop we verdere diensten uitrollen”, zegt Jan.

“Het gebruik van videoconferencing is er maar één voorbeeld van.” Fednot gaf de voorkeur aan een privaat netwerk omwille van de hoge graad van beveiliging. “Het notariaat staat voor kwaliteit, privacy en authenticiteit”, zegt Jan. “Net daarom was een privaat netwerk – met een bovengemiddelde beveiliging – hier de beste keuze.”

Bruggen tussen communities

Fednot wil het digitale aanbod verder blijven uitbreiden. “We streven naar meer openheid”, legt Gerdy uit. “Cliënten kunnen nu al via Webex overleg plegen met de notaris. Daar voegen we op termijn ook andere oplossingen aan toe, zoals Teams.” Fednot wil daarnaast ook bruggen bouwen met andere ‘gesloten’ communities, zoals de netwerken van overheidsdiensten. “Maar bij al die oefeningen staat beveiliging steevast voorop”, besluit Gerdy. “Daar gaan we in de toekomst nog meer op inzetten.”