Un réseau privé ultrarapide pour le notariat digital

La crise du coronavirus a également obligé les notaires à rester chez eux. Au début du confinement, ils étaient, en principe, uniquement disponibles pour passer des actes urgents. Après ces quelques premières semaines difficiles, les mesures d’assouplissement leur ont permis de se remettre au travail, mais toujours autant que possible à distance.

La crise sanitaire a donc accéléré la transformation digitale du notariat. “La digitalisation du secteur avait évidemment été amorcée il y a longtemps”, explique Jan Sap, CEO de Fednot. “Nous avions adopté divers outils afin de gagner en rapidité et en efficacité, et ce, tant à l’avantage du notaire que du client. Grâce à eux, nous avons pu franchir plus rapidement des étapes supplémentaires durant la pandémie.”

Dans la pratique, un cadre légal était nécessaire afin de permettre la passation d’actes notariés de façon entièrement digitale. “Une simple connexion vidéo ne suffisait pas”, explique Gerdy De Clerq, CIO de Fednot. “Nous faisions face à un problème d’ordre juridique. La passation d’un acte notarié requiert une comparution physique du client devant le notaire.”

Il était donc indispensable d’adapter rapidement la loi afin d’autoriser les procurations digitales. Dans les coulisses, l’équipe informatique de Fednot a fait le nécessaire sur le plan technique. Un vadémécum a ensuite été rédigé et, en un rien de temps, des formations à destination des notaires ont été organisées. “En temps normal, ce que nous venons de faire en un mois nous aurait pris une année”, ajoute Jan.

La transformation digitale avait été amorcée il y a longtemps déjà. Nous avons ainsi pu passer rapidement à la vitesse supérieure lors de la crise.

Jan Sap

Authenticité à distance

Le principe de la procuration digitale est aussi simple qu’efficace. Grâce à sa signature électronique, le client donne procuration à une personne qui se trouve physiquement dans l’étude notariale. En pratique, il s’agit souvent d’un collaborateur du notaire. De cette façon, des actes notariés peuvent être passés à distance, sans que la présence physique des parties ne soit requise.

“Lors de l’achat d’une maison, par exemple, l’acheteur et le vendeur donnent tous les deux procuration à un collaborateur de leur notaire, qui les représentera donc sur place”, explique Jan. “Les notaires passent ensuite les actes notariés alors que l’acheteur et le vendeur peuvent tout suivre par visioconférence.”

“Tout repose sur l’authenticité”, ajoute Gerdy. “Il ne s’agit pas d’une simple signature, mais bien d’une signature digitale authentique qui se fait via la carte d’identité électronique. De cette façon, la signature digitale et l’acte notarié forment un tout indissociable.” Fednot a simplement poussé un peu plus loin une pratique de longue date qui permettait à deux notaires de passer un acte à distance via le Réseau Notarial Sécurisé (RNS). Toutefois, les clients devaient quand même se déplacer chez leur notaire respectif. Ce n’est plus le cas aujourd’hui.

Évoluer avec son temps

Cette possibilité de passer des actes notariés à distance est un outil précieux pour les notaires. “Le nombre d’actes notariés passé via le RNS double chaque mois”, ajoute Gerdy. “Les notaires gagnent ainsi en productivité et en efficacité.” Depuis la crise sanitaire, la population s’est habituée à la visioconférence.

Jan relativise cependant : “Nous ne nous attendons évidemment pas à ce qu’à terme, tous les actes soient passés à distance. La crise du coronavirus a clairement montré que le système a ses limites et qu’il n’est pas possible de tout faire pas voie digitale. Le notaire assiste à de nombreux moments clés de la vie d’une personne, comme un mariage, l’achat d’une maison ou une succession. Le contact interpersonnel reste important.”

Le notariat entend aussi évoluer avec son temps. “Nous partons du principe que, pour des affaires confidentielles ou délicates, les clients préfèrent se rendre chez leur notaire”, indique Jan. “Mais en tant que fédération, nous voulons que les notaires puissent laisser le choix à leurs clients.” Bientôt, il sera possible pour le client de prendre rendez-vous via un calendrier en ligne. “En soi, cela n’a rien de révolutionnaire”, précise Gerdy, “mais, jusqu’à présent, ce n’était pas possible. Le calendrier en ligne reflète parfaitement le rôle du notaire : offrir un service optimal au client.”

Le Réseau Notarial Sécurisé est un pilier essentiel au développement de nouveaux services digitaux.

Gerdy De Clercq

Un réseau ultrasécurisé

Des applications comme Biddit et eStox s’inscrivent également dans cette démarche. Biddit est l’équivalent digital de la vente publique traditionnelle. Il permet aux citoyens d’acheter des biens immobiliers en ligne sous la supervision d’un notaire, sans avoir à se déplacer à l’audience. Le registre électronique des titres eStox est né de la collaboration entre Fednot et l’Institut des Conseillers fiscaux et des experts-comptables (ICE, anciennement l’Institut des Experts-comptables et des Conseils fiscaux).

Il remplace le traditionnel enregistrement manuel des titres sur papier, c’est-à-dire dans le registre des actions papier, qui n’est souvent pas à jour ou pire encore, qui finit par s’égarer. Le RNS a un rôle prépondérant à jouer dans toutes ces nouvelles applications digitales. Il s’agit d’un réseau ultrasécurisé, disponible à tout moment et entièrement indépendant du réseau internet ordinaire.

Grace au RNS, les notaires peuvent contacter leurs confrères et Fednot de manière sécurisée et bénéficient d’un accès à internet protégé. Plus de mille études notariales – à peu près 90% de l’ensemble des études en Belgique – se sont déjà affiliées au réseau. Et Jan d’ajouter : “Le RNS est un des piliers sur lesquels nous nous appuyons pour développer nos services. L’utilisation de la visioconférence n’est qu’un exemple parmi d’autres.”

Fednot a préféré utiliser un réseau privé en raison du niveau élevé de sécurité qu’il offre. “Le notariat repose sur la qualité, l’authenticité et le respect de la vie privée”, ajoute Jan. “La meilleure solution était donc d’opter pour un réseau privé qui offre un niveau de sécurité supérieur à la moyenne”.

Des ponts entre les communautés

Fednot souhaite continuer à étendre son offre digitale. “Nous désirons être plus ouverts”, explique Gerdy. “Les clients peuvent déjà consulter leur notaire via Webex. À terme, ils pourront faire de même via d’autres applications, dont Teams.” En outre, Fednot désire jeter des ponts avec d’autres communautés “fermées”, comme les réseaux des services publics. “Mais peu importe l’exercice, la sécurité reste notre priorité”, conclut Gerdy. “Et c’est sur elle que nous continuerons à miser”.