Wat is een webinar en hoe werkt het?

Wat is een webinar?

De term webinar is eigenlijk een samenvoeging van de woorden ‘web’ en ‘seminar’. We kunnen dus stellen dat het een digitale versie van een seminarie of een fysiek evenement is: er is wel publiek aanwezig, maar enkel via het internet. Een webinar is niet zomaar een (live) video, maar eerder een online presentatie. Die kan bovendien interactief zijn, want de meeste tools voor jouw webinars bieden optie waarbij deelnemers vragen stellen of reageren. Het is dus niet hetzelfde als een webcast, waar ook fysiek publiek aanwezig is.

Andere termen die vaak gebruikt worden, zijn web event, online seminar, online training, webcursus, webcast, weblecture of virtueel event. Het wordt vaak door trainers en coaches gebruikt om waardevolle kennis te delen en kan zowel gratis als betalend zijn. Bij een gratis webinar krijg je aan het einde van de sessie soms een tijdelijke aanbieding voor een product of dienst. De belangrijkste vraag die jij je stelt is nu natuurlijk hoe je zelf zo’n boeiende webinar kan organiseren voor je bedrijf.

Hoe organiseer ik een webinar?

Iedereen kan in principe een webinar organiseren. De voordelen van webinars zijn talrijk, je kan deelnemers omzetten in klanten, insights delen of awareness creëren voor je bedrijf. Voor sommige bedrijven is het verkopen van kennis via een online seminarie hun voornaamste bron van inkomsten. Je hebt in de eerste plaats een interessant onderwerp nodig waarover je kan vertellen en dat je publiek ook een meerwaarde biedt. Denk dus goed na wat je je publiek wil meegeven en wat voor hen de belangrijkste motivatie is om naar jouw uitleg te luiseren.

1. Stel je team samen

Een webinar kan je zeker alleen geven, maar bij voorkeur kies je voor een klein team. In de eerste plaats heb je een presentator of spreker nodig. Dat is de persoon die aan het woord is en alles in goede banen leidt. Het spreekt voor zich dat je deze rol best aan iemand toekent die geen moeite heeft met spreken voor een publiek. Online heb je immers geen oogcontact met dat publiek, waardoor het nog belangrijker is om overtuigend over te komen.

Meerdere sprekers kan ook, maar zorg dat het voor de kijker eenvoudig blijft om te volgen. Het is ook handig als iemand zich met de technische kant van de webinar bezighoudt. Als het geluid niet goed is, kan deze persoon de spreker daarop wijzen. Zeker als het online publiek vragen mag stellen, is het een goed idee als iemand de vragen filtert en hapklaar aan de presentator voorschotelt.

2. Kondig je webinar aan

Je webinar heeft uiteraard publiek nodig en daarvoor moet je het event via de juiste kanalen promoten. Dat kan bijvoorbeeld met een mail naar bepaalde klanten in je klantenbestand. Het heeft weinig zin om reclame te maken bij doelgroepen die er weinig aan hebben. Nodig dus het juiste publiek uit en probeer hen warm te maken.

Stuur regelmatig een reminder uit, zonder je klanten te stalken. Ook als iemand zich al heeft ingeschreven, is het goed idee om voor aanvang nog een berichtje te sturen zodat die persoon zeker op de afspraak is. Vaak laten tools je toe om inschrijvingen op te volgen zodat je weet wie er deelneemt. Na afloop krijg je meestal een rapport over het succes van je webinar. Zo weet je meteen ook wat je volgende keer misschien anders moet doen.

3. Kies een tool

Zoals in het vorige puntje al vermeld, moet je een tool kiezen voor de organisatie van je webinar. De perfecte oplossing bestaat allicht niet, dus baseer jouw keuze op de features die je zeker nodig hebt. We geven je alvast een paar mogelijkheden:

• EasyWebinar: zoals de naam doet vermoeden is dit een eenvoudige oplossing, zowel voor de presentator als voor de gebruikers. Het ziet er bovendien goed uit, je kan de webinar via Facebook Live en YouTube Live streamen en je krijgt nadien een rapport over het bereik en de opkomst. De prijs hangt af van het aantal deelnemers.
• WebinarJam: dit platform is heel geschikt als je een grote groep mensen wil bereiken. Er kunnen maar liefst 5.000 mensen tegelijk deelnemen. Deze tool is vooral gericht op webinars die iets willen verkopen, maar kan ook zeker voor andere doeleinden worden gebruikt. Mensen kunnen op tal van manieren je webinar volgen: via hun eigen computer, hun smartphone, hun tablet, … Ook de opties om te plannen en te analyseren mogen er zeker zijn. Je kiest deze tool beter als je vaak webinars wil geven, want de prijs bestaat uit een jaarabonnement.
• DemioNieuw venster: deze tool biedt een platform dat er heel goed uitziet en bovendien een paar mooie features aanreikt. De analyses zijn van hoog niveau en worden voortdurend geoptimaliseerd. Deze oplossing kan je wel op maandbasis gebruiken.

Dit zijn slechts drie mogelijkheden, maar er zijn natuurlijk nog veel meer tools beschikbaar. Bepaal dus eerst wat je allemaal nodig hebt en kies dan de tool met de features die daarmee overeenkomen. Denk zeker ook aan de gebruiksvriendelijkheid voor je deelnemers en de kostprijs voor je zaak.

4. Bepaal het verloop van je webinar

Met een webinar kan je heel wat richtingen uit, dus werk op voorhand aan een soort script. Leg je deelnemers in het begin ook uit hoe alles zal verlopen. Als ze dan met vragen zitten, is het goed om weten dat er op het einde van de presentatie nog een vraagmomentje komt. Of laat hen eventueel al tijdens het webinar hun vragen doorsturen, zodat je hier na de bespreking niet op hoeft te wachten.

Ook inhoudelijk moet je verhaal goed zitten. Wil je de deelnemers eerder inspireren of is het je bedoeling om iets te verkopen? Reken op een tijdsduur van ongeveer 45 minuten. In principe mag je presentatie ook langer duren, maar de aandacht van je kijkers zal na een tijdje verslappen en misschien zullen mensen zo vroegtijdig je online sessie verlaten.

Heb je veel te vertellen? Maak dan op het einde van de webinar een afspraak voor een vervolg. Of verdeel je verhaal meteen in verschillende webinars en presenteer ze aan je publiek als een reeks die ze, bijvoorbeeld verspreid over meerdere weken, kunnen volgen.

5. Controleer of alles werkt

Voor je live gaat, wil je natuurlijk zeker zijn dat alles behoorlijk werkt. Test de camera waarmee je de webinar gaat filmen, controleer of de slides zichtbaar zijn en ga zeker ook na of de geluidskwaliteit goed genoeg is. Gebruik eventueel iemand als testpubliek voor aanvang. Start tien minuutjes voor het officiële aanvangsmoment. Dan heb je nog tijd om dingen aan te passen.

Hieronder nog een paar handige tips:

• Kies voor een neutrale achtergrond die de kijker niet te veel afleidt.
• Zorg dat de belichting goed zit. Test dit zeker op voorhand uit.
• Laat de spreker recht in de camera kijken.
• Overdrijf niet met bruuske bewegingen.

6. Denk aan de opvolging

Neem na je webinar zeker nog contact op met de deelnemers – liefst de dag zelf. Veel tools hebben de optie om je presentatie op te nemen, zodat je de link met de video of de powerpoint slides adien naar de deelnemers kan mailen. Dat is bijvoorbeeld ook handig voor mensen die niet konden deelnemen en alsnog geïnteresseerd zijn in de inhoud.

Beperk je in die opvolgingsmail niet enkel tot de link naar je webinar. Voorzie bijvoorbeeld een overzicht van de belangrijkste punten uit de presentatie. En als je bepaalde interessante vragen tijdens de Q&A niet kon beantwoorden, is zo’n mail een goede manier om die deelnemers toch nog een antwoord te sturen.

Als het de bedoeling was om deelnemers in klanten om te zetten, dan kan je hen via e-mail ook de nodige documenten en informatie bezorgen. En als je in de toekomst nog webinars wil organiseren, dan is dit een goed moment om hier reclame voor te maken of om deelnemers te vragen of ze op de hoogte willen blijven.