Zo kan je je Outlook Agenda synchroniseren met Google Agenda

Een manier om beide agenda’s te combineren, is door de agenda van de ene tool toe te voegen of te importeren in de andere. Dat kan je zowel op een computer als op je smartphone doen. Let wel: hoe je dat precies doet, hangt ook af van de versie van Outlook die je gebruikt. De klassieke Outlook en de nieuwe Outlook werken namelijk niet op dezelfde manier. In veel gevallen gaat het bovendien niet om een echte synchronisatie: je ziet beide agenda’s in één app, maar wijzigingen worden niet automatisch in beide richtingen doorgevoerd. Daarom blijft het in de praktijk het meest efficiënt om met één centrale agenda te werken.

Als dat niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat je privé Google Agenda gebruikt en voor het werk de Outlook-agenda, houd je wel mooi het overzicht door een van de twee agenda’s te importeren in de andere. Bij het toevoegen van een afspraak, meeting of herinnering, moet je wel opletten dat je die aan de juiste agenda toevoegt als je een van beide agenda’s deelt met anderen.

Je Google Agenda importeren in Outlook

Stap 1: Google Agenda exporteren

Om je Google Agenda te exporteren moet je de webversie openen op je computer. Ga naar de agenda die je wilt exporteren, klik op het drop-downmenu in het gedeelte "Mijn agenda's" aan de linkerkant, selecteer de agenda die je wil exporteren en klik op de drie bolletjes en op “Agenda-instellingen”. In het venster dat opent zie je nu “Agenda exporteren”. Klik op deze optie. Je agenda wordt nu gedownload als een zip-bestand. Ga naar het bestand in je downloadfolder, pak het zip-bestand uit tot een .ICS-bestand.

Stap 2: Google Agenda importeren in Outlook

Volgende stap: importeer je Google-agenda in Outlook om de gegevens weer te geven. Open hiervoor de Outlook-app en ga naar je agenda. Klik op ‘Agenda toevoegen’ en ga naar de optie ‘Laden vanuit een bestand’. Zoek het .ICS-bestand met de knop ‘Bladeren’ en klik op ‘Importeren’. Je Google-agenda is nu geïmporteerd in je Outlook-agenda. Je kan dit niet doen via de webversie.

Je Outlook Agenda importeren in Google Agenda

Ook de omgekeerde weg is mogelijk. Dan importeer je je kalender uit Outlook in Google Agenda. Dat doe je zo:

Stap 1: Outlook Agenda exporteren

Ga in de desktopversie van Outlook op je computer naar ‘Instellingen’ door op het tandwiel rechtsboven te klikken en klik op ‘Agenda’ en vervolgens op ‘Gedeelde agenda's’. Scroll door het scherm tot je de optie ‘Agenda publiceren’ vindt. Selecteer je agenda in het vervolgkeuzemenu. Stel de machtigingen in en klik op ‘Publiceren’. Je krijgt dan een link naar een HTML-bestand en een ICS-link. Kopieer de ICS-link.

Stap 2: Outlook Agenda importeren in Google Agenda

Nadat je de ICS-link hebt gekopieerd, ga je naar Google Agenda. Klik in het menu aan de linkerkant op de knop ‘+’ naast ‘Andere agenda's’. Selecteer vervolgens de optie ‘Van URL’. Nu hoef je alleen nog maar de eerder gekopieerde ICS-link te plakken. Let op: dit is een eenrichtingssynchronisatie. Met andere woorden, als je gebeurtenissen toevoegt aan je Outlook-agenda, verschijnen ze automatisch in je Google Agenda. Het omgekeerde is echter niet mogelijk. Voor een tweerichtingssynchronisatie moet je gebruikmaken van tools van derden, zoals OneCal of Zapier. Dit soort tools zijn echter meestal niet gratis.

Nieuwe versie van Outlook? Hier is de correcte werkwijze

Als je de nieuwste versie van Outlook gebruikt, verloopt het synchroniseren van je Outlook- en Google-agenda’s iets anders. Zo doe je dat rechtstreeks in Outlook:

• Ga eerst naar Google Agenda en ga naar het gedeelte “Mijn agenda’s”.
• Naast de naam van de agenda die je wil synchroniseren, zie je drie kleine verticale puntjes. Klik hierop en selecteer “Instellingen en delen”.
• Blader door het menu tot je “Kalender integreren” vindt.
• Kopieer vervolgens het iCal-adres naar je klembord.
• Ga terug naar je Outlook-agenda en klik op “Een agenda toevoegen” en vervolgens op “Abonneren via internet”.
• Plak het iCal-adres dat je eerder hebt gekopieerd en klik op “Importeren”.

Zo, je twee agenda's zijn nu gesynchroniseerd. Als deze stappen niet werken, gebruik je waarschijnlijk nog de klassieke versie van Outlook. In dat geval moet je de eerder genoemde methoden toepassen door gebruik te maken van de ICS-koppelingen.

Beide agenda’s samen gebruiken op je smartphone

Op een Android-telefoon of -tablet kan je beide agenda’s samen gebruiken. Daarvoor installeer je de gratis Microsoft Outlook-app van de Google Play Store. Je kan echter geen Microsoft- of Outlook-account toevoegen aan je Android-account. Je kan bij bepaalde accounts wel een Exchange-account toevoegen. Wanneer je de Outlook-app op je smartphone installeert, kan je de app koppelen aan andere accounts, waaronder Gmail. Zo synchroniseert je agenda.

De agenda op een iPhone of iPad kan ook een Google- en Outlook-agenda tegelijk weergeven. Ga naar “Instellingen”, “Accounts”, “Nieuw account” en selecteer je Google- en Outlook.com-accounts. Accepteer de functie om agenda's te synchroniseren en je afspraken verschijnen automatisch in de app. Zo, met deze trucjes kan je makkelijk je privé- en werkagenda combineren om nooit meer een afspraak te missen.