Comment synchroniser un agenda Google et Outlook

La manière la plus simple de combiner les deux calendriers et d’un importer un dans l’autre. Une opération possible aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. Attention : la manière de procéder dépend aussi de la version d’Outlook que vous utilisez. La version classique et la nouvelle version d’Outlook ne fonctionnent pas de la même façon. Dans de nombreux cas, il ne s’agit d’ailleurs pas d’une véritable synchronisation: vous visualisez simplement les deux agendas dans une seule application, sans que les modifications soient automatiquement répercutées dans les deux sens. En pratique, il reste donc plus efficace de travailler avec un seul agenda centralisé.

Si ce n'est pas possible, par exemple si vous utilisez Google Calendar à titre privé et Outlook à titre professionnel, vous pouvez garder une bonne vue d'ensemble en important l'un des deux calendriers dans l'autre. Lorsque vous ajoutez un rendez-vous, une réunion ou un rappel, veillez à le faire dans le bon calendrier si vous partagez l'un ou l'autre avec d'autres personnes.

Importer votre agenda Outlook dans Google Agenda

Étape 1 : Exporter votre agenda Google

Pour pouvoir exporter votre agenda Google, vous allez devoir passer par la version web de l’outil. Rendez-vous sur le calendrier que vous souhaitez exporter et cliquez sur le menu déroulant dans la section « Mes calendriers » à gauche. Ensuite, une fois que vous êtes sur le calendrier à exporter, cliquez sur les trois puces à choisissez « Paramètres du calendrier ». Dans la fenêtre contextuelle, vous verrez l’option « Exporter le calendrier ». Cliquez sur cette option. Votre calendrier est alors téléchargé sous la forme d'un fichier zip. Allez au fichier dans votre dossier de téléchargement, décompressez le fichier zip en un fichier .ICS.

Étape 2 : Importer votre agenda Google dans Outlook

Prochaine étape: importer votre calendrier Google dans Outlook afin d’en afficher les données. Pour ce faire, ouvrez l'application Outlook et accédez à votre calendrier. Cliquez sur "Ajouter un calendrier" et passez à l'option "charger à partir d'un fichier". Recherchez le fichier .ics à l'aide du bouton "Parcourir" et cliquez sur "Importer". Votre calendrier Google est maintenant importé dans votre calendrier Outlook. Vous ne pouvez pas effectuer cette opération via la version web.

Importer votre agenda Outlook dans Google Agenda

Le contraire est également possible: vous pouvez très bien importer votre agenda Outlook dans Google Agenda. Voici comment faire:

Étape 1 : Exporter l’agenda Outlook

Dans la version de bureau d’Outlook, sur votre ordinateur, allez dans les « Paramètres » en cliquant sur la roue dentée en haut à droite et cliquez sur « Calendrier » puis « Calendriers partagés ». Faites défiler l'écran jusqu'à trouver l'option "Publier le calendrier". Sélectionnez votre calendrier dans le menu déroulant. Définissez les autorisations et cliquez sur "Publier". Vous obtiendrez alors un lien vers un fichier HTML et un lien ICS. Copiez le lien ICS.

Étape 2 : Importer le calendrier Outlook dans Google Agenda

Une fois le lien ICS copié, rendez-vous sur Google Agenda. Sur le menu de gauche, cliquez sur le bouton « + » à côté de « Autres agendas ». Sélectionnez ensuite l’option « à partir de l’URL ». Il ne vous reste plus qu’à collé le lien ICS copié précédemment et le tour est joué! Attention, ceci est une synchronisation unidirectionnelle. Autrement dit, si vous ajoutez des évènements à votre calendrier Outlook, ils apparaîtront automatiquement dans votre Google Agenda. L’inverse est, par contre, impossible.

Pour bénéficier d’une synchronisation bidirectionnelle, il faudra passer par des outils tiers comme OneCal ou Zapier. Attention, ce genre d’outil sont généralement payant donc renseignez-vous bien!

Nouvelle version d’Outlook ? Voici la nouvelle manipulation

Si vous utilisez la toute dernière version d’Outlook, la manipulation pour synchroniser vos calendrier Outlook et Google est un peu différente. Voici comment procéder directement sur Outlook:

• Tout d’abord, rendez-vous sur Google Agenda et allez dans la section « Mes Calendriers ».
• A côté du nom du calendrier que vous voulez synchroniser, vous verrez trois petits points verticaux. Cliquez dessus et sélectionnez « Paramètres et partage ».
• Faîtes défiler le menu jusqu’à trouver « Intégrer Calendar ».
• Ensuite, copiez l’adresse secrète iCal dans votre presse-papier.
• Retournez sur votre calendrier Outlook et cliquez sur « Ajouter un calendrier » puis sur « S’abonner à partir du web ».
• Copiez l’adresse iCal que vous avez précédemment copiée et cliquez sur « Importer ».

Voilà vos deux agendas seront synchronisés. Si toutes ces étapes ne fonctionnent pas c’est que vous utilisez encore la version d’Outlook classique. Vous devez donc utilisez les techniques précédemment citées en utilisant les liens ICS.

Utilisation conjointe de deux calendriers sur votre smartphone

Sur un smartphone ou une tablette Android, vous pouvez utiliser les deux calendriers en même temps. Pour ce faire, installez l'application gratuite Microsoft Outlook depuis le Google Play Store. Problème: vous ne pouvez pas ajouter un compte Microsoft – ou Outlook – à votre compte Android. Vous pouvez toutefois ajouter un compte Exchange à certains comptes. Ainsi, lorsque vous installez l'application Outlook sur votre smartphone, vous pouvez la relier à d'autres comptes, notamment Gmail. C’est de cette manière que vous allez pouvoir synchroniser vos différents calendriers.

Le calendrier d'un iPhone ou d'un iPad peut également afficher simultanément un calendrier Google et Outlook. Allez dans "Paramètres", "Comptes", "Nouveau compte" et sélectionnez vos comptes Google et Outlook.com. Acceptez la fonction de synchronisation des calendriers et vos rendez-vous apparaîtront automatiquement dans l'application calendrier de votre appareil.

Et voilà, grâce à ces astuces, vous pouvez facilement combiner votre agenda privé et professionnel et ne plus jamais manquer un seul rendez-vous.