Ga direct naar de hoofdinhoud
×
×

12 tips voor een goede zakelijke e-mail

Gepubliceerd op 25/04/2019 in Tech, tips & tricks

12 tips voor een goede zakelijke e-mail

Een zakelijke e-mail schrijven is niet zo eenvoudig als het lijkt. Je wil immers dat je klant of een andere contactpersoon je mail zeker leest en een antwoord terugstuurt. Daarom zijn er een aantal etiquetteregels die je kunt volgen bij het opstellen van een professioneel bericht. Dit zijn de 12 stappen voor een goede, zakelijke e-mail.

  1. Gebruik een professioneel e-mailadres

    Het eerste wat de ontvanger van je e-mail zal zien, is wie de afzender is. Of dat zou toch uit de naam van je e-mailadres al moeten blijken. Gebruik dus een professioneel e-mailadres dat je naam duidelijk vermeldt. Vermijd nicknames en gebruik ook geen cijfers in je naam. Punten, streepjes en underscores zijn wel toegestaan.


  2. Kies een duidelijk onderwerp

    Nog voor iemand je e-mail zal openklikken, is het onderwerp van je bericht te zien. Dat zal hem of haar moeten overtuigen om je mail al dan niet te bekijken. Zeker wanneer de ontvanger je nog niet kent, is het belangrijk dat je een goed onderwerp kiest. Uiteraard moet dit een soort samenvatting van de inhoud zijn.

    Drie tot acht woorden is meer dan genoeg als onderwerp van je e-mail. Probeer vage titels te vermijden, en let er zeker op dat je ontvanger niet kan denken dat je bericht spam zou zijn. Sommige e-mailadressen zullen bepaalde termen als alarmerend beschouwen en je mail automatisch naar een aparte map verbannen.

    Steek dus zeker wat tijd in het kiezen van een onderwerp voor je mail. Als het hier fout gaat, zijn de volgende tien stappen immers niet meer van belang.


  3. Begroet de ontvanger

    Je begint je e-mail altijd met een correcte begroeting. Dit hangt een beetje af van je relatie met de ontvanger. Ken je hem of haar niet of nauwelijks, dan kan je het best formeel houden. Als je de achternaam van de ontvanger kent, dan mag je die gebruiken: “Beste meneer/mevrouw …”

    Als het wat informeler mag zijn, kan je de voornaam van de geadresseerde gebruiken. “Beste Kelly” of zelfs “Dag Kelly” zijn dan mogelijk.

    Ken je de ontvanger helemaal niet en heb je ook geen achternaam die je kunt gebruiken? Dan begroet je hem of haar gewoon met “Beste meneer/mevrouw”.

  4. Hoe je e-mail beginnen wanneer je een bericht beantwoordt

    Stel dat een klant jou zelf met een vraag ge-maild heeft, dan moet je uit beleefdheid de verzender even bedanken. “Bedankt voor uw interesse in ons bedrijf” of “Bedankt voor uw vraag”.

    Als iemand geantwoord heeft op een e-mail die jij eerder verzonden had, dan dank je die persoon natuurlijk voor z’n (snelle) reactie.


  5. Hoe een nieuwe e-mail beginnen

    Als jij zelf het initiatief neemt om iemand te mailen, dan is het belangrijk dat je al van in het begin het doel van je mail duidelijk maakt. Zoniet zou de ontvanger wel eens kunnen afhaken. “Ik schrijf u in verband met …”

    Stel jezelf indien nodig ook even voor, zodat de ontvanger weet wie je bent. Dat hoeft uiteraard geen uitgebreide voorstelling te zijn: gewoon je naam, functie en eventueel een link naar de website van je zaak.

    Vergezeld van een goede website zal je e-mail meteen veel professioneler lijken. Met Bizz Online zorgt een persoonlijk toegewezen digitaal expert ervoor dat je site hier helemaal klaar voor is


  6. Maak duidelijk wat je met je e-mail wil bereiken

    In een zakelijke e-mail mag je in geen geval rond de pot draaien. Zowel jij als je ontvanger hebben wel andere dingen te doen. Je mag zelfs heel direct zijn, zolang je natuurlijk maar beleefd blijft.

    Als je eerst een aantal dingen zou vermelden die er werkelijk niet toe doen, zal het voor je ontvanger ook lastiger zijn om te achterhalen waarover je mail gaat. Heb je een vraag, stel ze dan heel duidelijk, zodat de ontvanger weet wat in z’n antwoord moet staan.


  7. Simpel, geen kleuren en geen emoticons

    Kies voor een duidelijk leesbaar lettertype! Het geen zin om met speciale effecten en kleuren te spelen, want die zullen de ontvanger alleen maar afleiden.

    Ook emoticons kan je beter vermijden, zeker als je contact heel formeel is. Voorts maken overdreven veel vetgedrukte woorden, hoofdletters en cursieve tekst je e-mail moeilijker dan nodig.


  8. Gebruik formele taal

    Een zakelijke e-mail vraagt om zakelijke taal. Gebruik dus zeker geen woordjes die dialect zijn of als informeel worden beschouwd. Woordspelletjes en grapjes kan je ook beter in een andere context gebruiken. Wees gewoon beleefd en schrijf zoals je zelf ook graag in een zakelijke sfeer zou worden aangesproken.


  9. Maak je tekst niet te lang

    Je moet sowieso snel to the point komen, dus maak je e-mail dan ook niet langer dan nodig. Bij een lange tekst hebben mensen de neiging om te gaan scrollen, zodat ze misschien naast de kwestie kijken. Een officiële aan te raden lengte bestaat er natuurlijk niet, maar hou je gewoon aan de essentiële informatie.

    Is je tekst toch vrij uitgebreid, breek hem dan op in verschillende paragrafen. Dat is voor de ontvanger veel aangenamer dan een lange brok tekst.


  10. Sluit je mail af met een groet

    Op het einde van je mail groet je de ontvanger nog een keer. Je kan hem of haar zeker nog eens bedanken voor het lezen van je mail. Daarna sluit je af met ‘groeten’ of ‘vriendelijke groeten’, gevolgd door je naam en eventueel je functie en contactgegevens.

    Het is aangeraden om voor je professionele mails een vaste digitale handtekening te maken. Die verschijnt dan standaard onder je mail, zodat je onder die afsluitende groeten eigenlijk niets meer moet schrijven. Je kan hier bovendien het logo en de naam van je zaak, een link naar je website, je telefoonnummer, etc. in verwerken. Dat komt uiteraard heel professioneel over.


  11. Lees je e-mail goed na voor je hem verzendt

    Klik niet meteen op ‘verzenden’ wanneer je e-mail is afgewerkt. Zorg ervoor dat de tekst van je bericht volledig is en dat de inhoud overeenkomt met je doelstellingen. Als je je e-mail naleest, zal je zelf snel merken of de essentie van je boodschap duidelijk is.

    En natuurlijk wil je bij een zakelijke mail in het Nederlands een dt-fout absoluut vermijden. Dat zou immers heel slecht overkomen. In om het even welke taal is het uiteraard belangrijk om je tekst nog even te checken op spellingsfouten.


  12. Vergeet eventuele bijlagen niet

    We krijgen allemaal wel eens twee e-mails na elkaar van dezelfde afzender, omdat die in de eerste versie z’n bijlage vergeten was. Dat kan natuurlijk gebeuren en je hoeft je hier alleen maar even voor te verontschuldigen, maar het is altijd beter als je het kunt vermijden.

    Zorg er ook voor dat de bijlagen niet te zwaar zijn. Je wil immers niet dat de pc van de ontvanger crasht wanneer hij/zij jouw documenten opent. Het kan ook altijd handig zijn om in je mail even te vermelden dat er nog een bijlage mee verzonden is.


Zo, je bent er helemaal klaar voor! Maar het is ook belangrijk dat potentiële klanten jou gemakkelijk kunnen mailen. Zorg daarom dat je zaak een goede website heeft, waarop je contactgegevens snel te vinden zijn.

Met Bizz Online zal een persoonlijk toegewezen digitaal expert zich over je site ontfermen en ervoor zorgen dat iedereen je vlot kan bereiken.

Kies nu jouw Bizz Online!

Proximus Business

  

Andere artikels van Proximus Business

Blog topics

 

Contact

Onze Bizz Experts staan steeds tot je dienst. Kies zelf hoe je contact met ons wil opnemen.

Hulp nodig?

Vragen over ons aanbod?

Een expert staat voor u klaar