Een conference call organiseren in 12 stappen

1. Begin met een goede voorbereiding

Het klinkt als een logische eerste stap, maar het is erg belangrijk om een conference call tot in de puntjes voor te bereiden. De tijd van je gesprekspartners is, net zoals die van jou, erg kostbaar. Zoek net als bij een gewone meeting eerst naar een datum waarop alle deelnemers beschikbaar zijn. Bepaal vervolgens de agenda: je moet op voorhand kunnen zeggen wat het doel van de conference call is. Bereid voor, zodat enkel relevante dingen tijdens de vergadering aan bod komen.

2. Kies een tool voor je conference call

Hoe zet je een conference call op? Er bestaan verschillende tools om efficiënt online meetings te organiseren. Skype en WhatsApp zijn twee populaire kanalen om te bellen, maar de populairste professionele tools zijn Teams en Google Meet. Je verstuurt dan een link naar de meeting en die brengt de deelnemers vanzelf naar de juiste videovergadering.

Zorg ook dat je een goede telecomprovider hebt om je conference call op te zetten en verbindingsproblemen te voorkomen.Bizz Office heb je een onbeperkt maandelijks internetvolume, en bel je onbeperkt naar vaste nummers en 1.000 minuten naar alle gsm’s in België.

3. Stuur een mail naar alle deelnemerss

Video conferencing verloopt veel vlotter als iedereen op voorhand goed is ingelicht. Beperk je in je uitnodiging dus niet tot de technische gegevens die mensen nodig hebben om in te bellen, maar voeg ook de agendapunten toe. Maak duidelijk wat zeker aan bod moet komen, en vraag de deelnemers eventueel om zelf ook al iets voor te bereiden.

Maak ook duidelijk dat iedereen agendapunten kan toevoegen, maar zet daar zeker een deadline op. Anders loop je het risico dat er tijdens de conference call te fel van het doel wordt afgeweken.

4. Stuur een herinnering

Zeker als je een conference call een tijdje op voorhand plant, is het nuttig om op de dag van de meeting een herinnering te sturen. Uiteraard krijgen de meeste deelnemers wel een seintje via hun online agenda, maar voor jou is zo’n extra mailtje de kans om de focus nog eens duidelijk te maken en eventueel nog een paar extra documenten door te sturen.

5. Wees stipt!

Uiteraard wil je voor geen enkele vergadering te laat komen, maar bij een conference call is het extra frustrerend als een van de deelnemers niet op tijd is. Het is zelfs een goed idee om enkele minuutjes te vroeg in te bellen. In sommige gevallen krijg je pas toegang wanneer het tijdstip van de call is aangebroken, maar vaak word je meteen toegevoegd en kan je rustig op de andere deelnemers wachten. Door op tijd in te bellen, kan je ook nog ingrijpen als er technische problemen zouden optreden. Anders verlies je meteen kostbare tijd.

6. Denk na over je locatie

Sla dit puntje maar over als je de conference call vanuit een vergaderruimte doet, maar sta anders toch even stil bij je locatie. Een ruimte met veel lawaai op de achtergrond is niet alleen voor jou irritant, maar ook voor de andere deelnemers van de conference call.

Als je gebruik maakt van een microfoon, let er dan op dat de afstand niet te groot is. Zeker als meerdere mensen in de ruimte door dezelfde microfoon moeten spreken, kan je beter op voorhand even testen of iedereen goed verstaanbaar is.

7. Wacht nog vijf minuutjes op laatkomers

Indien je conference call veel deelnemers heeft, kan je alle namen oplijsten en overlopen. Zijn er nog afwezigen? Wacht dan nog vijf minuutjes, zodat ze nog tijd hebben om aan te sluiten. Je kan die tijd vullen door bijvoorbeeld al even de agenda te overlopen. Zijn er laatkomers die pas daarna inbellen? Onderbreek dan in geen geval de conference call. Laat iemand zijn uitleg doen of rond een onderwerp af voor je de nieuwkomer de kans geeft om zich voor te stellen..

8. Moedig iedereen aan om deel te nemen

Meer nog dan bij een gewone vergadering lopen deelnemers van een conference call het risico dat ze hun aandacht verliezen of passief zijn. Als organisator van de call ben je ook een soort moderator. Stel dus specifieke vragen aan bepaalde personen en vermeld hun naam. Sommige tools voorzien ook de mogelijkheid om polls en enquêtes toe te voegen. Zo blijft iedereen bij de zaak, ook al zijn ze niet aan het woord.

Soms is het onvermijdelijk dat iemand amper van zich laat horen, maar op het einde van het gesprek wil je wel zeker zijn dat iedereen alles begrepen heeft. Laat daarom nog een kwartiertje ruimte voor eventuele vragen. Stel opnieuw specifieke personen de vraag of ze genoeg weten om een bepaalde taak uit te voeren of toch nog meer feedback nodig hebben.

9. Gebruik visuele hulpmiddelen

Met visuele hulpmiddelen hou je de aandacht van de deelnemers beter vast. Als je een bepaalde strategie wil uitleggen of cijfers wil overlopen, kan iedereen beter volgen als ze de info ook zien. Je kan via de meeste tools aan screen sharing doen zodat je je presentatie kan tonen aan de deelnemers. Maar overdrijf er niet mee, want het kan de aandacht ook juist afleiden. En je moet ook zeker zijn dat de tool die je gebruikt zich hiertoe leent en iedere deelnemer een goede internetverbinding heeft.

Wil jij alle mogelijkheden van een conference call benutten? Met Bizz Office heb je een onbeperkt internetvolume en krijg je gratis toegang tot wifi-hotspots.

10. Maak een verslag voor achteraf

Net zoals bij een gewone vergadering kan je ook na een conference call een verslag maken, zodat iedereen alles nog eens kan nalezen. Vraag aan de deelnemers om zelf notities te nemen of stel op voorhand iemand aan die de belangrijkste dingen noteert en in een verslag giet.

Sommige tools hebben de optie om een conference call op te nemen. Dat is ook handig voor mensen die niet kunnen deelnemen aan het gesprek.

11. Houd het kort!

Gemiddeld duurt een conference call een half uur, maar de meerderheid van de deelnemers verliest z’n aandacht al na enkele minuten. Hoe korter, hoe beter dus. Zorg dat je voor de vergadering een idee hebt van hoeveel tijd je ongeveer nodig hebt. Probeer je daar zoveel mogelijk aan te houden.

12. Plan eventueel een opvolgvergadering

Misschien komen er nog interessante opmerkingen aan bod die niet echt in het thema van de conference call passen. Maak dan een afspraak voor een nieuwe vergadering met de mensen uit de call die er echt bij moeten zijn. Zo verliezen andere deelnemers geen tijd. En als iedere deelnemer van die opvolgvergadering ook aan de huidige conference call deelneemt, kan je meteen een datum prikken.

Hoe kan ik een conference call opzetten op mijn smartphone?

Het is heel makkelijk om dergelijke conferenties op je smartphone te organiseren omdat je niet eens een mobile app van een derde partij hoeft te downloaden. Je kan alles meteen doen met de basisfuncties van je smartphone. Wij raden je echter aan contact op te nemen met je operator om meer te weten te komen over de tarieven voor dit soort gesprekken. Over het algemeen kunnen deze gesprekken gevoerd worden tussen 3 en 5 personen.

1. Houd een conference call via Android

Hier zijn de stappen die je moet volgen om een conference call te organiseren:

• Open de applicatie "Contacten" op je smartphone.
• Zoek je eerste contactpersoon in je telefoonboek en begin een gesprek.
• Zodra de oproep is gestart, klik je op de knop "Toevoegen" en je eerste beller wordt in de wacht gezet.
• Wanneer het tweede gesprek wordt gestart, klik je eenvoudig op "Samenvoegen" om de tweede beller aan het eerste gesprek toe te voegen. Zo kan je een groepsgesprek voeren met collega's of klanten.

2. Houd een conference call via iOS

• Begin een gesprek met je eerste beller en wacht tot het gesprek tot stand is gebracht.
• Klik op "Nieuw gesprek" en bel een tweede contactpersoon
• Klik dan op "Conferentie".
• De twee oproepen zijn nu samengevoegd. Je kan andere bellers toevoegen door dezelfde handeling te herhalen. Lukt dat niet, dan heb je de door je operator toegestane deelnemerslimiet bereikt.

Merk op dat in beide gevallen, op Android en iOS, alleen de persoon die het gesprek heeft geïnitieerd mensen kan toevoegen aan en uitsluiten van het groepsgesprek.

3. Gebruik de toepassing Call Connect

Heb je ooit gehoord van de app Call Connect? Het is een toepassing met heel wat functies, waaronder de mogelijkheid om groepsgesprekken te organiseren. De app is beschikbaar voor Android en iOS (iPhone en iPad). Naast groepsgesprekken kan je met Call Connect ook eenvoudig een van je contactpersonen bellen, een tweede gesprek beantwoorden, een gesprek in de wacht zetten of doorschakelen of de optie "niet storen" activeren.

Maar laat ons nu kijken naar het opzetten van een conference call. Het eerste wat je moet doen is de optie "Oproepbeheer" activeren. Dat doe je zo:

1. Open de Call Connect-app.
2. Tik op de drie horizontale lijnen en kies Oproepinstellingen.
3. Tik op BroadWorks Anywhere.
4. Tik op je mobiele nummer.
5. Controleer de optie Oproepbeheer.

Nu kan je een conference call starten door de onderstaande stappen te volgen:

1. Druk op het silhouetlogo om een eerste contactpersoon te bellen of open het toetsenbord om een eerste intern of extern nummer te kiezen. Kan je je contacten niet zien? Druk op Telefoonboek en kies Lokaal adresboek.
2. Kies een contactpersoon of kies een nummer en druk op de telefoontoets om het gesprek te beginnen.
3. Terwijl je aan de lijn bent met de eerste beller, druk je op de toets om te schakelen tussen toepassingen om naar de app Call Connect te gaan.
4. Bel een tweede contactpersoon of draai een tweede nummer.
5. Start de tweede oproep. Het eerste gesprek wordt in de wacht gezet.
6. Terwijl je aan de lijn bent met de tweede beller, ga je terug naar “Gesprek verbinden”.
7. Druk op “Gesprekken samenvoegen”. Je hangt nu aan de lijn met twee bellers.

Makkelijk, toch? Je kan Call Connect downloaden voor AndroidNieuw venster en iOSNieuw venster.

4. Een conference call opzetten via WhatsApp

De stappen zijn gelijkaardig aan de bovenstaande:

• Bel de eerste beller en wacht tot de oproep tot stand komt.
• Voeg nog een beller toe door op de knop "Contact toevoegen" rechtsboven in het scherm te klikken.

Dat is het! Let op: WhatsApp staat alleen gesprekken toe met 4 deelnemers ouder dan 16 jaar. Het voordeel is wel dat je je camera kan activeren om een videogesprek te voeren.