Petite équipe ? 5 conseils pour collaborer efficacement

1. Collaborez dans le cloud

Au sein d’une petite équipe, il est important que tout le monde puisse accéder rapidement à tous les documents concernant un projet et surtout, aux versions les plus récentes. Un système dans le cloud, c’est un outil efficace qui vous permet de partager votre travail sans vous casser la tête. Et si vous et vos collaborateurs vous déplacez régulièrement pour rencontrer des clients, le cloud vous permet d’avoir accès à vos documents et factures à distance.

En stockant vos documents dans le cloud, vous pouvez les ouvrir au moment où vous en avez vraiment besoin. Peu importe si vous êtes au bureau ou en déplacement. Et vos collègues peuvent immédiatement voir les modifications et les dernières mises à jour. Vous connaissez sûrement déjà un des outils les plus populaires pour travailler dans le cloud, OneDrive Entreprise.

2. Munissez-vous de bons smartphones

Pour collaborer sans tracas dans le cloud, tous les collègues doivent, d’une part, disposer d’un bon appareil. Il peut être judicieux, par conséquent, de fournir à tous les membres de votre équipe un smartphone ou une tablette de calibre professionnel. Si votre équipe est souvent sur la route, choisissez des appareils qui vous permettent de travailler efficacement. Mais, par ailleurs, avez-vous assez de données mobiles pour ouvrir vos documents ? Une fois votre smartphone choisi, optez pour un pack internet qui vous donne le volume de données dont vous avez vraiment besoin ! C’est le cas pour notre pack pour indépendants et petites entreprises Bizz All-in.

Dans les faits, si vous êtes souvent hors du bureau, vous choisirez un téléphone avec une bonne autonomie de batterie. Vous n’aurez ainsi pas à vous soucier de localiser une prise pour le recharger. Bien sûr, vos critères de sélection différeront selon les besoins de votre métier. Un architecte ou un designer d’intérieur, par exemple, aura besoin d’un appareil doté d’une meilleure caméra.

3. Gérez tous les appels de façon professionnelle

La communication avec les clients est parfois un défi pour une petite équipe. Une centrale téléphonique constitue par conséquent un outil intéressant si vous souhaitez rendre vos communications plus homogènes. Un tel système permet, d’abord, d’accueillir chaque client de manière professionnelle. Mais en plus, ceux-ci peuvent être directement mis en communication avec le bon interlocuteur à partir d’un menu personnalisé.

Si vous êtes absent(e), vous pouvez demander à votre système de renvoyer automatiquement vos appels sur la ligne d’un collègue. Non seulement vous ne risquez plus de rater un appel, mais vous paraîtrez automatiquement plus professionnel.

Bizz Call Connect est une solution pratique pour améliorer la communication des petites entreprises. Elle comporte toutes les fonctionnalités d’une centrale téléphonique, mais avec les avantages du cloud. Vous n’avez même pas besoin d’investir dans du matériel, car il vous suffit de louer des téléphones IP pour en tirer tous les avantages.

4. Accueillez vos clients même lorsque toute l’équipe est occupée

Même pour vos clients les plus exigeants, il vous est impossible d’être disponible 24 h sur 24, 7 jours sur 7. Parfois, vous êtes en plein milieu d’une rencontre importante et vous ne pouvez pas décrocher immédiatement votre téléphone. Bien sûr, vous ne voulez rater aucun appel et aucune opportunité. 

Une messagerie vocale permet de vous sauver la mise de manière professionnelle. Vous pouvez demander aux personnes qui vous appellent de laisser un message et leur indiquer à quel moment vous les rappellerez.

C’est aussi une des fonctionnalités offertes par Bizz Call Connect. Vous gérez facilement toutes les fonctionnalités (renvoi d’appels, menu automatisé, messagerie vocale…) sur le portail Web ou l’application mobile. Et lorsque vous êtes déjà en ligne avec un client, vous avez la possibilité de faire patienter les autres appels avec une musique d’attente. 

5. Utilisez un planificateur pour accroître la productivité de votre équipe

Il est particulièrement important, dans une petite équipe, que chacun connaisse ses tâches et ses deadlines. Pour éviter d’enchaîner les réunions ou pour diminuer les échanges de e-mails intempestifs, utilisez un planificateur en ligne, que tous les collaborateurs pourront consulter. Vous aurez ainsi un aperçu du travail en cours et des tâches qui restent à accomplir pour chaque projet. Un tel outil contribuera à augmenter la productivité de toute l’équipe.

Trello est un exemple de planificateur efficace. Il est particulièrement apprécié des développeurs. Il permet de gérer et de distribuer efficacement les tâches. Vous pourriez aussi jeter un œil à Todoïst et Evernote. Un avantage indéniable de ces outils, c’est qu’ils peuvent être utilisés sur n’importe quels appareils, comme votre smartphone lorsque votre ordinateur n’est pas à portée de main.

Bien s’entendre avec ses collègues, c’est le premier pas pour tirer le meilleur de son équipe, surtout en petite entreprise. Certains outils numériques peuvent aussi soutenir votre équipe dans ses ambitions. Avec Bizz Call Connect, chaque appel est traité de manière professionnelle, même lorsqu’aucun membre de votre équipe n’est disponible pour décrocher. 

Et si vous recrutez un nouveau collègue ? Cette solution professionnelle évolue facilement avec votre entreprise.

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