5 tips om efficiënter samen te werken in een klein team

1. Werk samen in de cloud

In een klein team is het vaak belangrijk dat iedereen overal snel documenten kan openen. Daarom is het een goed idee om samen te werken in de cloud. Als je vaak klanten bezoekt, zal je misschien regelmatig op verplaatsing toegang tot bepaalde documenten of facturen moeten hebben. En dan wil je ook nog liefst de meest recente versie hebben.

Door deze bestanden in de cloud te bewaren, kan je ze om het even waar en wanneer openen, en zien jij en je collega’s aanpassingen meteen. Een goed voorbeeld van zo’n systeem is OneDrive voor Bedrijven van Microsoft.

2. Geef iedereen een goede smartphone

Om probleemloos online te kunnen werken, is het zeker ook nuttig om iedereen in je team van een degelijke smartphone te voorzien. Een goed toestel is natuurlijk voor iedere professional van cruciaal belang geworden. Je wil in de eerste plaats een telefoon waar je vlot mobiel mee kunt werken.

Een degelijke levensduur van de batterij is ook mooi meegenomen voor wie z’n smartphone de hele dag gebruikt. En dan zijn er natuurlijk vereisten die verschillen van beroep tot beroep. Voor een architect is een goede camera bijvoorbeeld heel belangrijk.

Het is ook belangrijk om voldoende mobiele data te hebben om online documenten te beheren. Met Bizz All-in geniet je van een maandelijks mobiel surfvolume naar keuze.

3. Beheer oproepen van klanten

Communicatie met klanten is soms een hele uitdaging in een klein team. Een telefooncentrale is daarom een interessant hulpmiddel. Klanten worden professioneel onthaald en op basis van een vooraf ingesteld menu met de juiste persoon doorverbonden.

Bij afwezigheid kan je het systeem vragen om een oproep naar een collega door te schakelen. Zo hoef je nooit nog een oproep te missen en straal je professionaliteit uit.

Bizz Call Connect is een uitstekende oplossing voor kleine ondernemingen. Het werkt precies zoals een telefooncentrale, maar dan met alle extra voordelen in de cloud. Je hoeft zelfs niet te investeren in hardware, want je kan de IP-telefoons die hiervoor nodig zijn, gewoon huren.

4. Onthaal klanten ook wanneer niemand bereikbaar is

Het is onmogelijk om 24/7 voor je klanten bereikbaar te zijn. Je wil bijvoorbeeld niet voor ieder telefoontje een belangrijke vergadering onderbreken. Toch zou het niet professioneel overkomen om op zo’n moment plots onbereikbaar te zijn.

Een voicemail is in dit geval de oplossing. Zo kan je bellers vragen een bericht achter te laten, zodat je hen later met een antwoord kunt terugbellen. Ook dit is een mogelijkheid die Bizz Call Connect aanbiedt. Je beheert alle functies (doorschakelen, telefoongids, afwezigheidsbericht, …) met een eenvoudige en gebruiksvriendelijke portal.

En wanneer je nog even met een andere klant aan de lijn hangt, biedt het systeem ook de mogelijkheid om iemand met een beetje achtergrondmuziek even in de wachtrij te zetten.

5. Zorg voor een planning die je team productiever maakt

In een klein team moet iedereen z’n taken kennen. Om te vermijden dat je voortdurend moet vergaderen of mailen, kan je gebruik maken van een online planningstool die iedereen kan raadplegen. Zo zie je meteen wat een collega aan het doen is of wat er voor een bepaald project nog allemaal moet gebeuren. Dit zal de productiviteit bovendien een flinke boost geven.

Een goed voorbeeld van dit soort tools is Trello. Vooral bij ontwikkelaars is dit een heel populaire keuze. Ze kunnen er eenvoudig een lange takenlijst mee beheren en verdelen. Andere mogelijkheden zijn Todoïst en Evernote. Het handige aan al deze tools is dat je ze op elk toestel kunt gebruiken. Dus ook met je smartphone wanneer je je computer even niet bij je hebt.

Goede afspraken zijn belangrijk om het maximale uit een klein team te halen. Maar je kan dat team ook digitaal optimaal ondersteunen. Met Bizz Call Connect zorg je er in elk geval voor dat je klanten telefonisch altijd professioneel onthaald worden, zelfs wanneer niemand in je team bereikbaar is.

Je beheert alle functies via een gebruiksvriendelijke portal, en je kunt ook gemakkelijk het aantal gebruikers aanpassen, zodat je altijd enkel betaalt voor wat je nodig hebt.

Kies nu voor Bizz Call Connect!