10 outils numériques pour augmenter sa productivité
Publié le 15/01/2019 dans Inspiration
Que vous travaillez seul ou en petit groupe, la gestion du temps est primordiale. Lire des centaines de mails, préparer un planning, se faire avoir par les réseaux sociaux : les occasions de perdre du temps ne manquent pas. Heureusement, il existe des outils qui boostent la productivité en un rien de temps. En voici 10 qui pourraient bien améliorer votre quotidien.
- Todoist
Vous avez plein de choses à faire et vous ne savez pas par où commencer ? Dans des temps immémoriaux (ou presque), on devait noter les choses à faire sur des post-it ou des papiers disséminés un peu partout. Mais aujourd’hui on est en 2019, non ? Alors il est temps de passer sur Todoist. Cet outil bien pratique permet de faire des listes de choses à faire, de les planifier et de les classer en fonction de leur priorité. Ce n’est pas un hasard si The Verge a élu Todoist comme l’outil le plus utile pour gérer ses tâches. Et surtout, tout est gratuit !
Todoist est un outil intelligent qui deviendra votre assistant le plus fidèle. Par exemple, il suffit de commencer un projet et expliquer à Todoist ce qui doit être fait et pour quand. Ensuite, l’outil va créer un planning jusqu’à 7 jours dans le futur pour que tout soit fait en temps et en heure. Impossible de dépasser les délais désormais.
En voyage d’affaires ou sur la route ? Pas de problème, Todoist est disponible sur smartphone ou tablette. Ainsi, vous aurez accès à votre planning où que vous soyez.
Découvrez Todoist ici – Disponible sur iOS et Android
- Evernote
Evernote se prête beaucoup mieux au travail en petite équipe que Todoist. Avec cet outil, vous pouvez écrire tout un tas d’idées à utiliser plus tard et ainsi faire un véritable brainstorming entre collègues. Il est aussi possible d’ajouter des photos, des liens ou même des documents entiers.
Comme Todoist, Evernote est également utilisable sur smartphone et tablette. Ce qui est plutôt pratique puisqu’il est possible d’enregistrer du son et poster le fichier directement sur Evernote. Le top du top pour enregistrer des réunions ou des entretiens. Evernote est un outil gratuit mais si vous avez besoin d’une plus grande capacité de stockage, alors il est possible de payer pour une extension.
Découvrez Evernote ici – Disponible sur iOS et Android
- Trello
Trello, le classique des classiques qu’il faut absolument essayer. C’est un outil très simple à utiliser et surtout très pratique pour les petites équipes. C’est simple : il suffit de diviser les tâches à réaliser en différentes catégories ou colonnes en y ajoutant des jolies couleurs et des balises. Ainsi, on peut facilement voir qui est en train de faire quoi et le travail est parfaitement organisé. En gros, Trello est une sorte de version numérique des célèbres post-it.
Évidemment, Trello est aussi disponible en version mobile et utilisable partout. Il s’agit d’un outil gratuit mais une version payante, plus complète, existe aussi. Il paraît tout simple mais il ne faut pas se fier aux apparences : Trello est utilisé par énormément d’entreprises. Chez Google par exemple, on l’utilise pour améliorer la productivité des employés. Si c’est bon pour Google c’est sans aucun doute bon pour vous, non ?
Découvrez Trello ici – Disponible sur iOS et Android
- Zapier
Zapier est en quelque sorte l’outil ultime. C’est simple : presque tous les outils que vous utilisez sont combinés grâce à Zapier. Ainsi, tous les outils que vous utilisez vont échanger des informations avec Zapier et vous n’aurez plus à lever le petit doigt.
Prenons un exemple : un nouveau client potentiel vous envoie un e-mail et vous devez répondre le plus rapidement possible. Zapier peut l'ajouter à votre barre des tâches sur Trello. Le tout automatiquement. On parie que ça va booster considérablement votre productivité.
- Sanebox
Voici l’outil qui va résoudre un des fléaux du 21ème siècle : les boites mails remplies de spams et autres mails inutiles. Le concept de SaneBox est simple mais très pratique : il filtre tout simplement les mails reçus en ne gardant que les plus importants. Tous les autres courriels seront envoyés dans un dossier spécial appelé @SaneLater. Heureusement, il existe tout de même une fonctionnalité qui t’enverra des rappels pour ne pas oublier de traiter les mails qui sont passés à la trappe.
Il est aussi possible de bloquer certains contacts pour ne plus recevoir leurs mails. Et chose bien pratique quand on travaille en équipe : SaneBox vous permet de savoir qui n’a pas encore répondu à des courriers que vous avez envoyés. Et ça marche avec n’importe quelle adresse puisque SaneBox est compatible avec Gmail, Office, Apple et Yahoo.
Évidemment, laisser une application gérer ses mails peut s’avérer risqué. C’est pourquoi il faudra tout de même allez voir régulièrement le dossier @SaneLater pour s’assurer que l’outil n’a pas mis des mails importants au placard. En tout cas, SaneBox est un outil payant (3$ par mois) qui propose tout de même une période d’essai gratuite.
- StayFocusd
Sur Internet, vous pouvez perdre un temps fou sans même vous en rendre compte: un petit tour sur Facebook, checker les stories Instagram de ses amis ou encore se faire une petite partie de Candy Crush. Avec StayFocusd, vous vous protégez de toutes ces distractions. Il s’agit en fait d’une extension de Google Chrome, elle n’est donc disponible que sur ce navigateur.
Dès que vous avez ajouté l’extension, vous allez devoir concocter une liste noire des sites à absolument éviter pendant votre journée de travail. Il est donc possible de déterminer combien de temps vous pouvez passer sur ces sites sur une journée. Par exemple, si vous décidez de passer uniquement 15 minutes par jour sur Facebook, le site sera bloqué une fois ce délai dépassé. Petit plus : l’extension est entièrement gratuite.
Découvrez StayFocusd ici (uniquement sur Google Chrome).
- Rescue Time
Rescue Time fonctionne à peu près comme StayFocusd, sauf que cet outil est surtout là pour vous mettre un coup de pied aux fesses. Grâce à cet outil, vous pouvez découvrir combien de temps vous passez sur certains sites et sur les réseaux sociaux et le résultat peut faire peur, on vous prévient. Il vous indique également à quel moment de la journée vous êtes le plus productif. Mais contrairement à StayFocusd, vous ne pouvez pas bloquer les sites qui vous distraient à moins de mettre la main au portefeuille.
Découvrez Rescue Time ici. (Gratuit avec extension payante)
- HazeOver
HazeOver est un outil tout simple mais qui peut faire la différence lors de longues journées de travail. Car quand on est concentré sur son boulot, on a tendance à ouvrir un million de fenêtres sur son ordinateur et on finit par s’y perdre. HazeOver va vous aider à vous y retrouver en mettant en avant la fenêtre active et en assombrissant les fenêtres en arrière-plan. L’outil permet aussi de retrouver plus facilement la fenêtre que vous cherchez. Et petit plus non négligeable : la luminosité varie selon l’heure à laquelle vous travaillez.
Découvrez HazeOver ici – Uniquement disponible sur Mac (gratuit).
- LastPass
Aujourd’hui, avoir de bons mots de passe est devenu essentiel. Oubliez donc les « 123456 », « azerty » ou « motdepasse ». Mais parfois, en choisissant des mots de passe compliqués, on risque de les oublier. Pour éviter une telle situation, il y a LastPass. Il s’agit en fait d’un véritable coffre-fort numérique qui gardera vos mots de passe au chaud et en sécurité.
On vous l’accorde, il semble étrange de confier ses mots de passe à un outil numérique. Mais LastPass jouit de nombreuses bonnes critiques et il semble donc que l’outil soit très fiable. Par contre, il ne faut pas oublier son mot de passe pour accéder à Last Pass…
Découvrez LastPass ici (gratuit, extension payante).
- Hiveage
Si vous travaillez seul ou avec avec quelques employés, il est probable que vous soyez amenés à gérer vos factures et à en envoyer à des clients. Pour vous aider, il existe Hiveage. L’outil vous aide à estimer le coût pour chaque client et à le convertir en facture. Hiveage peut même les envoyer pour vous.
L’outil est assez complet puisqu’il est même capable de suivre la situation financière de votre entreprise. La période d’essai est gratuite mais ensuite, il faut passer à la caisse : 15$ par mois pour l’offre la moins chère.
Découvrez Hiveage ici (15$/mois).
Pour utiliser comme il se doit tous ces outils, il va falloir être connecté(e) à chaque instant et n’importe où. Découvrez donc Bizz All-in : téléphonez et surfez en illimité au bureau et choisissez votre volume de data mensuel.