VVSG ondersteunt maximale samenwerking met Microsoft Teams

De VVSG is de belangenorganisatie voor de steden en gemeenten in Vlaanderen. Ze verdedigt de lokale besturen in beleidsdossiers en ondersteunt hen met advies, opleidingen, publicaties en communicatie. Maar nog belangrijker: de VVSG is een netwerkbouwer die lokale besturen en hun partners samenbrengt. Dat zorgt voor kruisbestuiving die de lokale besturen in Vlaanderen naar een hoger niveau tilt.

Optimale bereikbaarheid en communicatie

Om haar kennis- en netwerkfunctie optimaal te kunnen vervullen zijn bereikbaarheid en communicatie meer dan ooit een prioriteit voor de VVSG, zeker met de coronacrisis vers in het geheugen. Dat geldt bovendien niet alleen voor de eigen medewerkers, maar ook in de relatie met partners en stakeholders. “Wanneer onze 225 medewerkers netwerken en kennis delen, willen we dat ze daarbij met zo weinig mogelijk barrières te maken krijgen”, zegt IT-manager Sven Haeldermans.

Sven Haeldermans, IT manager bij VVSG.

Versnelde uitrol

Om die communicatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, koos de VVSG ervoor om af te stappen van de klassieke, analoge on-premise telefooncentrale. “Als IT-afdeling willen we ons op onze kerntaak kunnen concentreren”, zegt Sven Haeldermans. “Het onderhoud van een telefooncentrale hoort daar niet bij.”

Zo kwam de VVSG, weliswaar sneller dan voorzien, bij Microsoft Teams terecht. “In eerste instantie stapten we over op Skype for Business”, vervolgt Sven Haeldermans, “ook al wisten we dat Microsoft die dienst op korte termijn zou afbouwen.” Door de ervaring met Skype wist de VVSG alvast goed naar welke functionaliteiten ze op zoek moest in een nieuwe oplossing. “Om zo vlot mogelijk te kunnen werken, wilden we één centrale applicatie.”

Microsoft Teams centraal

De keuze viel op Microsoft Teams, een platform dat de VVSG al gebruikte voor videovergaderingen. Door de belfunctie binnen Teams als standaard te kiezen, versterkte de VVSG het platform als haar centrale communicatie-applicatie. Teams omvat immers niet alleen de mogelijkheid om te bellen, maar ook chat, videoconferenties, documentopslag, integratie met SharePoint, enzovoort. “De coronacrisis heeft het hele proces versneld. We hebben de stap naar Teams op het perfecte moment gezet”, aldus Sven Haeldermans.

Medewerkers blij met één applicatie

De migratie naar Microsoft Teams als centraal platform verliep vlot. “Onze ervaring met Skype for Business hielp daarbij”, zegt Sven Haeldermans. Meer dan een korte briefing over de features van Teams en enkele demosessies waren er niet nodig om de medewerkers op weg te zetten. “Voortaan hoeven onze mensen ’s ochtends nog maar één programma te openen en hebben ze meteen alles bij de hand.”

Sven Haeldermans, IT manager bij VVSG.

Expertise van Teams geoutsourcet naar Proximus

Voor het beheer van Teams doet de VVSG een beroep op Proximus. Deze outsourcing maakt bellen naar alle vaste, mobiele en internationale nummers vanuit Teams mogelijk.

“Bij de IT-afdeling hoeven we ons voortaan geen zorgen meer te maken over updates en de impact ervan op de bedrijfscontinuïteit”, vervolgt Sven Haeldermans. “Het is exact de reden waarom we voor de combinatie van Teams en Proximus hebben gekozen. Wij hoeven zo niet zelf te investeren in expertise rond het beheer van Teams.”

Uniek aanspreekpunt

Over de samenwerking met Proximus is de VVSG alvast positief. “Dat is belangrijk, want als IT-manager moet je niet alleen de oplossing ‘verkopen’ binnen de organisatie, maar ook de partner waarmee je wil werken.” Heldere communicatie lag hier aan de basis van het succesvolle project. “De projectmanager van Proximus trad op als single point of contact. Dankzij dat unieke aanspreekpunt liep alles zoals gepland en ging het hele team in geen tijd met Teams aan de slag.”