Comment créer une signature électronique sur PDF et Word?

PDF et Word sont les logiciels les plus utilisés pour le traitement de documents. Et bien entendu, ces deux outils permettent aux utilisateurs de signer numériquement des documents. Nous vous expliquons ce qu’est une signature numérique et comment les ajouter à des documents Word ou PDF?

Qu’est-ce qu’une signature numérique?

Une signature numérique, c’est bien plus que votre nom et prénom inscrit sur un document. Il s’agit en fait d’un « tampon d’authentification électronique chiffré » qui assure que les informations présentes sur un document proviennent bien d’un destinataire et qu’elles n’ont pas été modifiées. Pour que votre signature soit valide, il faut avoir un certificat de signature que vous pouvez obtenir grâce à votre carte d’identité, un lecteur de carte et le logiciel eID.

Votre certificat est directement disponible dans le logiciel. Pour vérifier si tout est correct, ouvrez le logiciel, connectez votre lecteur de carte à votre ordinateur, introduisez votre carte dans le lecteur. Sur le logiciel, rendez-vous dans l’onglet « Certificats » pour vérifier que votre certificat de signature est valide.

Comment signer numériquement un document Word?

Avant toute chose et sans surprise, il convient de créer votre signature électronique pour pouvoir ensuite l’ajouter à tous les documents de votre choix. Vous pouvez créer votre signature au moment de l’ajouter au document. Voici comment créer votre signature numérique:

• Il faut tout d’abord créer une ligne de signature. Placez votre souris à l’emplacement souhaité.
• Ensuite, dans l’onglet « Insertion » en haut de l’écran, cliquez sur « Ligne de signature » dans la section « Texte ».
• Une boite de dialogue s’ouvrira pour configurer votre signature. Vous pourrez ainsi indiquer votre nom, votre prénom, votre fonction et d’autres informations si vous le souhaitez.

Votre signature est désormais configurée. Il ne vous reste plus qu’à signer votre document Word. Voici comment cela se passe:

• Sélectionnez la ligne de signature et faites un clique droit dessus et sélectionnez « Signer ».
• Plusieurs options s’offrent alors à vous. Vous pouvez ajouter votre nom, prénom et fonction dans la zone située en regard de X. Vous pouvez ajouter une signature manuscrite grâce à la fonctionnalité d’entrée manuscrite.
• Si vous avez une image de votre signature scannée, vous pouvez également l’ajouter en cliquant sur « Sélectionnez image ». Sélectionnez l’image de votre signature et cliquez sur « Ajouter ».
• Quand vous avez tout complété ou ajouté l’image de votre signature, finalisez l’opération en cliquant sur « Signer ».

Si vous avez créé un certificat de signature, il sera automatiquement utilisé sur Word pour certifier votre signature. Pour être sûr que tout a fonctionné, un document contenant une signature électronique s’ouvrira en mode « Lecture seule » pour empêcher toute modification.

Comment signer électroniquement un fichier PDF?

La manipulation pour signer numériquement un PDF est plus simple que sur Word. Il faudra tout d’abord enregistrer votre signature sur le logiciel Adobe Acrobat Reader DC. Téléchargez donc ce logiciel si vous ne l’avez pas sur votre ordinateur et suivez la manipulation suivante:

• Ouvrez Adobe Acrobat Reader et connectez votre lecteur de carte eID à votre ordinateur.
• Dans Adobe Acrobat Reader, allez dans « Plus d'outils » puis « Certificats » et enfin « Signature numérique ».
• Sélectionnez votre signature numérique.
• Dans « Identités et certificats approuvés », choisissez « Autres » pour sélectionner le certificat « Signature ».
• Enfin, il faudra indiquer le code PIN de votre carte d’identité pour valider votre signature.

Ensuite pour signer un document PDF, voici la marche à suivre:

• Ouvrez le PDF à signer ainsi que le logiciel Adobe Acrobat Reader.
• Allez dans « Plus d'outils » puis dans « Certificats » et enfin dans « Signature numérique ».
• Sélectionnez la zone où ajouter votre signature et sélectionnez votre signature.
• Pour terminer, indiquez votre code PIN et le votre document sera officiellement signé.