Hoe kan ik digitaal ondertekenen in PDF en Word?

PDF en Word zijn de meest gebruikte toepassingen voor documentverwerking. Ook kunnen gebruikers met deze twee tools documenten digitaal ondertekenen. We leggen uit wat een digitale handtekening is en hoe je die toevoegt aan Word- of PDF-documenten.

Wat is een digitale handtekening?

Een digitale handtekening is veel meer dan je voor- en achternaam op een document. Het is een “versleutelde elektronische authenticatiestempel”, die aantoont dat de informatie op een document echt van jou afkomstig is. In veel gevallen is een digitale handtekening even rechtsgeldig als een handgeschreven handtekening. De precieze rechtsgeldigheid hangt af van de gebruikte technologie en waarvoor je de handtekening toepast.

Wil je zeker zijn dat je digitale handtekening altijd geldig is, bijvoorbeeld bij belangrijke documenten of contracten? Gebruik dan een gekwalificeerde elektronische handtekening. Die maak je met behulp van je identiteitskaart, een kaartlezer en de eID-software. Je certificaat is direct beschikbaar in de software. Om te controleren of alles correct is, open je de software, sluit je je kaartlezer aan op je computer en steek je je kaart in de lezer. Ga in de software naar het tabblad “Certificaten” om te controleren of je ondertekeningscertificaat geldig is.

Hoe kan ik een Word-document digitaal ondertekenen?

Eerst moet je een elektronische handtekening maken zodat je die kan toevoegen aan een document naar keuze. Dat kan je doen in je Word-document zelf. Volg daarvoor deze stappen:

• Eerst moet je een handtekeninglijn maken. Ga met je muis naar de gewenste locatie.
• Klik vervolgens op het tabblad “Invoegen” bovenaan het scherm op “Handtekeningregel” in het gedeelte “Tekst”.
• Er wordt een dialoogvenster geopend waarin je de handtekening instelt. Vul je voornaam, achternaam, functietitel en andere informatie in.

Je handtekening is nu geconfigureerd. Nu hoef je alleen nog maar je Word-document te ondertekenen. Dat doe je zo:

• Selecteer de handtekeninglijn, klik er met de rechtermuisknop op en selecteer “Ondertekenen”.
• Je krijgt dan verschillende opties. Voeg je achternaam, voornaam en functietitel toe in het vakje naast X. Je kan ook een handgeschreven handtekening toevoegen met de functie voor handgeschreven invoer.
• Als je een gescande afbeelding van je handtekening hebt, kan je die ook toevoegen door op “Afbeelding selecteren” te klikken. Selecteer de afbeelding van de handtekening en klik op “Toevoegen”.
• Zodra je alles hebt ingevuld of de afbeelding van je handtekening hebt toegevoegd, voltooi je de bewerking door op “Ondertekenen” te klikken.

Als je een handtekeningcertificaat hebt gemaakt, wordt dit automatisch gebruikt in Word om je handtekening te laten gelden. Om er zeker van te zijn dat alles werkt, wordt een document met een elektronische handtekening geopend in de modus “Alleen lezen” om wijzigingen te voorkomen.

Hoe maak ik een digitale handtekening in PDF?
Met Adobe Acrobat Reader

De procedure voor het digitaal ondertekenen van een PDF is eenvoudiger dan voor Word. Eerst en vooral moet je je handtekening opslaan in Adobe Acrobat Reader DC. Download deze software als je die nog niet op je computer hebt en volg de onderstaande stappen:

• Open Adobe Acrobat Reader en sluit je eID-kaartlezer aan op je computer.
• Ga in Adobe Acrobat Reader naar “Meer tools”, dan “Certificaten” en tenslotte “Digitale handtekening”.
• Selecteer je digitale handtekening.
• In “Goedgekeurde identiteiten en certificaten”, kies “Andere” om het certificaat “Handtekening” te selecteren.
• Tot slot geef je de PIN-code van je identiteitskaart in om de handtekening te valideren.

Volg deze stappen om een PDF-document te ondertekenen:

• Open de PDF die je wil ondertekenen en Adobe Acrobat Reader.
• Ga naar “Meer hulpmiddelen”, dan “Certificaten” en tot slot “Digitale handtekening”.
• Selecteer het gebied waarin je de handtekening wil toevoegen en selecteer de handtekening.
• Voer tot slot je pincode in en het document is officieel ondertekend.

Met de Voorvertoning-app op Mac

Werk je op een Mac en wil je snel een digitale handtekening toevoegen zonder externe software? Dan kan je de Voorvertoning-app (Preview) gebruiken:

• Open je PDF in Voorvertoning.
• Klik op het Markeerknop-pictogram (de penpunt).
• Klik op het Handtekening-icoon en kies “Maak handtekening aan”. Je kan je handtekening maken via het trackpad of je handtekening op een wit blad zetten en met de Mac-camera scannen.
• Klik op Gereed.
• Ga naar de plaats in het document waar je de handtekening wil invoegen, klik en pas de grootte aan.

Met deze eenvoudige methode kan je op Mac snel een digitale handtekening maken en toepassen zonder extra programma’s. Let op: een handtekening via Voorvertoning is handig voor veel situaties, maar voor officiële of juridische documenten wordt vaak een gekwalificeerde elektronische handtekening met certificaat gevraagd.