De flexibele en digitale werkplek van Barco

Gepubliceerd op 11/12/2018 in Klantenverhalen

De flexibele en digitale werkplek van Barco

In 2016 nam Barco in Kortrijk hun nieuwe site in gebruik, met het ronde, glazen gebouw ‘The Circle’ als grootste blikvanger. Daarbij kwam een nieuwe manier van werken, flexibel en digitaal, volledig gericht op de noden van de moderne werknemer.

Yves Bryse, Campus Manager: “Barco is historisch gegroeid op twee sites in Kortrijk en Kuurne. Niet alleen waren die gebouwen intussen verouderd, we hadden ook het gevoel dat er te weinig contact was tussen de twee sites, te weinig synergie. Toen het idee ontstond om te investeren in een nieuw gebouw, hebben we de medewerkers uitvoerig bevraagd. Hun ideeën en wensen hebben we samengevat in het handboek waarmee we naar de architect zijn gestapt. Het nieuwe gebouw moest uitnodigend zijn, een locatie waar iedereen vlot samenwerkt en een plek die zich doorheen de tijd makkelijk kan aanpassen aan de evolutie van het bedrijf, zonder steeds te moeten verbouwen.”

In het nieuwe gebouw zet Barco in op flexwerk. Hoe hebben jullie daar tijdens de bouwwerken al rekening mee gehouden?

Yves: “Bij nieuwe kantoorgebouwen zie je soms enkel landschapskantoren – en niets anders. In die val zijn we niet getrapt. In functie van het nieuwe werken hebben we gekozen voor een grote diversiteit aan werkplekken. Jazeker, er is veel open space, maar tegelijk zijn er op alle verdiepingen ook andere ruimtes, onder meer om te vergaderen en om in stilte te werken. Belangrijk voor ons is dat iedereen vlot kan samenwerken, maar ook makkelijk een pauze kan nemen. Op elke verdieping is er een terras en minstens één koffiehoek. Centraal is er een groot restaurant waar mensen elkaar de hele dag door kunnen ontmoeten.”

Het interne netwerk

Wat was de belangrijkste drijfveer om naar een digitale werkplek te evolueren?

Yves: “We stelden vast dat medewerkers doorgaans een sterk netwerk buiten het bedrijf hadden – met andere bedrijven, universiteiten, etc. – maar dat het interne netwerk vaak veel kleiner was. Met de digitale werkplek heb je steeds al je info bij de hand en is het dus veel makkelijker om met collega’s samen te komen en zo het interne netwerk te versterken. Daarnaast wilden we ook de samenwerking met de collega’s in het buitenland aanscherpen. Werken over de grenzen heen is cruciaal voor ons.”

Het klassieke kantoor is niet voor elke taak de ideale omgeving. Dat er vandaag keuze is tussen verschillende types werkplekken, heeft rust en comfort gebracht.

Yves Bryse, Campus Manager bij Barco

author

Van de digitale werkplek verwacht een bedrijf dat ze de organisatie interactiever, flexibeler en productiever maakt. Maar de grootste uitdaging bevindt zich vaak op het vlak van change management. Was dat bij Barco ook het geval?

Yves: “Jazeker. Het is ook écht een grote verandering. De medewerkers moeten nadenken over de plek waar ze werken, in functie van het type opdracht waar ze voor staan. Het klassieke kantoor is niet voor elke taak de ideale omgeving. Dat er vandaag keuze is tussen verschillende types werkplekken, heeft rust en comfort gebracht, maar vergt wel een hele aanpassing van jarenlange gewoontes.”

Geef het een kans

Hoe hebben jullie de medewerkers daarin meegenomen?

Yves: “We hebben erg veel tijd geïnvesteerd in praten. Zelf heb ik 130 keer een groepje van twintig medewerkers een rondleiding gegeven tijdens de bouwwerken. Zo hebben we het verhaal echt tot bij de mensen gebracht. In de aanloop naar de verhuis waren er tachtig medewerkers die optraden als campus coach. Die hebben mee voor het verschil gezorgd door met iedereen enkele duidelijke afspraken te maken. Zo zijn alle werkplekken gedeeld, is eten aan je desk geen optie meer en zijn er een aantal basisregels in verband met vergaderen. Uiteindelijk is daar per afdeling een charter uit voortgekomen, met de belangrijkste afspraken rond werken en samenwerken. We hebben de medewerkers nooit tot iets verplicht, maar hen wel gevraagd het nieuwe concept een kans te geven.”

5 fundamentals voor een digitale werkplek:

  1. Home zone
    Met een bezettingsgraad van 85% bij de flex desks, heft iedereen een eigen zone, met het basisprincipe dat iedereen overal welkom is.
  2. Output management
    Hoe en waar een bepaalde taak het beste resultaat krijgt, bepaalt de locatie en de tools.
  3. Shared workspace
    Alles wordt gedeeld en iedereen mag (samen) werken waar het voor de medewerker het best past.
  4. Clean workspace
    De gezondheid van medewerkers primeert: hygiëne en ideeën als ‘zitten is het nieuwe roken’ krijgen veel aandacht.
  5. Powerful meetings
    Digitale tools en duidelijke regels moeten efficiëntie in meetings ondersteunen.

Betere digitale samenwerking

Welke rol heeft de Digital Collaboration Specialist op de nieuwe campus?

Nathalie Vuylsteke: “Een tijdje terug werd hard gewerkt aan een degelijk intranetplatform. Digitaal samenwerken is echter op korte termijn erg geëvolueerd en we zien duidelijk dat we onze blik moeten verruimen naar het grotere geheel van de digitale werkplek. Het is mijn taak om na te gaan, via contact met de medewerker, hoe we wereldwijd digitaal meer en beter kunnen samenwerken. Ook via een enquête zijn we nagegaan wat de medewerkers van bepaalde tools vinden en wat ze in het aanbod nog missen. Op basis van die bevindingen werken we momenteel een roadmap uit die zal leiden tot de introductie van een aantal nieuwe tools.”

Hoe zetten jullie digitale tools in om de samenwerking en interactie tussen medewerkers te verbeteren?

Nathalie: “Het intranet blijft een belangrijk kanaal voor interne communicatie aangevuld met digital signage in het gebouw. Op het vlak van digitale samenwerking maken we al langer gebruik van Microsoft Skype for Business. Sinds de verhuis hebben we meer ingezet op Microsoft OneNote en OneDrive. In een volgende stap willen we de medewerkers een platform geven waarin ze gericht binnen een team kunnen chatten rond een bepaalde taak, elkaar kunnen bellen en documenten kunnen delen. Dit allemaal zonder te moeten overschakelen naar andere applicaties.”

Download het gratis e-book over de digitale werkplek

Download het e-book

Barco ontwikkelt geconnecteerde visualisatieoplossingen, onder meer voor bedrijven uit de entertainmentsector en de gezondheidszorg. Barco telt wereldwijd 3.500 medewerkers, realiseert een omzet van 1,1 miljard euro en is genoteerd op de beurs van Brussel.

Nathalie Vuylsteke heeft zeventien jaar ervaring bij Barco. Sinds 2017 ondersteunt ze als Digital Collaboration Specialist de uitbouw van de digitale werkplek bij het bedrijf.

Yves Bryse heeft ruim twintig jaar ervaring in HR. Sinds 2010werkt hij bij Barco. Als Campus Manager ziet hij erop toe dat medewerkers, bezoekers en partners optimaal samenwerken op de nieuwe One Campus.

One

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 

Andere artikels van One

Blog topics

Contacteer ons

Onze medewerkers staan klaar om u te helpen!