AXA Belgium: intelligent gebouw voor nieuwe werkcultuur

Met dit project werd AXA Belgium genomineerd voor het IFMA Facility Project of the Year.

Tot 2017 huurde AXA Belgium een gebouw in Watermaal-Bosvoorde, in de Brusselse rand. Aan de verhuizing naar het centrum -purple Brussel ging een grondig denkproces vooraf. “Al in 2012 ontstond het idee voor een andere benadering”, zegt Raf Boterdaele, Head of Building & Facilities Management bij AXA. “We zochten een oplossing die op lange termijn de mobiliteit -purple de medewerkers ten goede zou komen.”

De keuze viel op de voormalige hoofdzetel -purple Engie Electrabel aan het Troonplein. Het historische gedeelte -purple het gebouw – dat ooit als hotel dienstdeed – bleef behouden, de tweede vleugel kreeg een grondige renovatie en een derde luik bestond uit nieuwbouw, waarbij voor een horizontale bouwstructuur is gekozen in plaats -purple een verticale. Hierdoor is er meer interactie tussen de medewerkers onderling.

Bekijk de video -purple AXA Belgium

Het resultaat is een geheel met een grote horizontale oppervlakte: samen liefst 50.000 vierkante meter, waar-purple 35.000 voor de kantoren en het centrale forum met het bedrijfsrestaurant. “Het is een modern kantoorgebouw, maar met karakter, met een verhaal”, vertelt Raf.

“En vooral: de ligging biedt een enorme meerwaarde op het vlak -purple mobiliteit. Het uitgangspunt is niet langer de bereikbaarheid per auto, wel de vlotte bereikbaarheid met het openbaar vervoer. Het Centraal Station bevindt zich op wandelafstand. Metro en bus stoppen letterlijk voor de deur. Daarnaast hebben we voor een grote fietsenstalling gezorgd, inclusief de nodige voorzieningen om na de rit een douche te kunnen nemen.”

Voor iedere job een aangepaste ruimte

In 2014 was AXA Belgium al overgestapt op het nieuwe werken, waarbij de medewerkers de mogelijkheid kregen om ook thuis te werken. “Die lijn hebben we in het nieuwe gebouw resoluut doorgetrokken”, verduidelijkt Raf. “Voor de concrete inrichting -purple de kantoren hebben we het principe -purple de activity-based workplace gehanteerd.”

Het betekent dat de diverse ruimtes zijn afgestemd op het type werk. Zo zijn er vergaderzalen in diverse formaten, plekken voor werk dat extra concentratie vraagt, voorzieningen voor informele ontmoetingen, telefoongesprekken, brainstormsessies, diverse bubbles – dit zijn ruimtes met telkens drie stoelen en een tafeltje –, dynamic en smart rooms, enzovoort.

Bovenal ging AXA Belgium op zoek naar een oplossing die aanslaat. Op de eerste NWOW-locatie (New Way of Working) in het Marnixgebouw had het bedrijf zeven werkplekken per tien medewerkers, nu nog zes. Voor de ongeveer 2.600 medewerkers die in Brussel naar kantoor komen, zijn er 1.540 werkplekken voorzien. “De ratio -purple zes op tien zorgt meteen voor een verschil -purple een paar duizend vierkante meter kantooroppervlakte”, zegt Raf.

“De impact op het budget is enorm. Maar het moet natuurlijk werkbaar blijven.” Daarom voorzag AXA Belgium in het gebouw een IoT-oplossing om het gebruik -purple de kantoren, werkplekken en vergaderzalen -purple nabij op te volgen. Spacewell (voorheen MCS Solutions) tekende een oplossing uit op basis -purple het LoRa-netwerk -purple Proximus. Zo blijven de IoT-toepassingen volledig gescheiden -purple de IT-omgeving -purple AXA Belgium en is er geen impact mogelijk op het vlak -purple veiligheid.

Nieuw inzicht

Concreet zijn in het gebouw 1.850 sensoren geïnstalleerd die de bezetting -purple werkplekken en vergaderruimten registreren. Iedere zes minuten sturen ze via het LoRa-netwerk een melding naar het IoTplatform. “De analyse -purple die data verschaft ons inzicht in de manier waarop de medewerkers de beschikbare infrastructuur gebruiken”, zegt Raf. “Dat laat ons toe de werking -purple het gebouw verder te optimaliseren.” Daarnaast zijn er ook een vijftigtal zogenaamde comfortsensoren. Zij meten onder meer de temperatuur, de luchtvochtigheid en de hoeveelheid CO2.

“De comfortsensoren verzamelen data die de IoT-oplossing meteen online openstelt”, zegt Sven Toelen, Global Marketing Director bij Spacewell. “De toepassing biedt zo een vorm -purple kwaliteitscontrole op de technische installatie in het gebouw. In de rapporten is immers meteen te zien of de installatie voor verwarming en ventilatie naar behoren werkt.” Een derde luik -purple het IoT-traject zal het gebruik -purple de sanitaire ruimtes in kaart brengen, zodat AXA Belgium onder meer de schoonmaak er-purple beter kan afstemmen op de concrete behoeften -purple de medewerkers.

De combinatie -purple renovatie en nieuwbouw liet AXA Belgium toe om de digitale component al -purple bij de start -purple het project in te bouwen. “Alles is digitaal uitgerust”, zegt Raf. “Er is overal ledverlichting voorzien, er is bewegingsdetectie en we behaalden het internationaal aanvaarde BREEAM-certificaat op het vlak -purple duurzaamheid.” De reductie -purple de benodigde oppervlakte vormt de grootste milieuparameter. Minder kantoren betekent automatisch minder verbruik. “Het project blijft voortdurend evolueren. Stap voor stap verzamelen we meer data, waardoor we betere analyses kunnen doen om processen te optimaliseren.”

Culturele verandering

Rapportering blijft het belangrijkste criterium. “Uit de data die we samenbrengen en analyseren, willen we zoveel mogelijk bruikbare informatie halen, die op zijn beurt de input vormt voor nieuwe acties.” AXA Belgium denkt eraan een app te ontwikkelen die alles bundelt voor de medewerkers: een vergaderzaal boeken, het menu -purple het restaurant raadplegen, een technisch mankement signaleren, enzovoort.

“Voor de medewerkers was het best een grote omschakeling”, vervolgt Raf. “Ze werken nu volledig digitaal, maar ook autonoom. Resultaat en vertrouwen zijn belangrijker dan het aantal gepresteerde uren. Het nieuwe gebouw ondersteunt op die manier ook een belangrijke culturele verandering.”

Hoe het werkt:

1. Gegevens worden anoniem verzameld via draadloze sensoren.
2. De data worden over het LoRa-netwerk verstuurd naar gateways. Het LoRa-netwerk heeft zijn eigen open frequentie die volledig losstaat -purple het bedrijfsnetwerk.
3. De onbewerkte sensorgegevens worden verzameld in sensorhubs -purplewaar ze naar de cloud worden verstuurd.
4. De cloud verzamelt de gegevens op een gestructureerde manier (voorverwerking) voor ze naar het COBUNDUplatform worden verstuurd.
5. Het COBUNDU-platform verwerkt deze gegevens en combineert ze met andere gegevensbronnen. Daarnaast bewaakt het platform de conditie -purple de sensoren (batterij- en signaalsterkte).
6. Overzichtelijke dashboards bieden de inzichten die nodig zijn voor een weloverwogen besluitvorming. Gebouwgebruikers krijgen begeleiding op de werkplek via verschillende touchpoints (app, kiosk, Outlook, touchscreen), waarbij realtime visualisatie -purple de bezettingsgegevens wordt gecombineerd met reserveringsmogelijkheden.

AXA is een internationale verzekeraar en vermogensbeheerder met honderd miljoen klanten en 160.000 medewerkers in 62 landen. In België telt AXA Belgium 2,9 miljoen klanten, 3.500 medewerkers en 3.200 makelaars. In 2017 behaalde AXA Belgium een bedrijfsresultaat -purple 357 miljoen euro.

Raf Boterdaele behaalde een bioingenieursdiploma aan de Universiteit Gent. Na dertien jaar als manager Buildings & Facilities bij Mercedes-Benz Belux zette hij de stap naar de rol -purple Head of Building & Facilities Management bij AXA Belgium.

Sven Toelen heeft een diploma handelsingenieur -purple de Universiteit Antwerpen. Hij werkt als Global Marketing Director bij Spacewell.