Webinaire : c’est quoi et comment en organiser ?

Avant de parler de l’organisation même d’un webinaire, nous devons d’abord répondre à une autre question : qu’est-ce qu’un webinaire exactement ? Ces dernières années, les webinaires sont devenus de plus en plus populaires. Ils permettent d’entrer en contact avec des clients ou des personnes intéressées par votre entreprise. Le terme est une contraction des mots « web » et « séminaire ».

Il s’agit donc en fait de réunions collectives, ou conférence en ligne avec un public cible présent, mais en ligne. Un webinaire n’est toutefois pas une simple vidéo en direct, il s’agit plutôt d’une présentation qui peut vous permettre de développer le marketing digital de votre entreprise. Il peut être interactif, car la plupart des outils offrent la possibilité au public de réagir et de poser des questions. Une seule condition essentielle à l’organisation et à la participation à un webinaire : avoir un accès à internet.

Passons maintenant à quelques conseils pour organiser un webinaire réussi.

1. Rassemblez votre équipe

Il est possible de mettre en place un webinaire seul, mais il reste préférable de s’entourer d’une petite équipe, synonyme de gain de temps conséquent. Vous aurez besoin d’un présentateur ou d’un conférencier. Cette personne va créer le premier contact avec le public, elle parlera pendant tout le séminaire et s’assurera que tout se passe bien. Vous devez donc choisir une personne qui n’a aucune difficulté à parler devant des inconnus.

En ligne, vous n’aurez pas de contact direct avec le public, il faut d’autant plus choisir quelqu’un de convaincant. Un deuxième conférencier est également possible, mais n’en faites pas trop, au risque de perdre votre public.

Il est aussi utile que quelqu’un s’occupe de l’aspect technique. Il faut notamment vérifier le son et l’image. Si le son n’est pas bon, le technicien pourra prévenir l’orateur. En outre, comme le public peut poser des questions, cette personne devra aussi filtrer les commentaires et donner au présentateur les questions et interactions les plus intéressantes.

2. Annoncez votre webinaire

Votre webinaire ne peut pas avoir lieu sans un public. Vous devez donc promouvoir l’événement grâce aux bons canaux. C’est possible, par exemple, en envoyant un mail aux clients que vous avez dans votre base de données. Dans tous les cas, il est peu judicieux de promouvoir le webinaire auprès de groupes cibles qui ne seront pas intéressés. Alors, invitez le bon public et motivez-le à participer. Cela peut également se faire via les réseaux sociaux si vous disposez d’une audience suffisante sur les différents réseaux de votre entreprise.

Ne vous arrêtez pas à une seule annonce. Mais envoyez plutôt plusieurs rappels, sans harceler vos clients non plus. Même si quelqu’un est inscrit, il est judicieux de lui envoyer un petit rappel la veille de l’événement, histoire qu’il n’oublie pas. De nombreux logiciels de webinaire vous permettent de suivre les inscriptions. Vous savez alors qui participera. Ces outils vous enverront aussi à la fin de la présentation un rapport sur le succès ou non de l’événement. Vous pourrez alors connaitre vos points forts et points faibles pour le prochain webinaire.

3. Choisir le logiciel

Comme mentionné plus haut, vous aurez besoin d’un logiciel pour votre webinaire. La solution parfaite n’existe peut-être pas encore, il est donc préférable de vous concentrer sur ce dont vous avez le plus besoin, et faire un choix en conséquence. Nous vous proposons déjà quelques exemples :

• EasyWebinaire : Comme son nom l’indique, il s’agit d’un outil assez simple, tant pour les organisateurs que pour le public. En outre, il est possible de diffuser votre webinaire via YouTube Live ou Facebook Live. À la fin, vous recevez un rapport utile sur la portée et la participation. Le prix dépend du nombre de participants que vous souhaitez atteindre.
• WebinaireJam : Cette plateforme vous sera utile si vous souhaitez toucher un grand groupe de personnes. Pas moins de 5.000 personnes peuvent participer à votre webinaire en même temps. Cet outil a été surtout conçu pour les entreprises qui souhaitent vendre quelque chose lors de leur webinaire. Mais il peut aussi être utilisé à d’autres fins. Les participants pourront suivre l’événement de plusieurs manières : sur leur ordinateur, leur smartphone, leur tablette, etc. Certaines options permettent aussi de planifier et d’analyser vos webinaires, mais c’est surtout intéressant si vous organisez régulièrement de tels événements, car il vous faut un abonnement mensuel.
• Demio : Cette plateforme est très intuitive et propose une foule de fonctionnalités pratiques. Les analyses sont de très hauts niveaux et régulièrement mises à jour. Un abonnement mensuel sera nécessaire.

Ce ne sont que trois options parmi plein d’autres. Le meilleur conseil que nous pouvons vous donner est de définir ce dont vous avez besoin et de suivre votre stratégie de contenu. Ensuite, commencez vos recherches pour trouver l’outil qui correspond le plus à vos attentes. Pensez également à vos clients avec un outil facile et convivial. Il faudra aussi intégrer l’aspect financier en calculant le prix de revient pour votre entreprise.

4. Déterminez le déroulement de votre webinaire

Il y a des milliers de façons d’organiser un webinaire. Il est du coup préférable de travailler à l’avance sur un script, avec différentes étapes. Dès le début de l’événement, annoncez le programme aux participants. S’il y a des questions, il est bon de savoir qu’un ou plusieurs moments leur seront dédiés lors de la présentation. Ou vous pouvez aussi leur demander d’envoyer à tout moment leurs questions, afin qu’elles soient intégrées directement à la présentation.

Votre histoire doit aussi être bien structurée pour être facilement comprise. Voulez-vous inspirer vos participants grâce à votre webinaire ou avez-vous pour but de vendre un produit ou un service ? Dans tous les cas, comptez sur une durée d’environ 45 minutes. Vous pouvez durer plus longtemps, évidemment, mais l’attention des participants diminue après un certain temps. Ils pourraient alors quitter l’événement plus tôt que prévu.

Si vous avez vraiment beaucoup de choses à dire, vous avez deux solutions. Vous pouvez donner directement rendez-vous à la fin du webinaire pour un résumé de l’information. De cette manière, les participants qui décrochent pourront toujours revenir pour la conclusion. Ou vous pouvez diviser votre histoire en plusieurs chapitres et proposer une série de webinaires plus digestes au niveau du contenu, sur plusieurs jours ou plusieurs semaines.

5. Vérifiez que tout fonctionne

Avant de démarrer votre séminaire en ligne, vous devez vous assurer que tout fonctionne correctement. Testez la caméra avec laquelle vous allez filmer. Vérifiez que les diapositives de votre présentation PowerPoint se sont correctement téléchargées si vous avez décidé d’utiliser un tel outil pour aider vos spectateurs à mieux suivre votre présentation. Si vous comptez procéder à un partage d’écran lors de votre présentation, vérifiez également que tout fonctionne correctement.

Contrôlez la qualité sonore pour être sûr que les participants vous entendent bien. Il est également préférable de commencer le live 10 minutes avant le début du webinaire, afin d’être sûr qu’il n’y a aucun souci. S’il y a un problème, vous ajustez votre installation. Si tout est bon, vous accueillez les participants.

Quelques conseils pour un webinaire fluide :

• Choisissez un arrière-plan neutre pour ne pas distraire inutilement les participants.
• Assurez-vous que l’éclairage est correct afin de ne pas être sous-exposé ou surexposé. Cela se règle avant de lancer le live.
• Le présentateur doit se placer face caméra et bien regarder l’objectif. En outre, évitez les mouvements brusques.

6. Envisagez le suivi de votre webinaire

Assurez-vous de contacter les participants après votre webinaire, de préférence le jour même. De nombreux outils vous permettent d’enregistrer votre séminaire en ligne, vous pouvez donc leur envoyer la vidéo. C’est également utile pour les personnes qui étaient intéressées par l’événement, mais qui n’ont pas pu être présentes.

Mais ne limitez pas le mail de suivi à cette simple vidéo. Vous pouvez, par exemple, proposer un aperçu des points les plus importants qui ont été expliqués lors du webinaire. En outre, si certaines questions sont restées en suspend lors de la conférence, vous pouvez toujours y répondre dans le mail.

Si le but de votre webinaire était la génération de leads, vous pouvez également envoyer les documents et informations nécessaires sur votre entreprise aux participants. Et si vous souhaitez organiser d’autres événements à l’avenir, vous pouvez déjà les annoncer ou demander aux participants s’ils sont toujours intéressés et s’ils souhaitent être informés des prochaines dates.