Les 4 critères d’une facture électronique valable

Nous avions déjà évoqué les avantages de l’e-facture dans un article de ce blog. En résumé, on peut considérer que le format électronique est plus pratique, plus rapide et plus clair que la version papier. Les entrepreneurs et indépendants ont donc tout intérêt à passer à l’e-facturation. Cela ne signifie évidemment pas que vous allez pouvoir envoyer vos factures électroniques sans respecter certaines règles. Le législateur a en effet défini une série de conditions auxquelles une e-facture doit satisfaire. 

1. Authentique

   L’authenticité de l’origine de la facture doit être garantie. Cela signifie que la personne qui envoie la facture doit être en mesure de démontrer qu’elle est bien à l’origine de celle-ci. Le client doit pouvoir lui aussi démontrer que la facture reçue provient bien du fournisseur en question. Autrefois, cette garantie était apportée par la signature électronique ou par l’utilisation d’un système EDI (Échange de données informatisé, un système d’échange de documents commerciaux). Ce n’est toutefois plus une obligation. Désormais, en cas de contrôle fiscal, n’importe quel moyen de vérification peut être utilisé pour démontrer cette authenticité. 

2. Intègre

   L’intégrité de la facture doit également être garantie. Cela signifie que la facture ne peut faire l’objet d’aucune modification, car cela équivaut à de la fraude. La façon la plus simple d’éviter toute modification est d’envoyer la facture au format PDF. Il est en effet plus fastidieux (mais pas impossible...) de modifier un document PDF qu’un document Word par exemple. 

3. Lisible

   Les informations reprises sur la facture (nom, adresse, numéro de TVA) doivent être clairement lisibles sur papier et sur écran, sans nécessiter d’efforts excessifs. Les messages EDI, les messages XML ou d’autres messages structurés du même type ne sont pas considérés comme lisibles (ils peuvent cependant être convertis dans un format lisible). Le but est évidemment que la lisibilité de ces factures reste garantie dans le futur, même si la technologie évolue. 

4. Acceptée

   Le destinataire d’une e-facture doit accepter cette facture. En pratique, cela signifie qu’il doit être en mesure de la recevoir. Cette acceptation ne doit pas nécessairement être consignée explicitement dans un document. Le paiement d’une première facture électronique par le client est considéré comme une preuve d’acceptation des factures électroniques. 

Des questions ?

Vous avez des questions sur la facturation électronique ? Le gouvernement a lancé un portail web pratique qui répond à la plupart d’entre elles : FAQ (Frequently Asked Questions). Vous y trouverez probablement la réponse à la vôtre.