Espace de travail digital, services et expérience employé

Notre façon de travailler a profondément changé ces dernières années. Nous travaillons non seulement au bureau, mais aussi à la maison, en déplacement ou chez des clients. Quelles que soient les circonstances, nous comptons sur un accès rapide et sécurisé aux données et applications. Dans un marché en évolution rapide, cette réalité pose un défi de taille pour les entreprises. Les collaborateurs deviennent de plus en plus exigeants. Ils attendent la même expérience digitale au travail que dans la sphère privée.

"Les collaborateurs préfèrent un employeur qui les soutient et leur offre un espace de travail où ils peuvent véritablement apporter une contribution déterminante."

Nele Verhaegen, Workplace Solution Consultant chez Proximus NXT

L’espace de travail digital dans la course aux talents

Rien d’étonnant, dès lors, à ce que les entreprises font de l’espace de travail digital un atout dans la course aux talents. Nele Verhaegen, Workplace Solution Consultant explique que "Les collaborateurs préfèrent travailler au sein d’une entreprise qui les soutient et leur propose un espace de travail où ils peuvent véritablement apporter une contribution déterminante." À l’inverse, les collaborateurs décrocheront au sein d’un espace dépourvu de cette dimension digitale. Une stratégie judicieuse en la matière est, aujourd’hui, ce qui reflète véritablement l’identité d’une entreprise.

En quoi consiste l’espace de travail digital ?

L’espace de travail digital fournit aux collaborateurs, les outils digitaux pour communiquer avec les clients, collaborer, travailler à distance, automatiser les tâches répétitives, protéger les données de l’entreprise. L’espace de travail digital crée des conditions de travail efficaces, sûres et flexibles. Il assure une expérience optimisée, tant pour les clients et que pour les collaborateurs.

Une approche sans soucis

"L’aspect technique d’un espace de travail digital constitue déjà, à lui seul, un défi pour de nombreuses entreprises", observe Sander Geerkens, Product Manager WPaaS chez Proximus NXT. "Sur le marché de l’emploi, l’on constate une pénurie structurelle de profils IT. Les entreprises ont par conséquent du mal à gérer elles mêmes tout leur dispositif IT, en particulier la sécurité, élément essentiel de l’espace de travail digital." Les responsables IT - et par extension toute l'entreprise - doivent pouvoir se décharger de la gestion de leur espace de travail digital pour pouvoir se concentrer sur leurs tâches principales.

Qu’est-ce que Workplace as a Service (WPaaS) ?

En proposant Workplace as a Service (WPaaS), Proximus NXT aide les entreprises à mettre en place cet espace de travail digital de manière judicieuse. L’entreprise client souscrit un espace de travail intégral – appareils, applications et tous les services y afférents – sous la forme d’un service évolutif et paie, dans la plupart des cas, une redevance par utilisateur. En d’autres termes, cette solution n’exige aucun investissement préalable.

WPaaS repose essentiellement sur la technologie cloud. "Elle garantit aux collaborateurs un accès aux données et applications utiles, partout et à tout moment. Elle facilite en outre notablement la collaboration avec les collègues, clients ou fournisseurs", explique Nele. Et ce, tout en soulageant le département IT de l’entreprise. "Proximus NXT agit en tant que partenaire pour la gestion centralisée des mises à jour et de la sécurisation du dispositif intégral." Une entreprise qui opte pour la solution WPaaS n’aura donc plus à se soucier de ces aspects.

"L’IA aide les collaborateurs à travailler de façon plus autonome et productive, ce qui contribue à renforcer le sentiment d’appartenance et l’implication des collaborateurs."

Wilhelmine Dubuisson, Cloud Solution Sales chez Proximus NXT

Productivité et implication accrues

Les entreprises peuvent ainsi adopter sans crainte un espace de travail moderne. C’est d’ailleurs une bonne chose, compte tenu des avantages manifestes. Wilhelmine Dubuisson, Cloud Solution Sales chez Proximus NXT souligne que "C’est avant tout d’une autre manière de travailler. Le travail hybride – par exemple, travailler en partie à domicile ou chez un client – offre plus de flexibilité et un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle." Une évolution positive pour le bien-être, et un facteur indéniable d’une relation durable entre collaborateur et employeur.

"Ces collaborateurs se sentent également plus impliqués, car les nombreux outils favorisent les contacts et la collaboration faciles avec leurs collègues." Wilhelmine ajoute : "L’IA, par exemple, offre de nombreuses possibilités d’automatiser toutes sortes de tâches répétitives sans valeur ajoutée. Elle rend les collaborateurs plus autonomes et productifs dans leur travail." C’est ainsi que l’espace de travail digital contribue à une productivité accrue et de meilleurs résultats, tout en renforçant le sentiment d’appartenance et l’implication des collaborateurs, ce qui profite au bout du compte à toute l’organisation.

La Digital Employee Experience (DEX) mesure la satisfaction au travail

L’expérience globale des collaborateurs au travail en termes d’outils, de systèmes et processus digitaux est cruciale pour le succès d’un espace de travail digital. Cette satisfaction peut être mesurée à l’aide de la Digital Employee Experience (DEX) (les applications fonctionnent-elles bien, etc.). "Cette Digital Employee Experience est une considération prioritaire", reprend Sander. "Pour offrir de la valeur ajoutée au collaborateur et lui permettre ainsi de mieux faire son travail, nous devons identifier correctement ses besoins. C’est notre point de départ."

"Nous concevons une solution WPaaS en fonction de ces besoins spécifiques afin de créer un espace de travail digital efficace, productif et durable, sur mesure pour l’entreprise. Lorsqu’il s’agit de WPaaS, il n’y a pas d’approche standard qui tienne. Nous retrouvons souvent des problèmes très similaires dans des entreprises très différentes", déclare Stijn Bogaerts, Smart Business Generator, "mais tous les secteurs ne sont pas confrontés aux mêmes défis. C’est pourquoi nous partons toujours des besoins spécifiques du client pour créer une solution WPaaS sur mesure, en partant d’un nouveau projet pilote."

"Dans la pratique, le champ d’application des projets d’espace de travail est de plus en plus large, par exemple via une connexion avec des applications de smart building pour l’éclairage et la ventilation des bureaux."

Stijn Bogaerts, Smart Business Generator chez Proximus NXT

Les smart buildings comme composants de l’espace de travail durable

"Dans la pratique, le champ d’application des projets d’espace de travail est de plus en plus large, par exemple via une connexion avec des applications de smart building pour l’éclairage et la ventilation des bureaux", poursuit Stijn. "Les bâtiments intelligents sont voués à jouer un rôle toujours plus important si nous voulons parvenir à une économie climatiquement neutre d’ici 2050. Pensez par exemple à la possibilité offerte aux collaborateurs de réserver une salle de réunion facilement via une app, permettant ainsi l’optimisation des espaces de bureaux disponibles.

Ou encore un système de gestion des bâtiments pour faire en sorte que la salle soit chauffée, éclairée et ventilée au bon moment, permettant d’éviter une consommation inutile d’énergie. Limiter la consommation au strict nécessaire, pendant le temps nécessaire permet de réduire considérablement l’empreinte écologique. Des facteurs qui contribuent, eux aussi, à la productivité et au bien-être des collaborateurs."

Réserver une place de parking ou une salle de réunion, contrôler la sécurité, gérer l’accès au bâtiment ou à la salle de réunion, assurer la connectivité des équipements pour la réunion, etc. : avec Sodexo, Proximus NXT développe un ‘Digital HQ’, une app permettant d’utiliser bien plus efficacement les services facilitaires.

Sodexo teste d’abord sa plateforme smart building innovante dans ses nouveaux bureaux. À plus long terme, cependant, Sodexo et Proximus NXT l’utiliseront pour attirer de nouveaux clients, par exemple du secteur financier ou médical.

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"Trop peu d’entreprises encore sont conscientes de l’état de leur espace de travail hybride et de toutes les améliorations que pourrait apporter une stratégie performante en matière d’expérience digitale pour ses collaborateurs."

Sander Geerkens, WPaaS Product Manager chez Proximus NXT

Aspirations de durabilité

"L’aspect écologique est très important à tous les niveaux de WPaaS. Nous mettons en œuvre toutes nos solutions en pensant aux considérations écologiques afin d’optimiser, soutenir et améliorer au mieux la durabilité”, précise Sander. Il ne s’agit pas uniquement d’opter pour des solutions à empreinte écologique réduite avec occupation optimisée des espaces de bureaux disponibles, mais aussi des aspirations d’un employeur orienté vers l’avenir.

Reporting CSRD

Sander : "D’après moi, trop peu d’entreprises encore sont conscientes de l’état de leur espace de travail hybride et de toutes les améliorations que pourrait apporter une stratégie performante en matière d’expérience digitale pour ses collaborateurs. Workplace as a Service donne la priorité à l'optimisation de l'espace de travail digital et l'augmentation de la satisfaction des utilisateurs dans un espace de travail durable.

Nous améliorons continuellement la solution, y compris au niveau du reporting, pour rapporter correctement sur des aspects tels que la consommation énergétique des appareils, mais aussi leur réutilisation et leur recyclage. Les entreprises seront ainsi mieux armées pour faire face aux défis administratifs posés par la directive CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive)."

Bien-être, écologie, efficacité

"Créer un espace de travail digital et durable est non seulement un bon réflexe écologique, mais les collaborateurs et les résultats de l’entreprise s’en portent mieux aussi. En investissant dans des pratiques et technologies durables, les entreprises peuvent réduire leur empreinte écologique, devenir plus efficaces, améliorer la santé et le bien-être de leurs collaborateurs et réduire leurs coûts. C’est une situation où tous y gagnent et qui ouvre un avenir plus durable pour tous", conclut Nele.