Collaboration maximale au sein de la VVSG avec Microsoft Teams

Publié le 16/09/2022 dans Récits de clients

Collaboration maximale au sein de la VVSG avec Microsoft Teams

L’Union flamande des villes et communes (VVSG) entre dans une nouvelle ère en choisissant Microsoft Teams comme application standard de téléphonie.

La VVSG œuvre pour les intérêts des villes et communes flamandes en conseillant et défendant leurs administrations dans des dossiers de politique et en mettant à leur disposition des formations, des publications et des outils de communication. Mais plus important encore : la VVSG rapproche et interconnecte les pouvoirs locaux et leurs partenaires afin qu’ils travaillent de manière encore plus performante.

Accessibilité et communication optimales

Soucieuse de remplir le plus efficacement possible son rôle d’information et de création de réseaux, la VVSG considère que l’accessibilité et la communication sont des priorités absolues, surtout en cette période post-coronavirus. Cela est vrai non seulement en interne, mais aussi vis-à-vis de ses partenaires et parties prenantes. “Lorsque nos 225 collaborateurs travaillent en réseau et partagent leurs connaissances, nous voulons qu’ils rencontrent le moins d’obstacles possible”, explique Sven Haeldermans, directeur IT.

Teams répond au souhait de nos collaborateurs de travailler en réseau et de partager leurs connaissances en rencontrant le moins d’obstacles possible.

Sven Haeldermans, directeur IT de la VVSG.

Déploiement accéléré

Pour gagner en efficacité, la VVSG a décidé de se séparer de sa centrale téléphonique classique, analogique et sur site. “Un département informatique doit pouvoir se concentrer sur l’informatique”, déclare Sven Haeldermans. “La maintenance d’une centrale téléphonique n’est pas notre cœur de métier.”

C’est ainsi que la VVSG a adopté Microsoft Teams, certes plus tôt que prévu. “En effet, nous sommes d’abord passés à Skype for Business, un ancien service de Microsoft, même si nous savions que ses jours étaient comptés”, poursuit Sven Haeldermans. Cette expérience a permis à la VVSG d’identifier les fonctionnalités que sa future nouvelle solution devait offrir. “Pour travailler de manière optimale, nous voulions une seule application centrale.”

Microsoft Teams

Le choix de la VVSG s’est porté sur Microsoft Teams, une plateforme déjà utilisée par ses équipes pour les vidéoconférences. En standardisant l’utilisation de la fonction d’appel, la VVSG a fait de Teams son unique outil de communication. La plateforme offre en effet d’autres fonctionnalités : messagerie instantanée, vidéoconférences, stockage de documents, intégration avec SharePoint, etc. “La crise du coronavirus a accéléré le processus. Il n’y avait pas de meilleur moment pour franchir le pas”, se félicite Sven Haeldermans.

Une seule application pour la plus grande satisfaction des collaborateurs

La migration vers Microsoft Teams s’est déroulée sans accroc. “Notre connaissance de Skype for Business nous a aidés”, précise Sven Haeldermans. Un court briefing sur les fonctionnalités et quelques démos ont suffi pour familiariser les équipes à la plateforme. “Désormais, nos collaborateurs n’ont plus qu’un seul programme à ouvrir le matin pour disposer de tout ce dont ils ont besoin.”

Désormais, nos collaborateurs n’ont plus qu’un seul programme à ouvrir le matin pour disposer de tout ce dont ils ont besoin.

Sven Haeldermans, directeur IT de la VVSG.

Expertise de Teams externalisée chez Proximus

Pour la gestion de Teams, la VVSG a choisi Proximus, ce qui lui permet d’appeler tous les numéros fixes, mobiles et internationaux depuis la plateforme.

“Au département IT, nous ne devons plus nous soucier des mises à jour et de leur impact en termes de continuité des opérations”, poursuit Sven Haeldermans. “C’est précisément la raison pour laquelle nous avons choisi Teams et Proximus. Nous ne devons ainsi pas avoir nous-mêmes l’expertise nécessaire pour gérer la plateforme.”

Interlocuteur unique

La VVSG est satisfaite de la collaboration avec Proximus. “C’est important, car en tant que directeur IT, il faut non seulement ‘vendre’ la solution en interne, mais aussi le partenaire avec qui on veut travailler.” Une communication transparente a été la clé de la réussite du projet. “Proximus travaille avec des chefs de projet. Grâce à cet interlocuteur unique, tout s’est déroulé comme prévu et les membres de l’équipe ont commencé à travailler très rapidement avec Teams.”

Diplômé en informatique de la Katholieke Hogeschool de Louvain, Sven Haeldermans est directeur IT à la VVSG depuis 2001.

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