AXA Belgium : un bâtiment intelligent pour une nouvelle culture de travail

Avec ce projet, AXA Belgium a été nominée pour le IFMA Facility Project of the Year.

Jusqu’en 2017, AXA Belgium avait ses bureaux à Watermael-Boitsfort, en périphérie bruxelloise. Rien n’a été laissé au hasard dans la réflexion qui a précédé le déménagement de l’entreprise vers le centre-ville. “Nous réfléchissions à une nouvelle approche depuis 2012”, commente Raf Boterdaele, Head of Building & Facilities Management chez AXA. “Nous cherchions une solution qui, à long terme, serait favorable à la mobilité de nos collaborateurs.”

Le choix s’est porté sur l’ancien siège d’Engie Electrabel, place du Trône. La partie historique du bâtiment — un ancien hôtel — a été conservée, la deuxième aile a fait l’objet d’une profonde rénovation et une nouvelle structure horizontale, plutôt que verticale, a été construite pour faciliter l’interaction entre les collaborateurs.

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Ces trois modules forment un ensemble offrant une très grande surface horizontale : un total de 50.000 m², dont 35.000 m² pour les bureaux et le forum central avec le restaurant d’entreprise.

“C’est un bâtiment moderne et de caractère, porteur d’une histoire”, déclare Raf, avant de souligner que “sa situation présente une énorme plus-value en termes de mobilité. La priorité n’est plus à la facilité d’accès en voiture, mais à l’accessibilité via les transports en commun. La gare de Bruxelles-Central se trouve juste à côté. Le bus et le métro s’arrêtent devant nos portes. Nous avons prévu un vaste parking pour les vélos et des douches pour ceux qui utilisent ce moyen de transport.”

À chaque activité son espace

AXA Belgium est passé au Nouveau Mode de Travail en 2014, offrant à ses collaborateurs la possibilité de travailler depuis leur domicile. “Une approche que nous avons intégrée dans notre nouveau bâtiment”, confirme Raf. “Nous l’avons aménagé dans l’esprit activity- based workplace.”

Les espaces sont donc conçus par type d’activité : salles de réunion de tailles variées, espaces réservés aux tâches exigeant de la concentration, lieux pour rencontres informelles, entretiens téléphoniques et brainstormings, bubbles (petits espaces équipés d’une table et de trois chaises), pièces dynamiques et intelligentes, etc.

AXA souhaitait avant tout une solution fonctionnelle. Le bâtiment Marnix, premier site NWOW de l’entreprise, prévoyait sept postes de travail pour dix personnes. Ils sont ensuite passés à six. Nos 2.600 collaborateurs qui travaillent au siège bruxellois se partagent 1.540 postes de travail. “Le ratio de six sur dix permet d’économiser quelques milliers de mètres carrés de bureaux”, indique Raf.

“L’impact budgétaire est colossal. Mais le principe doit bien sûr rester viable.” C’est pourquoi le bâtiment est équipé d’une solution IoT qui permet un suivi précis de l’utilisation des bureaux, des postes de travail et des salles de réunion. Spacewell (anciennement MCS Solutions) a conçu et couplé cette solution au réseau LoRa de Proximus. Les applications IoT sont ainsi totalement indépendantes de l’environnement IT d’AXA Belgium, afin de prévenir toute brèche de sécurité.

Mieux comprendre

Le bâtiment est équipé de 1.850 capteurs qui consignent l’utilisation des postes de travail et des salles de réunion. Ils communiquent toutes les six minutes avec la plateforme IoT via le réseau LoRa. “L’analyse de ces données nous permet de comprendre comment nos collaborateurs utilisent l’infrastructure disponible”, poursuit Raf. “Nous nous servons de ces informations pour optimiser le fonctionnement du bâtiment.” Le bâtiment possède aussi une cinquantaine de capteurs de confort, qui mesurent notamment la température, l’humidité de l’air et la concentration en CO2.

“Les capteurs de confort collectent des données qui, grâce à la solution IoT, sont publiées en ligne en direct ”, explique Sven Toelen, Global Marketing Director chez Spacewell. “L’application offre en quelque sorte un contrôle de qualité des installations techniques du bâtiment, car les rapports indiquent en temps réel si les installations HVAC fonctionnent bien.” Le troisième volet du trajet IoT sera consacré aux espaces sanitaires et permettra entre autres de mieux organiser le nettoyage en fonction des besoins des utilisateurs.

S’agissant d’une rénovation doublée d’une nouvelle construction, AXA Belgium a intégré la dimension numérique à un stade précoce du projet. “Le numérique est omniprésent”, confirme Raf. “Le bâtiment est équipé d’un éclairage LED et de capteurs de mouvement. Nous avons obtenu la certification BREEAM pour notre durabilité.” L’économie réalisée en termes de surface de travail représente le plus grand impact environnemental. En réduisant la taille de ses bureaux, l’entreprise économise sur sa consommation. “Le projet évolue en permanence. Plus nos données s’étoffent, plus nous peaufinons nos analyses et optimisons nos processus.”

Changement de culture

La communication reste le critère principal. “Nous voulons extraire, au départ des données que nous collectons et analysons, le plus d’informations utilisables possibles que nous mettrons ensuite à profit pour de nouvelles actions.” AXA Belgium envisage notamment de développer pour ses collaborateurs une app ‘tout-en-un’ qui leur permettra de réserver une salle de réunion, consulter le menu du restaurant, signaler un problème technique, etc.

“Le changement a été de taille pour nos collaborateurs”, poursuit Raf. “Nous avons tous basculé vers le numérique, mais aussi vers un travail autonome. Le résultat et la confiance valent largement le travail accompli. Tel que nous l’avons conçu, le nouveau bâtiment est aussi, de ce point de vue, un acteur important du changement de culture.”

Comment ça fonctionne :

1. Les données sont collectées de manière anonyme par des capteurs sans fil.
2. Les données sont transmises aux passerelles par le biais du réseau LoRa. Ce réseau dispose de sa propre fréquence ouverte qui n’interfère pas avec le réseau local.
3. Les données brutes des capteurs sont recueillies dans des concentrateurs de capteurs d’où elles sont transmises au cloud.
4. Le cloud rassemble les données de manière structurée (prétraitement) avant qu’elles ne soient transmises à la plateforme COBUNDU.
5. La plateforme COBUNDU traite ces données et les combine avec d’autres sources de données. En outre, la plateforme surveille la condition des capteurs (puissance de la batterie et du signal).
6. Des tableaux de bord bien organisés fournissent les informations nécessaires à une prise de décisions éclairées. Les occupants sont assistés dans l’environnement de travail à l’aide de divers points de contact (application, kiosque, Outlook, écran tactile) qui combinent la visualisation en temps réel des données d’occupation et des possibilités de réservation.

AXA est un gestionnaire de patrimoine et assureur d’envergure internationale. Le groupe dessert 100 millions de clients et emploie 160.000 personnes dans 62 pays. En Belgique, AXA Belgium compte 2,9 millions de clients, 3.500 collaborateurs et 3.200 courtiers. En 2017, AXA Belgium a réalisé un résultat opérationnel de 357 millions d’euros.

Raf Boterdaele est titulaire d’un diplôme de bioingénieur de l’Université de Gand. Après avoir travaillé 13 ans comme responsable Buildings & Facilities chez Mercedes-Benz Belux, il a franchi le pas et intégré ses nouvelles fonctions de Head of Building & Facilities Management chez AXA Belgium.

Sven Toelen est ingénieur commercial, diplômé de l’Université d’Anvers. Il est Global Marketing Director chez Spacewell.