Installation et configuration

Téléchargez le mode d'emploi, consultez les instructions de base pour la configuration de votre système de communication Forum ou la liste des codes de programmation pour les téléphones.

Modifier la configuration peut influencer le fonctionnement de votre central téléphonique. Contactez-nous pour une formation ou pour modifier la configuration à distance.

Modes d'emploi Forum 500 et 5000

Si vous rencontrez des termes techniques que vous ne connaissez pas pendant que vous consultez le mode d'emploi, le glossaire explicatif vous sera certainement utile.

Gamme Forum 500 :

• Forum 512, 514, 516 et 518
• Forum 522
• Forum 523 et 524
• Forum 525 et 526
• Forum 550 et 560

Gamme Forum 5000 :

• Forum 5004, 5008 et 5012
• Forum 5500

Modifier la configuration

Pour modifier la configuration, suivez les étapes ci-dessous :

1. Éteignez l'ordinateur et débranchez tous les câbles réseau raccordés.
2. Raccordez la carte réseau de l'ordinateur à la prise LAN en utilisant un câble Ethernet croisé.
3. Redémarrez l'ordinateur et connectez-vous avec des droits administrateurs. Si votre ordinateur ne reçoit pas automatiquement une adresse IP par DHCP, réactivez DHCP et redémarrer l'ordinateur. Trouvez plus d'aide sur microsoft.com ou apple.com.
4. Surfez vers http://192.168.99.254/.
5. Introduisez comme nom d'utilisateur Administrator, votre mot de passe et cliquez sur Ok. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide. Pour des raisons de sécurité, on vous demandera de choisir un nouveau mot de passe et un nouveau PIN du système. Le paramètre par défaut est 0000. Cliquez sur Appliquer.
6. Cliquez sur Configurateur dans le menu de gauche pour modifier votre configuration. Après chaque modification, enregistrez votre configuration.

Si vous avez modifié l'adresse IP ou le masque sous-réseau ou vous voulez redémarrer le système à distance, tapez les codes suivants sur un téléphone système :

• Pour trouver l'adresse IP : *182
• Pour modifier l'adresse IP : Si votre PIN système est 0000 et vous voulez modifier l'adresse IP en 192.168.99.254, saisissez *182*0000*192*168*99*254#.
• Pour trouver le masque sous-réseau : *183
• Pour modifier le masque sous-réseau : Si votre PIN système est 0000 et vous voulez modifier le masque sous-réseau en 255.255.255.0, saisissez *183*0000*255*255*255*0#.
• Pour redémarrer le système : *185*0000# (remplacez 0000 par votre PIN système)
  Le redémarrage peut durer jusqu'à 20 minutes.

Pour de plus amples informations, consultez la fonction Aide en haut à droite ou le mode d'emploi complet. Contactez-nous pour modifier la configuration à distance.

Codes de programmation

Téléchargez les codes de programmation standards . Entrez le code sur votre téléphone pour activer ou désactiver une fonction.

Vous utilisez un téléphone analogique Maestro, Twist ou un téléphone d'une autre marque ? Téléchargez le mode d'emploi pour les appareils standards .

Options

Les systèmes de communication Forum 500 et 5000 comprennent des options adaptées à votre entreprise : Forum Voicemail, Forum Conference, Forum Auto Attendant,  Forum ACD, Forum Count & Forum Hotel.

Options seulement disponibles avec licences. Vous voulez ajouter une option à votre système de communication ? Contactez-nous pour effectuer les modifications.

Forum Voicemail

Téléchargez le mode d'emploi Forum Voicemail ou lisez les instructions de base.

Configurer Forum Voicemail

L'administrateur configure un numéro d'appel Forum Voicemail et communique ce numéro aux utilisateurs. Pour configurer Forum Voicemail, suivez les étapes ci-dessous :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès au système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, SYS Configuration et Extensions. Chargez le fichier de licence Forum Voicemail.
4. Si vous avez un système de communication Forum 523, 524, 525, 526, 550 ou 560 : cliquez sur Configurateur, SYS Configuration et Composants. Chargez un fichier vocal.
5. Cliquez sur Applications, Forum Voicemail et Paramètres. Configurez le numéro d'appel de Forum Voicemail.
6. Cliquez sur Boîtes vocales. Configurez une ou plusieurs (maximum jusqu'au nombre autorisé par la licence) boîtes vocales:
   • Créez ou supprimez des boîtes vocales. Pour chaque numéro, vous déterminez quand (immédiate, après temps, occupé of occupé & après temps) et comment (uniquement pour les appels internes, externes ou tous les appels) les appels sont deviés vers la boîte vocale.
   • Vous sélectionnez la langue du menu vocal et la durée maximale des messages (par défaut 60 secondes).
   • Interrogation à distance permet aux utilisateurs d'accéder leur boîte vocale à distance (ou à partir d'un autre poste interne).
   • L'option Message d'accueil central peut être modifiée et permet aux utilisateurs de modifier le message d'accueil central. Pour configurer un Message d'accueil pour un groupe d'utilisateurs, cliquez sur Gestion d'utilisateurs, Groupes d'utilisateurs, TEL Configuration et Distribution d'appels.
   • Pour chaque boîte vocale, vous pouvez réinitialiser le code PIN : le paramètre par défaut est 0000.

Utiliser Forum Voicemail

Pour consulter votre messagerie vocale, suivez les étapes ci-dessous :

• Via le numéro d'appel interne : Si demandé, introduisez votre code PIN. Si vous ne connaissez plus votre code PIN, votre administrateur peut le réinitialiser à 0000. Vous appelez d'un autre poste ? Introduisez le numéro d'appel de votre messagerie vocale. Les options suivantes sont disponibles :
  1. Nouveaux messages : écoutez vos nouveaux messages. Appuyez sur 7 pour rappeler votre correspondent.
  2. Messages enregistrés : introduisez le numéro du message à écouter et appuyez sur *.
  3. Paramètres centraux : gérez les paramètres de votre boîte vocale.
  4. Messages d'accueil centraux :si votre administrateur vous a donné les privilèges de modifier le message d'accueil, définissez un nouveau message d'accueil ici.
  5. Changer la boîte vocale : entrez le numéro d'appel et le code PIN de la boîte vocale à consulter.
  6. Enregistrer le message et l'envoyer : enregistrez un message à envoyer vers une autre boîte vocale.
• Via la touche d'information de votre téléphone Forum : Choisissez 4 Boîte vocale ou Message vocale et confirmez avec la touche Ok. Les options suivantes sont disponibles :
  • Marche : écoutez le message.
  • Effacer : effacez le message.
  • Sélectionner : rappelez votre correspondent.
  • Annuaire télé : appuyez sur 1 Nouvelle entrée pour inscrire le correspondent dans l'annuaire ou sur 2 Ajouter pour modifier les détails. Appuyez sur Sauvegarder.
  • Renvoyer : envoyez le message à une autre boîte vocale, avec ou sans commentaire.
  • Marquer c nouveau : redonnez le statut nouveau à un message.

Forum Conference

Téléchargez le manuel Forum Conference  ou lisez les instructions de base.

Donner accès aux utilisateurs

L'administrateur doit autoriser l'accès au onglet Forum Conference dans l'application Forum CTI et donner la permission de créer des invitations. Procédez comme suit :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès au système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur et Gestion d'utilisateurs.
4. Sélectionnez un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.
5. Dans Applications, cochez Forum CTI et dans Forum Conference, cochez L'utilisateur peut rédiriger des invitations.

Répéter ce processus pour tous les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs.

Configurer des systèmes de conférence

Vous pouvez configurer jusqu' à 10 systèmes de conférence, avec 5 à 10 participants selon votre licence. Chaque système a son propre numéro de téléphone, ses propres messages et paramètres.

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès au système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, Applications, Forum Conference et Systèmes.
4. Cliquez sur Nouveau pour ajouter un nouveau système de conférence. Pour modifier un système de conférence existant, cliquez sur le nom du système de conférence.
5. Remplissez les champs :
   • Basé sur : vous pouvez utiliser les paramètres d'un système de conférence que vous avez configuré auparavant.
   • Nom : choisissez un nom pour votre système de conférence (jusqu' à 20 caractères).
   • Numéro d'appel : entrez le numéro d'appel interne (1 à 5 caractères). Pour que des utilisateurs externes puissent participer à des conférences, vous devez également saisir le numéro dans le Configurateur dans Distribution d'appels et Entrants ou Entrants DDI.
   • Message d'accueil : sélectionnez un fichier audio que les participants entendent quand ils entrent dans la conférence. Vous devez configurer un fichier audio pour le message d'accueil et entrée PIN fausse dans le menu Audio de Forum Conference ou la configuration est incomplète. Si vous ne l'avez pas déjà fait, commencez par ceci.
   • Entrée PIN fausse : sélectionnez un fichier audio que les participants entendent lorsqu'un code PIN est erroné ou lorsque le code PIN est entré trop tard.
   • Signal en entrant et en quittant : jouez un bip sonore lorsque les participants entrent ou sortent de la conférence.
   • Timeout pour saisie PIN : entrez le nombre de secondes que le participant a le temps d'entrer son code PIN.
   • Délai pour la réponse : entrez le nombre de secondes pendant lesquelles un participant entend une tonalité avant d'entrer dans la conférence.
   • Numéro d'appel de la conférence pour e-mail d'invitation : entrez le numéro d'appel complet que le participant doit entrer pour participer à la conférence. Ceci est envoyé dans l'e-mail d'invitation. Pour les participants internationaux, saisissez ce numéro dans un format international. (Par ex. +32 2 2001234).
   • Envoie e-mail en cas d'invitation ou annulation : envoyez un e-mail aux participants avec une invitation ou une annulation de la conférence.
   • Envoie e-mail avant le début de la conférence audio : envoyez un rappel par e-mail aux participants au début de la conférence.
   • Envoie e-mail à la fin de la conférence audio :envoyez un rappel par e-mail aux participants à la fin de la conférence.
   • Nombre de langues : vous pouvez configurer jusqu' à 3 langues pour les annonces.
   • Langue pour annonces : saisissez le nom des langues que vous utilisez pour les annonces. Vous devez utiliser les mêmes noms lorsque vous créez des salles de conférence.
   • La salle est fermée : lecture d'un fichier audio lorsque la salle de conférence est fermée.
   • La salle est pleine : lecture d'un fichier audio lorsque le nombre maximum de participants est atteint.
   • Se connecter dans une salle vide : lecture d'un fichier audio lorsque le premier participant entre dans la salle.
   • Se connecter dans une salle non-vide : lecture d'un fichier audio pour informer le participant que d'autres participants sont déjà présents.
   • Participant a été enlevé de la salle : lecture d'un fichier audio pour informer le participant qu'il a été retiré de la salle par le gestionnaire de la salle de conférence.
6. Cliquez sur Appliquer.

Votre système de conférence est à présent configuré. Attention : Un système de conférence ne peut pas être modifié ou supprimé tant que des salles de conférence fixes lui sont encore attribuées ou lorsqu'une conférence a lieu.

Créer des salles de conférence

L'administrateur peut créer des salles de conférence fixes ou autoriser les utilisateurs à créer eux-mêmes des salles de conférence temporaires.

Salles de conférence fixes

Les salles de conférence fixes sont protégées par un code PIN qui ne change jamais. Ce code PIN doit être communiqué aux utilisateurs de la salle de conférence. Les dispositions relatives aux salles de conférence fixes doivent se faire en accord mutuel afin d'éviter que plusieurs conférences aient lieu en même temps.

L'administrateur nomme un gestionnaire de conférence qui gère la salle de conférence et est responsable de l'ouverture et de la fermeture de la salle. Il ne peut s'agir d'un seul utilisateur ou un groupe d'utilisateurs.

Pour créer une salle de conférence fixe, suivez ces étapes :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès au système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, Applications, Forum Conference et Salles.
4. Cliquez sur Nouveau pour créer une nouvelle salle de conférence. Pour modifier une salle de conférence existante, cliquez sur le nom de la salle de conférence.
5. Remplissez les champs :
   • Statut: si vous activez cette option, la salle de conférence est ouverte. Les participants ne peuvent entrer dans la salle de conférence que lorsqu'elle est ouverte. Des salles peuvent également être ouvertes ou fermées dans l'application Forum CTI.
   • Nom: choisissez un nom pour votre salle de conférence (jusqu' à 20 caractères).
   • Système : sélectionnez le système de conférence assigné à cette salle.
   • Utilisateur : sélectionnez un utilisateur qui est le gestionnaire de conférence pour cette salle.
   • Groupe d'utilisateurs : sélectionnez un groupe d'utilisateurs à côté d'un gestionnaire de conférence unique. Le gestionnaire de conférence ne doit pas nécessairement faire partie de ce groupe d'utilisateurs. Tous les utilisateurs du groupe d'utilisateurs peuvent organiser des conférences dans cet espace.
   • Valeur maximale : déterminez le maximum nombre de participants pour cette salle. 0 représente un nombre infini de participants, mais ce n'est pas recommandé si vous souhaitez réserver des canaux vocaux pour d'autres salles de conférence.
   • PIN : le système crée automatiquement un code PIN par langue qui est le même pour tous les participants, mais vous pouvez également choisir votre propre code PIN.
   • Message d'accueil : sélectionnez le message d'accueil joué lorsqu'un participant entre dans la salle.
6. Cliquez sur Appliquer.

Votre salle de conférence fixe est à présent créée.

Salles de conférence temporaires

Lorsqu'un utilisateur crée une invitation de conférence dans l'application Forum CTI, une salle de conférence temporaire est créée. Chaque participant reçoit un code PIN temporaire.

L'utilisateur qui crée l'invitation est le gestionnaire de conférence. Une salle de conférence temporaire est automatiquement ouverte et fermée. Les participants de la salle de conférence temporaire recevront une invitation en format calendrier (Outlook et ICS) avec les données (numéro d'appel, date, heure et code PIN personnel) et un rappel par e-mail lorsqu'une conférence commence, se termine ou est annulée.

Pour créer une salle de conférence temporaire, suivez ces étapes :

1. Surfez vers http://ip-address/app-cti.asp et remplacez ip-address par l'adresse IP de votre système de communication. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système. Par ex : si l'adresse IP de votres système de communication est 192.168.99.254, vous rentrez http://192.168.99.254/app-cti.asp dans votre navigateur.
2. Entrez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe et cliquez sur Login.
3. Cliquez sur Forum CTI.
4. Cliquez sur l'onglet Forum Conference et sélectionnez Invitations dans le menu déroulant à côté de Forum Conference.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter invitations et remplissez les champs :
   • Sujet : spécifiez le thème de la conférence.
   • Langue de la conférence : entrez la langue de la conférence.
   • Système : sélectionnez un système de conférence dans la liste (si votre administrateur a configuré plusieurs systèmes).
   • Début et Fin : sélectionnez l'heure de votre conférence.
   • Ouvert avant début : entrez le nombre de minute que la salle de conférence s'ouvre avant le début de la conférence.
   • Langue du mail d'invitation : sélectionnez la langue dans laquelle l'e-mail d'invitation doit être envoyé.
   • Enregistrer : sélectionnez cette option pour enregistrer la conférence.
6. Cliquez sur Appliquer.
7. Cliquez sur le bouton Ajouter participant et remplissez les champs :
   • Nom : saisissez le nom du participant. Le système propose des participants à partir de la liste des utilisateurs, du répertoire interne ou d'un serveur LDAP. Si le participant est reconnu, l'adresse e-mail sera remplie automatiquement.
   • E-mail : si nécessaire, entrez l'adresse e-mail du participant. Séparez les adresses e-mail par une virgule ou un point-virgule, sans espaces.
   • Système : sélectionnez le système de conférence dans la liste (si votre administrateur a configuré plusieurs systèmes).
   • Langue pour annonces : sélectionnez la langue du menu audio qui accompagne le participant.
   • Uniquement écouter : lorsque cette option est activée, le participant ne peut que écouter (par ex. pour les webinaires).
8. Cliquez sur Appliquer.

Pour supprimer des participants, appuyez sur le bouton Supprimer participant. Pour changer une conférence, double-cliquez sur le nom de la conférence et suivez les étapes ci-dessus. Pour annuler une conférence, cliquez sur le bouton Supprimer invitation.

Forum Auto Attendant

Créez des portails vocaux ou des systèmes de messagerie. Téléchargez le mode d'emploi Forum Auto Attendant ou lisez les instructions de base.

Installer KDA Manager

KDA Manager vous permet de créer des fichiers audio ou de convertir des fichiers existants au format correct. Si vous n'avez pas encore installé l'application KDA Manager, installez-là à partir du dossier \Forum sur le CD du produit ou enregistrez des fichiers audio avec un téléphone système via le Configurateur sans installer KDA Manager.

Créer des portails vocaux

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès à votre système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, Applications et Auto Attendant.
4. Chargez dans le menu Audio les fichiers audio dont vous en avez besoin ou enregistrez-les avec un téléphone système.
5. Dans Menu vous configurez les menus. Lors de la planification de votre menu, utilisez des messages courts et compréhensibles que l'appelant peut se souvenir facilement. N'ajoutez pas de choix inutiles. Permettez à l'appelant de répéter les messages, de revenir en arrière dans les menus et de confirmer les choix sélectionnés (P.ex. 'Votre installation sera effectuée le...').
6. Configurez au moins un système (portail vocal) dans le menu Système et attribuez-le à votre portail vocal. Pour de plus amples informations, consultez la fonction Aide en haut à droite.
7. Cliquez sur SYS Configuration et Sauvegarde. Sauvegardez votre configuration.

Forum ACD

Forum ACD (Automatic Call Distribution) est une application pour la distribution automatique des appels. Les systèmes ACD sont utilisés lorsqu'un volume élevé d'appels est attendu et la distribution automatique vers les agents de votre centre de contact avec des files d'attente et des annonces individuelles est nécessaire. L'application permet également à vos superviseurs de suivre les agents qui travaillent pour votre centre de contact.

Téléchargez le mode d'emploi Forum ACD .

Forum Count

Consultez vos données de connexion (date, heure, durée, coûts, etc.) facilement. Téléchargez le mode d'emploi Forum Count ou lisez les instructions de base.

Enregister les données de connexion

Pour enregistrer les données de connexion, suivez les étapes ci-dessous :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès à votre système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, Gestion d'utilisateurs et Groupes d'utilisateurs. Sélectionnez les connexions entrantes ou sortantes pour vos groupes d'utilisateurs.

Pour de plus amples informations, consultez la section Aide en haut à droite ou dans le glossaire explicatif .

Vous pouvez créer jusqu'à 20 profils. Forum Count enregistre jusqu'à 6000 enregistrements (pour Forum 523, 524, 525, 526, 550 et 560) ou 10000 enregistrements (pour Forum 5004, 5008 et 5012). Sauvegardez régulièrement via le menu SYS Configuration sous Sauvegarde.

Pour utiliser un programme externe de saisie de coûts, un ordinateur doit être connecté au Forum 525, 526, 550 of 560 via le terminal COM. Pour de plus amples informations, consultez la section Aide en haut à droite ou dans le mode d'emploi complet de votre système de communication Forum. Alternativement, vous pouvez également transférer les coûts vers un programme externe via CSTA. Dans ce cas, installez le programme de conversion qui se trouve sur le CD produit de votre système de communication.

Configurer des profils

Par défaut, aucun profil n'est configuré. Pour configurer des profils, procédez comme suit :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès à votre système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur et Forum Count.
4. Cliquez sur Profil. Créez un ou plusieurs (jusqu'à un maximum de 20) profil(s).
5. Cliquez sur SYS Configuration et Sauvegarde. Sauvegardez votre configuration.

Exporter ou effacer les données de connexion

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès à votre système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur et Forum Count.
4. Choisissez un profil et affichez, exportez, imprimez ou supprimez les données de connexion.

Les données de connexion sont sauvegardées dans un fichier .csv (Windows, Unix ou Mac) ou dans un fichier .zip.

Effacez les données dont vous n'avez plus besoin. À 6000 enregistrements (pour Forum 523,524,525, 526,550 et 560) ou 10000 enregistrements (pour Forum 5004, 5008 et 5012), vos données sont automatiquement effacées par le système. À 80% de la capacité, vous recevez un avertissement.

Forum Hotel

Gérez votre hôtel avec votre système de communication Forum. Téléchargez le mode d'emploi Forum Hotel ou lisez les instructions de base.

Configurer Forum Hotel

Pour configurer Forum Hotel, suivez les étapes ci-dessous :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès à votre système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, SYS Configuration et Extensions. Chargez le fichier de licence Forum Hotel.
4. Cliquez sur Gestion d'utilisateurs et Groupes d'utilisateurs. Créez 2 nouveaux groupes d'utilisateurs : un groupe pour le personnel et un groupe pour la clientèle. Au groupe du personnel vous accordez les droits Forum Hotel et/ou Forum Count. Pour le groupe  du clientèle vous activez Toutes les touches bloquées.
5. Cliquez sur Utilisateur. Créez des comptes pour tous les employés et attribuez-les au groupe du personnel. Utilisez le groupe 'guests' pour la clientèle. Choisissez le paramètre International pour la numérotation externe. D'autres informations pertinentes se trouvent sous Appareils système et Données de connexion. Consultez la fonction Aide en haut à droite pour de plus amples informations,.
6. Cliquez sur Forum Hotel et Chambres. Configurez (jusqu'à 200) vos chambres à base du numéro de la chambre et attribuez un numéro de téléphone à la chambre. Il est recommandé que le numéro de la chambre soit identique au numéro de téléphone.
7. Raccordez le téléphone de réception à une connexion Upn, de préférence un Forum Phone 530 ou 535. Vous pouvez également utiliser un Forum Phone 520 ou 525.
8. Cliquez sur Configurateur, TEL Configuration, Connexions et Upn. Configurez le téléphone Forum :
   • Type: Sélectionnez le type de téléphone, p.ex. Forum Phone 535.
   • Keypads (Consoles): Sélectionnez le nombre de claviers numériques, p.ex. 1 pour un Forum Phone 535.
   • Description: Introduisez une description, p.ex. Réception.
   • Numéro d'appel: Choisissez un numéro d'appel, p.ex. 900.
9. Cliquez sur Forum Hotel et Paramètres. Dans le champ Téléphone de réception, introduisez le numéro d'appel interne de la réception (p.ex. 900). Dans le menu Applications du téléphone de réception l'option Hôtel est maintenant disponible. Programmez une touche de fonction pour le téléphone de réception (ou vos autres appareils) dans le menu TEL Configuration, Appareils et Appareils système. Aux fonctions Check In, Check Out et A nettoyer vous attribuez le groupe de la clientèle.
10. Cliquez sur Gestion d'utilisateurs et Utilisateur. Attribuez un utilisateur qui fait partie du groupe du personnel au téléphone de réception. Si plusieurs personnes doivent se servir du téléphone de réception, regroupez-les dans une équipe de réception dans TEL Configuration, Groupes et Équipes membres.
11. Cliquez sur Distribution d'appels et Entrant ou Entrant DDI. Attribuez un numéro d'appel externe au téléphone de réception.

Forum Hotel est à présent configuré.

Activer des restrictions

Pour empêcher votre clientèle de numéroter certains numéros d'appel, saisissez ces numéros dans une liste spéciale de numéros non autorisés comme suit :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès à votre système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, TEL Configuration, Listes et Listes de numéros non autorisés. Introduisez les numéros à bloquer.
4. Cliquez sur Gestion d'utilisateurs et Groupes d'utilisateurs. Attribuez la liste de numéros non autorisés au groupe du clientèle.

Afin d'empêcher des appels chers et/ou douteux, il est conseillé de faire passer par la réception tous les appels destinés à la clientèle comme suit :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès à votre système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, TEL Configuration, Distribution d'appels et Entrants DDI. Attribuez le numéro interne de la réception à chaque chambre dans le champ N°d'appel (plage horaire).
4. Cliquez sur Sortants DDI. Attribuez le numéro interne de la réception à chaque chambre.

Rediriger des factures

Les appels effectués par la clientèle peuvent être facturés à base de zones tarifaires par minute (p.ex. appels nationaux ou étrangers) comme suit :

1. Surfez vers http://192.168.99.254/ ou vers l'adresse IP d'accès à votre système de communication Forum. Si vous ne connaissez plus l'adresse IP, entrez *128 sur un téléphone système.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur Administrator et votre mot de passe. Lors de la première utilisation, laissez le champ mot de passe vide.
3. Cliquez sur Configurateur, TEL Configuration, LCR et Zones ou TEL Configuration, Système et Zones des coûts. Configurez vos tarifs.
4. Cliquez sur Lignes et Faisceau. Cochez Créer des coûts pour tous les faisceaux et lignes SIP.
5. Cliquez sur Forum Hotel et Paramètres. Saisissez le taux de la TVA.
6. Cliquez sur Gestion d'utilisateurs et Utilisateur. Pour le groupe de la clientèle, cochez les options enregistrer des connexions entrantes et/ou enregistrer des connexions sortantes. Dans le menu Groupes d'utilisateurs, entrez les facteurs de calcul :
   • Le montant de base pour un appel sortant
   • Le montant de base pour un appel entrant
   • Le facteur de coûts dont lequel les coûts réels sont multipliés (p.ex. 200%).
   • Cochez l'option Créer des coûts.
7. Pour créer une mise en page de l'en-tête de la facture, cliquez sur Forum Hotel et En-tête de la facture.

Utiliser le programme Forum Hotel

Pour la gestion quotidienne par le personnel, l'administrateur peut installer un navigateur internet personnalisé à partir du CD produit Forum. Pour activer le programme, appuyez sur le symbole dans la section info de la barre de tâches :

1. Ouvrez le programme que votre administrateur a installé ou Surfez vers l'adresse que votre administrateur vous a donné.
2. Connectez-vous avec le nom d'utilisateur et le mot de passe que votre administrateur vous a donné.
3. Cliquez dans la page d'accueil sur le symbole Forum Hotel. Les chambres s'affichent avec des icônes :

   Icône	Description
   	La chambre est libre.
   	La chambre est occupée.
   	La chambre doit être nettoyée.
   	Le client n'a reçu aucun message.
   	Le client a reçu un message.
   	Le service de réveil n'est pas activé.
   	Le service de réveil est activé.

   Pour effectuer des actions, procédez comme suit :

   • Enregistrer un client () : entrez le nom, le prénom, l'adresse, la langue, la date de départ et des remarques éventuelles et cliquez sur Ok. Le statut de la chambre change en occupée. Le client est introduit dans l'annuaire du téléphone et ses frais d'appels sont automatiquement facturés à son départ. 
   • Enregistrer le départ d'un client () : choisissez Données de connexion & Check Out, Données de connexion ou Check Out et Cliquez sur Ok. Les données de connexion génèrent une facture et Check Out met la chambre en statut 'à nettoyer'.
   • Changer le statut de la chambre (): Après le nettoyage de chambre vous changez le statut de la chambre en appuyant sur Ok.
   • Activer le service de réveil (): Choisissez une heure et appuyez sur Ok.
   • Signaler un nouveau message (): Cliquez sur Ok pour signaler au client qu'un nouveau message est rentré.

Utiliser le téléphone de réception

Le téléphone de réception vous permet d'utiliser certaines fonctions :

• Dans le menu, appuyez sur Applications et Hôtel. Si votre administrateur a configuré un raccourci, appuyez sur cette touche.
• Entrez le numéro de la chambre. Dépendant du statut de la chambre, le menu contient différentes options :
  1. Check-in : Appuyer sur la touche OK pour confirmer. Entrez le nom, prénom et la langue du client et appuyez sur Sauvegarder.
  2. Check-out + facture : Appuyez sur la touche OK pour consulter le solde de la facture et enregistrer le départ du client. La facture ne peut être imprimée avec le programme Forum Hotel. Le statut de la chambre indique 'à nettoyer'. Si vous confirmez nettoyer avec la touche Ok, le statut de chambre passe en libre. Le personnel de nettoyage de la chambre peut également changer le statut en libre en appuyant *170 sur le téléphone dans la chambre.
  3. Coûts : Appuyez sur la touche OK pour consulter le solde provisoire.
  4. Message : Sélectionnez En pour informer le client qu'il a reçu un nouveau message. Sélectionnez Hors pour désactiver la signalisation des messages.
  5. Appel de réveil : Appuyez sur la touche OK et entrez le l'heure en heures et minutes. Confirmez avec la touche OK et activez l'appel de réveil avec En. L'option Hors désactive l'appel de réveil.

Logiciels

Téléchargez des logiciels qui vous permettent de contrôler votre système de communication Forum à partir de votre ordinateur.

Windows TAPI driver

Intégrez les fonctions de votre central téléphonique dans des applications externes (p.ex. Outlook, Avaya, Cisco, systèmes CRM, etc.).

Téléchargez TAPI driver pour Windows

Téléchargez TAPI driver pour Windows 8

Forum Softphone

Téléchargez Forum Softphone et le mode d'emploi Forum Softphone pour appeler ou recevoir des appels sur vos ordinateurs sans applications externes ou appareils fixes. Vous pouvez également utiliser Forum Softphone en combinaison avec un Forum Phone 525 ou 535.

Téléchargez Forum Softphone

Installation et configuration

Téléchargez le logiciel de gestion OMC Easy (Plus) ou consultez la liste de codes de programmation pour les téléphones.

Modifier la configuration peut influencer le fonctionnement de votre central téléphonique. Contactez-nous pour une formation ou pour modifier la configuration à distance.

OMC EASY & EASY PLus

Gérer vos numéros de téléphone et vos groupes d'utilisateurs avec OMC Easy (Plus), le programme de gestion pour Forum 700 & 7000.

OMC Easy Plus offre plus de fonctionnalités que OMC Easy. Si vous n'êtes pas certain quel programme vous avez besoin, nous vous recommandons de télécharger OMC Easy. Consultez la fonction Aide dans le programme pour plus d'information.

OMC_32.0_14.1a_easy.zip

OMC_32.0_14.1a_easyplus.zip

Codes de programmation

Consultez les codes de programmation standards. Entrez le code sur votre téléphone pour activer ou désactiver une fonction.

Function	Activer	Déactiver
Accès au menu personnalisé	#70	-
Annulation de double appel	#2	-
Appel du poste opérateur	||	-
Appeler l'extérieur	0	-
Code affaire	#78	-
Consultation d'appel en attente	#60	-
Conférence avec 2 correspondants	#64	-
Emission en Fréquence Vocale (FV)	#61	-
Faire suivre les appels	#798	#799
Heure de rendez-vous	#82	-
Interception d'appel de groupe	#72	-
Interception d'appel de poste	#71	-
Intrusion (entrée en tiers)	#5	-
Messagerie	#67	-
Ne pas déranger	#793	#790
Parcage et reprise de parcage	#74	-
Basculer entre correspondants	#3	-
Rappel automatique	#63	##
Recherche de personne	#84	-
Réémission du dernier numéro (BIS)	#77	-
Renvoi des appels de groupement	#795	#790
Renvoi immédiat	#791	#790
Renvoi sélectif	#800	#790
Renvoi sur recherche de personne	#794	#790
Renvoi sur occupation	#792	#790
Réponse à la sonnerie générale	#73	-
Réponse à recherche de personne	#76	-
Sortie/Retour dans un groupement	#796	#797
Verouillage et déverrouillage	#75	-

Vous utilisez un téléphone analogue Maestro, Twist ou un téléphone d'une autre marque ? Téléchargez le mode d'emploi pour les appareils standards .

Options

Le système de communication Forum 700 & 7000 comprenne des options adaptées à votre entreprise.

Forum Voicemail

Sur la plupart des téléphones, vous pouvez accéder au portail de messagerie en appuyant sur la touche .

Le portail de messagerie vous permet de gérer le journal des appels, la messagerie instantanée et les messages vocaux. En cas de nouvel événement, la touche message clignote en bleu.

Par défault, on vous demande un mot de passe pour accèder au portail de messagerie.
Pour activer ou désactiver la protection par mot de passe, procédez comme suit :

1. Appuyez sur la touche .
2. Choisissez Configuration.
3. Choisissez Authentification.
4. Entrez votre mot de passe.
5. Activez ou désactivez l'authentification :
   • On: le mot de passe est obligatoire.
   • Off: le mot de passe n'est jamais demandé.
6. Appuyez sur la touche OK pour confirmer.

Pour accéder au menu de configuration de votre téléphone (toutes les options), entrez #70 et appuyez sur la touche d'appel.

Logiciels

Téléchargez des logiciels qui vous permettent de contrôler votre système de communication Forum sur votre ordinateur (CTI) et de consulter les détails de connexion  (date, heure, durée, coûts, etc.).

PIMphony

Utilisez les fonctions de votre téléphone sur votre ordinateur et synchronisez vos contacts avec des applications de messagerie ou des bases de données comme Microsoft Outlook, Lotus Notes, GoldMine, Act et Microsoft Access. Ce logiciel nécessite une licence.

PIMphony_6.8_bld3290.zip

Metering over IP

Consultez un aperçu détaillé (durée, date, heure, etc.) de vos appels internes et/ou externes.

Téléchargez Internal Metering over IP pour Windows

Téléchargez External Metering over IP pour Windows

ACD tools

ACD distribue vos appels automatiquement à votre centre d'appel en fonction des priorités. Ce logiciel nécessite une licence.

ACD_30.0.0_30.030.01.zip

Téléchargez les modes d'emploi pour l'application Agent, Superviseur et Statistiques de Call Center Office.

• Mode d'emploi Agent
• Mode d'emploi Superviseur
• Mode d'emploi Statistiques

Labelset

Personnalisez les touches sur vos téléphones et imprimez des étiquettes.

laa310_10.1.exe

IP Desktop Softphone

Utilisez les fonctions de votre téléphone sur votre ordinateur. Ce logiciel nécessite une licence.

Windows version 11.3.0

MAC version 11.1.35