Garder la maîtrise de votre boîte mail ? 5 astuces

Nombreux sont les entrepreneurs dont la boîte mail ressemble à une bête à sept têtes : à chaque e-mail que vous traitez, trois ou quatre nouveaux messages apparaissent. Prenez garde à ce qu’elle ne se transforme pas en un mélange inextricable de mails importants, de spams, de lettres d’information et de messages auxquels vous pouvez répondre plus tard. 

Voici 5 règles d’or qui vous permettront de nettoyer votre boîte mail de manière simple et rapide : 

1. Débarrassez-vous des spams

   Même les filtres les plus efficaces n’empêchent pas les messages indésirables de se glisser de temps en temps dans votre boîte mail. La solution est simple : ne les ouvrez pas, mais effacez-les immédiatement et ne les laissez pas s’accumuler. Veillez également à ce que le dossier dans lequel votre messagerie classe automatiquement les spams se vide régulièrement tout seul.

2. Créez des dossiers professionnels et privés

   Il est également préférable de ne pas laisser tous vos mails ensemble, mais de les classer dans des dossiers séparés : un pour vos messages privés, un pour vos e-mails professionnels, un pour les voyages que vous avez programmés, un pour tout ce qui concerne l’école de vos enfants, etc. Vous pourrez ainsi y ranger facilement tous vos mails entrants, de manière à garder une vue d’ensemble claire sur votre dossier principal et à retrouver rapidement les messages que vous cherchez. Vous pouvez placer dans un dossier ‘Archives’ les mails que vous avez traités.

3. Créez un dossier fin de journée et un dossier fin de semaine

   Si vous recevez des mails urgents que vous devez traiter immédiatement, n’attendez pas et faites-le directement après avoir ouvert le message. Vous avez des messages auxquels vous ne devez pas répondre tout de suite, mais d’ici la fin de la journée, par exemple ? Dans ce cas, mettez-les eux aussi dans un dossier séparé. 

   Idem pour les mails auxquels vous souhaitez répondre dans un délai de quelques jours, par exemple. Pourquoi ne pas prendre l’habitude d’y répondre à la fin de la journée ? 

4. Utilisez les bons logiciels

   Conscientes que les e-mails offrent à l’heure actuelle autant d’avantages qu’ils ont d’inconvénients, les grandes entreprises informatiques tentent de changer la donne. Les programmes de messagerie installés sur les smartphones et les tablettes sont désormais dotés de fonctionnalités pratiques qui vous permettent de trier et d’archiver vos messages. Google et Microsoft, notamment, ont développé des apps qui tentent de distinguer automatiquement les mails importants de ceux qui ne le sont pas, et de les classer sur la base de ce critère. Ces programmes sont souvent d’une efficacité surprenante. 

   Une autre fonctionnalité relativement nouvelle est particulièrement utile : la possibilité de recevoir une nouvelle fois un même message, mais à une date ultérieure. Vous avez par exemple un mail qui n’aura de l’importance que plus tard ? Vous pouvez, d’un glissement de doigt, faire disparaître le message de votre boîte mail, et faire en sorte qu’il réapparaîtra une semaine ou un mois plus tard.

5. Activez un message d’absence

   Vous n’êtes pas au bureau ou souhaitez ne pas être dérangé ? Dans ce cas, activez un message d’absence. Vous éviterez ainsi que vos clients ou collègues ne continuent à vous harceler à coup de mails parce que vous ne réagissez pas.