×
×

Laat u inspireren

Nieuws filtering op :

Papierloos werken? Da's pure winst!

Laat u inspirerendoor Proximus Bizz team14/07/2015

Papierloos werken? Da's pure winst!

Comments

Veel bedrijven willen het papier in hun organisatie graag zoveel mogelijk bannen. Wat hebt u nodig voor een goede start van uw papierloos kantoor en waarom zou u eraan beginnen? Managementconsultant Peter Snoeckx legt uit.

“De mens is een gewoontedier. Afstappen van facturen op papier, afgedrukte e-mails … is niet voor iedereen makkelijk. Toch kan iedereen papierloos werken, of u nu ontwerper, boekhouder of manager bent,” zegt Peter Snoeckx. “Eens de beslissing genomen is, kunt u best meteen goed van start gaan. Hiervoor zijn de juiste middelen nodig. Een goede scanner, bijvoorbeeld in een multifunctionele inkjetprinter, is onmisbaar. Ook een tweede scherm is makkelijk: eentje om te lezen, een ander om nota’s te nemen. En ook een goede opslag- en back-upstrategie, is noodzakelijk voor succes,” onderstreept Peter. “Als je koffie morst op je papier, is dat slordig. Als je koffie morst op je laptop, zijn de gevolgen vaak veel groter. Wie meteen al zijn documenten synchroniseert naar de cloud met Dropbox, Onedrive of Google Drive, of naar een eigen opslagserver kan op zijn twee oren slapen.”

Toetsen in plaats van balpennen

Je voorziet best ook in bepaalde software. “Denk bijvoorbeeld aan Evernote of OneNote”, zegt Peter. “Programma’s om snel notities in de cloud te bewaren. Ook een Office-pakket als Office 365, dat je op verschillende platformen kan gebruiken en online synchroniseert, is heel handig. Daarnaast is ook een programma waarmee je PDF’s kan creëren en annoteren onmisbaar. En als laatste: een app op uw smartphone waarmee u snel schetsen of documenten onderweg kan inscannen. Ikzelf gebruik bijvoorbeeld CamScanner.”

Zondigen mag!

“Het heeft even geduurd maar papierloos werken krijgt steeds meer aanhangers. Dat komt natuurlijk door de technologische vooruitgang (batterijen voor laptops gaan langer mee, gegevens kunnen in de cloud worden opgeslagen …) én de mentaliteitsverandering onder de mensen”, stelt Peter. “Zo is bijvoorbeeld het wantrouwen tegenover e-facturen gedaald. Toch hoeft u bij het papierloos werken niet elke Post-It uit uw bureaula weg te gooien”, meent Snoeckx. “Het is niet nodig om papier helemaal te gaan verbieden. Ik kan me voorstellen dat bijvoorbeeld een architect nog altijd liever met een clipboard op een werf rondloopt dan met een laptop.”

Een papierloos kantoor, da’s pure winst want u bespaart...

Tijd

  • omdat u van alles slechts één keer nota neemt
  • omdat u veel makkelijker documenten terugvindt
  • omdat u documenten sneller en van overal doorstuurt
  • omdat u eenvoudiger samenwerkt met collega’s, klanten en leveranciers
  • omdat u altijd en overal aan uw documenten kan, zelfs thuis of op verplaatsing

Geld

  • omdat u bespaart op papier, printers, toners,...
  • omdat u geen omvangrijk archief meer hoeft bij te houden
  • omdat moderne opslag in de ‘cloud’ volledig schaalbaar is in opslagruimte én budget (lees ons recent Cloud-artikel voor meer info)

Peter wie?

Peter Snoeckx werkt al twintig jaar als consultant en is verbonden bij Möbius waar hij bedrijven bijstaat op strategisch belangrijke momenten. Hij doet onder meer aan projectleiding, changemanagement en algemeen procesadvies.

Proximus Bizz team

Proximus Bizz team

Proximus Bizz: Een team van meer dan 40 experts die zelfstandigen en kleine ondernemers de beste ideeën en oplossingen aanreiken voor hun noden.

Proximus Bizz: Een team van meer dan 40 experts die zelfstandigen en kleine ondernemers de beste ideeën en oplossingen aanreiken voor hun noden.


Geef je mening over dit news

Wil je je mening delen of een commentaar posten?

Log je in via facebook.

Contacteer ons