×
×

Témoignages

Filtrage de Nouvelles par :

Roularta et "Ma facture verte" : travailler ensemble à réduire la paperasse

Témoignagespar One magazine09/11/2015

Roularta et "Ma facture verte" : travailler ensemble à réduire la paperasse

Comments

En plus d’être faciles à traiter, les factures électroniques sont respectueuses de l’environnement. Rien d’étonnant, donc, à ce que de plus en plus d’entreprises y aient recours. Le groupe média Roularta, par exemple, en est un fervent partisan.

Roularta utilise la facturation scindée depuis de nombreuses années avec le service Proximus Budget Manager. L’entreprise prend en charge une partie de la facture télécom de ses travailleurs. “Cette séparation se fait à deux niveaux”, explique Paul Demuynck, project manager. “Sur la base du montant, et sur la base du profil : pour certains collaborateurs, nous intervenons uniquement pour les appels et les SMS, et pour d’autres nous prenons aussi en charge une partie des données. Ensuite, le processus est entièrement automatisé, le travailleur reçoit chaque mois une facture avec le montant qui lui reste à régler.”

Facture écologique

Depuis quelques mois, cette facture n’est plus envoyée sur papier mais électroniquement, par le service “Ma facture verte” de Proximus. “Quand Proximus nous a proposé cette solution, je me suis dit : enfin !”, se souvient Paul Demuynck. “Nous étions directement enthousiastes à l’idée de passer à la facturation électronique. Avant, quand un client m’appelait concernant une facture, je ne pouvais pas faire grand-chose si je ne l’avais pas en main. Il devait scanner sa facture puis me l’envoyer par mail pour que je puisse lui répondre. Maintenant, la personne m’envoie simplement sa facture électronique et je l’aide directement. C’est difficile à chiffrer précisément, mais le système est devenu bien plus facile et efficace.”

À payer : zéro euro

“Les factures de zéro euro étaient une autre source d’agacement”, poursuit Paul. “Vous n’imaginez pas à quel point il est déroutant pour certaines personnes de recevoir une facture de zéro euro, simplement parce qu’elles n’ont pas épuisé leur crédit. Avec ‘Ma facture verte’, un bref coup d’œil et on passe à autre chose. Nous recevons beaucoup moins de questions à ce sujet.” Le dernier grand avantage, nous explique le project manager, concerne la quantité de papier utilisée. “Nous sommes tous sensibilisés au gaspillage de papier et nous faisons des efforts pour l’environnement. Il est donc incompréhensible de dépenser de l’argent pour envoyer aux gens une facture papier dont ils ne veulent pas.”

Encore 2 % de papier

Avant la mise en place générale du système, à la veille des vacances d’été, Proximus a fait un test de quelques mois sur trois numéros. “Un des numéros, couplé à une adresse e-mail spécifique, posait quelques problèmes au début”, se rappelle Paul Demuynck. “Mais maintenant, tout est réglé. Le nouveau système fonctionne sans problème et concerne quelque 700 collaborateurs.” Seuls 2 % d’entre eux souhaitent encore recevoir une facture papier. Le système est aussi appliqué aux familles de nombreux collaborateurs qui bénéficient des mêmes conditions d’appel dans le cadre du programme Employee Privilege. “Nous leur avons signalé que leurs factures seraient dorénavant électroniques, sauf s’ils ne le voulaient vraiment pas. Au niveau des familles, la tendance est tout aussi claire : 85 à 90 % ont choisi la facture électronique. On voit vraiment que c’est ce que les gens veulent.”

Accord tacite

Pour les nouveaux collaborateurs, la question n’est plus posée. “Je leur signale simplement que nous reprenons leur numéro de GSM et que leur facture leur sera envoyée au format électronique à l’avenir”, dit Paul Demuynck. “Personne ne s’en est encore plaint.”

Atouts
  • Facilité de gestion
  • Respect de l’environnement
  • Image progressiste et écologique de l’entreprise
  • Gain de temps
  • Satisfaction des collaborateurs
À propos de Roularta

Le groupe média Roularta édite des magazines tels que Le Vif/L’Express, Data News et Trends/Tendances. Il est également actif dans la presse gratuite (De Streekkrant), la radio (Joe FM) et la télévision (VTM, Canal Z). Il compte quelque 1.500 collaborateurs répartis sur une dizaine de sites.

Paul Demuynck, project manager, travaille chez Roularta depuis 28 ans. Il est responsable de la gestion technique des solutions téléphoniques et des contacts avec les fournisseurs. Il est également responsable du parc d’impression et de copie.

Proximus team

Proximus team

Proximus vous tient au courant des dernières nouvelles et tendances pour les professionnels de l'ICT
 

Proximus vous tient au courant des dernières nouvelles et tendances pour les professionnels de l'ICT
 


Partagez votre avis sur cette nouvelle

Vous souhaitez partager votre avis ou commenter cette nouvelle?

Pour commenter veuillez vous loguer sur facebook.