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Mobilité

Dossierpar One magazine01/06/2015

La mobilité est le premier prérequis de l’entreprise actuelle. Nous travaillons toujours plus à des endroits et à des moments différents. Vos clients sont également plus mobiles et attendent la même chose de vous. Comment la mobilité peut-elle contribuer à votre productivité et à la satisfaction de vos clients et de vos collaborateurs? Nous posons la question à trois organisations qui ont changé radicalement leur manière de travailler.

Il y a dix ans, la situation était simple. Il fallait être au bureau car toute l’infrastructure s’y trouvait: téléphone, ordinateur, fax, données de l’entreprise. Aujourd’hui, par contre, le télétravail ne pose plus de problème. Le service public flamand pour l’emploi, le VDAB, en est un bon exemple. Ses clients et ses services sont devenus plus mobiles comme l’atteste notamment l’augmentation constante des bourses d’emplois et des lieux de formation. Cela permet un contact plus mobile avec les clients qui approchent le VDAB par des canaux toujours plus nombreux. L’organisation doit par conséquent s’adapter. Le nombre de travailleurs à domicile augmente aussi. «Cela a commencé il y a environ deux ans, avec l’introduction de Google Apps», se rappelle Paul Danneels, CIO du VDAB. «Nos collaborateurs ont alors eu plus facilement accès à tous les documents quand ils travaillaient à l’extérieur et, du coup, la demande d’utilisation d’appareils mobiles personnels a explosé.» Google Apps permet de consulter des documents et des e-mails par internet. «Pour nous, c’est un choix stratégique car nous devons avoir une ouverture maximale sur le monde extérieur.»

Le nouveau mode de travail
Le nouveau mode de travail subordonne le lieu et le moment de travail à l’exécution de la tâche. Les collaborateurs déterminent eux-mêmes où et comment ils vont travailler. Ils ont la possibilité d’organiser leur travail et disposent à cette fin d’une connectivité et d’un accès réseau illimités. Cela leur permet d’offrir un service plus efficient, et donc meilleur, à leurs clients.

Le nouveau mode de travail a plusieurs facettes. Récemment, Proximus s’est également lancé dans un projet axé sur le nouveau mode de travail: en pratique, environ la moitié des collaborateurs peuvent, après concertation avec leurs collègues, travailler un ou deux jours à domicile. «Le travail à domicile n’est toutefois qu’une petite partie du projet», souligne Erik Hendrix, Business Development Manager chez Proximus, qui cite trois parties prenantes au projet: le département Facilities qui gère les bâtiments, le service IT et les RH. Ces trois départements sont concernés par le nouveau mode de travail car il faut repenser l’espace de travail (avec plus de bureaux flexibles, par exemple) et adapter la répartition du travail. Selon Erik Hendrix de Proximus, la tâche la plus difficile pour un projet de flexitravail échoit aux RH. «Ils doivent rendre le projet compréhensible par tous les membres du personnel, soit 14.000 personnes», explique-t-il. La communication joue donc un rôle important de même qu’une approche adaptée des RH, comme la rémunération flexible. Cela permet aux collaborateurs de Proximus de transformer leur temps en argent ou vice versa. Le nouveau mode de travail est avant tout l’affaire des collaborateurs mêmes. Quand le groupe de services financiers DLL a déménagé dans un nouveau bâtiment, il en a profité pour revoir son mode de travail et autoriser plus de flexitravail et de travail à domicile. «Nous avons consulté tous nos départements pour déterminer ensemble la configuration du nouveau bâtiment», raconte Wendy Nuyts, Country HR Manager chez DLL. Chaque département a désigné un représentant pour les consultations. «La réaction a été impressionnante.»

Dispositifs
En plus des collaborateurs, des RH et des bâtiments, il y a aussi la technologie et les appareils mobiles en particulier. Les nouveaux dispositifs permettent de travailler n’importe où. Le débit n’est plus un problème et chacun compte bien pouvoir travailler partout. Des circonstances telles que la densité de la circulation ou des rendez-vous externes obligent les collaborateurs à travailler à domicile ou à distance, ce qui leur permet d’offrir un service plus efficace aux clients.

Avec les nouveaux appareils, le travail mobile a le vent en poupe. Les derniers smartphones, iPhones ou Android, et les hybrides PC/tablettes font une entrée en force dans les entreprises. Les chiffres de Computer Profile montrent qu’une entreprise sur quatre en Belgique a opté pour l’utilisation de tablettes. La tendance en faveur des dispositifs mobiles va encore s’accélérer à l’avenir et leur puissance augmente sans cesse.

De nombreuses organisations, dont le VDAB, offrent à leurs collaborateurs des réductions à l’achat des appareils mobiles de leur choix et leur connexion internet à domicile est payée par l’employeur. Paul Danneels: «Nos 5000 collaborateurs peuvent choisir un appareil mobile sur un portail. Nous nous chargeons de rendre ces choix technologiquement compatibles au niveau de la sécurité et de l’accessibilité. Les e-mails, les documents et l’agenda sont dans le cloud et accessibles 24h sur 24, 7 jours sur 7».

Résultat
Chez VDAB, l’accessibilité maximale est perçue comme un atout majeur. Les collaborateurs travaillent de plus en plus à l’extérieur, à des bourses d’emplois, chez des employeurs ou à domicile. Avec Google Apps et l’internet, ils disposent d’un accès à leurs documents et à leurs collègues, où qu’ils soient, sans devoir se rendre au bureau. C’est un progrès gigantesque en termes d’efficience.

Outre l’efficience, l’économie d’espace de bureau et de consommation de carburant, Erik Hendrix trouve encore un autre avantage à ce nouveau mode de travail: l’accroissement de la satisfaction et de l’engagement du personnel. «90% du personnel affirme être plus satisfait de son travail. Depuis la mise en oeuvre de ce nouveau mode de travail, les absences pour maladie ont baissé à court terme de 25%», constate-t-il. «Il reste à voir si cette tendance se maintiendra mais c’est en tout cas un bon signal. Les absences pour maladie à court terme constituent un bon indicateur de l’engagement du personnel.»

Quelle est la mobilité des entreprises actuellement?
  • Pratiquement la moitié des employés de bureau belges (48%) a la possibilité de travailler de temps en temps à domicile
  • Pratiquement trois employés sur dix (29%) travaillent dans des espaces à bureaux flexibles (le bureau fixe disparaît, du moins en partie)
  • Détenteurs d’appareils mobiles qui utilisent leur propre dispositif pour le travail
Quel dispositif personnel utilisez-vous pour le travail?
  • Smart Phone: 45%, Tablet: 21%, Laptop: 14%
  • Moins d’un quart des responsables IT européens (24%) estiment que leur entreprise est suffisamment équipée pour permettre le travail mobile
  • Entreprises ayant opté pour la tablette à des fins professionnelles: 2012: 9% – 2014: 24%
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Le magazine IT de Proximus qui s’adresse aux CIO et professionnels IT actifs dans les PME. 

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