×
×

Dossier

Filtrage de Nouvelles par :

Optimiser la collaboration

Dossierpar One magazine29/05/2015

Optimiser la collaboration

Comments

Vous arrive-t-il parfois d’avoir un client au téléphone et de ne pas parvenir à localiser votre collègue? Pour qu’une entreprise fonctionne vraiment bien, il faut une communication et une collaboration fluides. C’est une des attentes de vos clients mais comment s’y prendre?

Les collaborateurs et les entreprises sont de plus en plus couramment déployés sur divers sites. La technologie peut aider à surmonter ces distances. Le groupe Delorge-Peerlings en constitue un bon exemple. Ce concessionnaire de véhicules d’entreprise pour Audi, Volkswagen, Skoda et VW s’est associé il y a environ trois ans à un autre garage. L’entreprise a déménagé dans un nouveau bâtiment et est connectée avec les autres entreprises du groupe. Ce projet a mis en exergue les besoins en matière de communication d’une PME moyenne.

1 Le même réseau pour tous
Avec le déménagement dans les nouveaux locaux, le groupe Delorge-Peerlings a dû mettre en place une nouvelle infrastructure de réseau et de télécommunication. «Il s’agissait d’une construction neuve», explique le responsable du marketing et de la communication de Delorge-Peerlings. «Cela nous a permis d’installer d’emblée tous les équipements informatiques et de télécommunication nécessaires.»

Une attention spécifique a été portée au développement de l’infrastructure de réseau et télécommunication incluant WAN, LAN et wi-fi pour toutes les filiales du groupe. Petit rappel: un WAN (Wide Area Network) est une interconnexion de grands réseaux couvrant le monde entier. L’internet est le WAN le plus grand et le plus connu. Le réseau interne d’une entreprise est un LAN (Local Area Network). Le WLAN ou Wireless LAN, plus connu sous l’appellation «wi-fi», est la variante sans fil du LAN. Delorge-Peerlings dispose ainsi d’un réseau homogène et uniforme, et les clients peuvent patienter avec le wi-fi.

Une véritable collaboration n’est possible que si les collaborateurs sont connectés de façon transparente, comme s’ils se trouvaient sur un même site alors qu’ils sont en déplacement. C’est ici qu’intervient le réseau privé virtuel ou VPN (Virtual Private Network). Les communications d’une connexion VPN sont entièrement cryptées, ce qui sécurise l’échange de données d’entreprise. Cela permet de travailler n’importe où comme si vous vous trouviez au siège de l’entreprise. Les entreprises utilisent souvent une connexion VPN pour permettre à leurs collaborateurs d’accéder à distance au réseau de l’entreprise. C’est le premier pas vers une collaboration sécurisée: les applications et les données sont accessibles de façon sûre et transparente.

2 Communication efficace
L’étape suivante consiste moins à relier des réseaux que des personnes. Il est important que les collaborateurs puissent communiquer entre eux et restent accessibles. La multiplicité des lieux de travail impose une communication efficace. Celle-ci implique une certaine discipline comme, par exemple, l’entrée correcte des rendez-vous dans l’agenda électronique de l’entreprise.

Le groupe Delorge-Peerlings a opté pour une intégration du réseau et de la communication dans la façon de travailler: les mécaniciens, par exemple, sont équipés de tablettes. A cela s’ajoute une approche intégrée de la communication. «Initialement, nous cherchions une solution pour le siège. Mais quand nous avons découvert les possibilités des communications unifiées, nous avons décidé d’équiper également les quatre autres sites.» Les communications unifiées associent différentes technologies en vue d’intégrer tous les canaux de communication dans une application. Les communications unifiées englobent tous les moyens de communication dont la téléphonie et les logiciels d’appel par ordinateur. Elles comprennent aussi l’e-mail, un des principaux modes de communication professionnelle.

Pour le groupe Delorge-Peerlings, les communications unifiées ont rendu les appels entre collaborateurs de divers sites nettement plus simples et meilleur marché. Elle favorise en outre le service: «Il est désormais beaucoup plus facile de mettre un client en relation avec le collègue recherché même s’il est en déplacement.»

Recherche collègue Cela va même plus loin: une fonction importante des communications unifiées est la gestion de présence. Elle implique que chaque utilisateur affiche sa joignabilité ainsi que le mode de communication à utiliser pour le contacter. S’il est en réunion, par exemple, il indique qu’il peut recevoir des e-mails mais pas d’appels téléphoniques. Les collaborateurs de Delorge-Peerlings gagnent ainsi un temps considérable. Une meilleure joignabilité profite également aux clients. «Avant, il fallait souvent téléphoner partout pour joindre un collègue. Maintenant, nous voyons immédiatement où il se trouve et s’il est disponible.» Delorge-Peerlings offre un bel exemple d’approche efficace de la communication, même si elle reste tributaire des utilisateurs. Les communications unifiées imposent notamment aux collaborateurs d’afficher en permanence leur joignabilité de façon transparente vis à vis de leurs collègues.

Scénario de croissance
Pour croître, une entreprise a besoin d’une infrastructure facilement extensible. C’est pourquoi Delorge-Peerlings a opté pour une seule plateforme de communication centralisée pour les différents sites. C’est une avancée importante car, avant, ils devaient gérer un central téléphonique par site. Cette option favorise la croissance de l’entreprise, que ce soit en termes de nouvelles technologies de communication ou de sites supplémentaires. Le groupe envisage de passer bientôt à la vidéoconférence. Si plus tard un nouveau site devait s’ajouter, il pourra être connecté très rapidement au réseau.

Comment communiquer et collaborer efficacement?

La communication et la collaboration se font par le biais de différents canaux, de préférence intégrés:

  • Appels téléphoniques et autres: Ce domaine inclut la téléphonie fixe et mobile ainsi que les logiciels d’appel par ordinateur.
  • Messagerie: Ce domaine comprend les e-mails et la messagerie vocale (voice mail).
  • Présence & messagerie instantanée: Elle implique que chaque utilisateur affiche sa joignabilité ainsi que le mode de communication à utiliser pour le contacter.
  • Téléconférence: Système de conférence ou de réunion à distance.
  • Partage de documents. Des applications comme les serveurs SharePoint offrent un accès à des fichiers communs.
Les bases de la collaboration existent déjà

Quel service ou technologie réseau utilisez-vous au bureau? (Enquête auprès de 600 entreprises belges,Source: Smart Business 2014)

  • Réseaux fixes (LAN) 71%
  • Réseau LAN sans fil (wi-fi) 69%
  • Vidéoconférence 18%
  • Communications unifiées 7%

Le nombre d’utilisateurs d’e-mail dans le monde continue à croître

  • 2.6 milliards en 2015
  • 2.9 milliards en 2019
 
One

One

Le magazine IT de Proximus qui s’adresse aux CIO et professionnels IT actifs dans les PME. 

Le magazine IT de Proximus qui s’adresse aux CIO et professionnels IT actifs dans les PME. 


Partagez votre avis sur cette nouvelle

Vous souhaitez partager votre avis ou commenter cette nouvelle?

Pour commenter veuillez vous loguer sur facebook.