×
×

Dossier

Nieuws filtering op :

Op naar een optimale samenwerking

Dossierdoor One magazine29/05/2015

Op naar een optimale samenwerking

Comments

Kent u het gevoel dat een klant belt en u uw collega maar niet te pakken krijgt? Uw bedrijf werkt pas echt goed als het naadloos kan communiceren en samenwerken. Uw klanten verwachten dat ook van u, maar hoe pakt u dat aan?

Mensen en bedrijven bevinden zich steeds vaker op diverse locaties. Technologie helpt dan de fysieke afstand te overbruggen. Het voorbeeld van de Groep Delorge-Peerlings is hierbij tekenend. Deze concessiehouder voor Audi, Volkswagen, Skoda en VW bedrijfswagens ging ongeveer drie jaar samen met een andere garagehouder. Het bedrijf verhuisde naar een nieuw gebouwencomplex, en staat van daaruit in verbinding met de andere bedrijven van de groep. Uit dit project blijken meteen de noden inzake communicatie die voor een doorsnee KMO van tel zijn.

1 Iedereen op hetzelfde netwerk
Met de verhuis naar de nieuwe gebouwen moest er bij Groep Delorge-Peerlings een nieuwe netwerk- en telecominfrastructuur worden uitgerold. “Het ging om een nieuwbouwproject”, zegt de marketing- en communicatieverantwoordelijke van Delorge-Peerlings. “Dat bood ons de mogelijkheid om van bij de start alle mogelijke voorzieningen te treffen, ook op het vlak van IT en telecom.”

Eén partij stond daarbij in voor de uitbouw van de netwerk- en telecominfrastructuur, waaronder WAN, LAN en wifi voor alle vestigingen van de groep. Voor de goede orde: een WAN (wide area network) is een aaneenschakeling van grote netwerken over de hele wereld. Het internet is in feite het grootste en bekendste WAN. Het computernetwerk binnen één bedrijf is een LAN (local area network). WLAN of Wireless LAN, voor velen bekend als term wifi, is de draadloze variant van het LAN. Zo is er bij Delorge-Peerlings een homogeen en uniform netwerk, en gratis wifi voor wachtende klanten.

Echte samenwerking wordt overigens pas mogelijk door medewerkers transparant met mekaar te verbinden, alsof ze zich op één locatie en netwerk bevinden, ook al bevinden ze zich elders, buiten de kantoren van de groep. Hierbij is ook de afkorting VPN van tel, die staat voor Virtual Private Network. De communicatie over zo’n VPN-verbinding wordt volledig versleuteld, zodat de uitwisseling van bedrijfsgegevens veilig gebeurt. Waar u zich ook bevindt, u kunt hetzelfde doen als vanop het hoofdkantoor. Zo’n VPN wordt in bedrijven ook vaak gebruikt om mobiele werkers vanop afstand te laten met het lokale bedrijfsnetwerk. Het is de eerste stap naar veilig samenwerken: alle toepassingen en data zijn veilig en transparant beschikbaar.

2 Efficiënte communicatie
De volgende stap is niet zozeer het verbinden van netwerken, maar van mensen. Belangrijk is namelijk dat de collega’s vlot kunnen communiceren, en dat u voor externen vlot bereikbaar bent. Doordat medewerkers op diverse plekken werken is efficiënte communicatie geen overbodige luxe. U maakt hier afspraken over, zoals het correct weergeven van afspraken in de elektronische bedrijfsagenda.

Bij Groep Delorge-Peerlings opteerde men ervoor om het netwerk en communicatie te verweven met hoe mensen werken. Zo zijn mecaniciens er bijvoorbeeld in de weer met tablets. Daarenboven werd een geïntegreerde communicatie-aanpak nagestreefd. “In principe zochten we hiervoor alleen een oplossing voor ons hoofdkantoor”, klinkt het bij de groep. “Maar toen we kennis maakten met de mogelijkheden van unified communication, hebben we beslist om ook de andere vier vestigingen ermee uit te rusten.”

Unified communications is, zoals de term doet uitschijnen, een verzameling technologieën die als doel heeft alle communicatiekanalen in een applicatie te integreren. UC bevat eigenlijk alle manieren waarmee u communiceert. Ook telefonie valt hier onder, evenals de mogelijkheid om via de pc met een zogenaamde softphone te telefoneren. Hieronder valt ook e-mail, vandaag zowat de meest vooraanstaande vorm van zakelijke communicatie.

De UC-oplossing bij Groep Delorge-Peerlings heeft onder meer het telefoneren tussen de medewerkers van de diverse vestigingen een stuk eenvoudiger en goedkoper gemaakt. Bovendien draagt het platform ook bij aan de dienstverlening. “We kunnen een klant nu makkelijker doorschakelen naar de juiste collega, ook al bevindt die zich in één van onze andere vestigingen”, luidt hun oordeel.

Gezocht: collega
Het gaat zelfs nog verder. Een belangrijke functie binnen unified communications is het zogenaamde presence. Zo’n functie houdt in dat de gebruiker zijn eigen beschikbaarheid weergeeft en aangeeft wanneer en via welk communicatiekanaal hij gecontacteerd wil worden. Iemand die in een meeting zit, kan bijvoorbeeld aanduiden dat hij wel e-mails wil ontvangen, maar geen telefoons. Zo halen de medewerkers van Delorge-Peerlings er heel wat tijdwinst uit. Betere bereikbaarheid is ook een belangrijk klantenaspect. Vroeger moest men vaak rondbellen om een collega te pakken te krijgen. Nu zien we onmiddellijk in welke vestiging de collega zich bevindt en hebben we zicht op zijn of haar beschikbaarheid.

Delorge-Peerlings is een mooi voorbeeld van een efficiënte communicatie-aanpak, en ook die begint met de mensen. Onvermijdelijk bij UC is bijvoorbeeld dat medewerkers zich qua beschikbaarheid ook transparanter moeten opstellen ten opzichte van hun collega’s en bijvoorbeeld constant hun beschikbaarheid moeten aangeven of meedelen.

Groeiscenario
Een bedrijf dat wil groeien doet dat tenslotte best via een makkelijk uitbreidbare infrastructuur. Een belangrijke keuze bij Delorge-Peerlings is dat er slecht één centraal communicatie platform is voor de verschillende sites. Dat is een groot verschil met vroeger, toen ze in iedere vestiging een telefooncentrale moesten onderhouden. Zoiets levert bedrijven een groeipad, en dit zowel inzake extra communicatietechnologieën als inzake extra vestigingen. Zo bekijkt de groep of ze binnenkort met videoconferencing van start kunnen gaan. En wanneer er ooit een vestiging bij komt, dan kunnen ze die heel snel op het netwerk aansluiten.”

Hoe efficiënt communiceren en samenwerken?

Communicatie en samenwerking gebeurt via diverse kanalen, en liefst zelfs geïntegreerd:

  • Telefonie- en spraakverkeer: Dit domein bevat zowel vaste als mobiele telefonie, evenals de mogelijkheid om via de pc met een zogenaamde softphone te telefoneren.
  • Berichtenverkeer: Dit domein omvat e-mail. Ook voicemail valt hier onder.
  • Presence & instant messaging: Zo’n functie houdt in dat de gebruiker zijn eigen beschikbaarheid weergeeft en aangeeft wanneer en via welk communicatiekanaal hij gecontacteerd wil worden.
  • Conferencing: De mogelijkheid om virtueel te vergaderen of zaken te bespreken.
  • Delen van documenten. Bijvoorbeeld via toepassingen als Sharepoint servers voor toegang tot gemeenschappelijke bestanden.
De basis voor samenwerking is er

Welke netwerktechnologie of -dienst gebruikt u op kantoor? (Rondvraag bij 600 Belgische bedrijven, bron: Smart Business 2014)

  • Vaste netwerken (LAN) 71%
  • Wireless LAN (wifi) 69%
  • Videoconferencing 18%
  • Unified communication 7%

Aantal E-mailgebruikers wereldwijd blijft groeien

  • 2.6 miljard in 2015
  • 2.9 miljard in 2019
One

One

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 


Geef je mening over dit news

Wil je je mening delen of een commentaar posten?

Log je in via facebook.