Handleiding voor uw telefooncentrale

Installatie en configuratie

Download de handleiding, raadpleeg de basisinstructies voor het configureren van uw Forum-communicatiesysteem of de lijst van programmatiecodes voor telefoontoestellen.

De configuratie wijzigen kan invloed hebben op de werking van uw telefooncentrale. Contacteer ons voor een opleiding of om de configuratie van op afstand te wijzigen.

​Forum 500 en 5000-handleidingen

Als u bij het raadplegen van uw handleiding op bepaalde begrippen botst die u niet kent, dan komt deze verklarende woordenlijst wellicht van pas.

Forum 500-reeks:

• Forum 512, 514, 516 en 518
• Forum 522
• Forum 523 en 524
• Forum 525 en 526
• Forum 550 en 560

Forum 5000-reeks:

• Forum 5004, 5008 en 5012
• Forum 5500

​De configuratie wijzigen

Om de configuratie te wijzigen, volgt u de stappen hieronder:

1. Schakel de computer uit en verwijder alle netwerkkabels.
2. Verbind de netwerkkaart van de computer met de LAN-aansluiting van uw telefooncentrale via een gekruiste Ethernet-kabel.
3. Schakel de computer opnieuw in en meldt u aan met administrator rechten. Als uw computer niet automatisch een IP-adres toegewezen krijgt via DHCP, dan moet u DHCP opnieuw activeren en de computer opnieuw opstarten. Vind meer hulp op microsoft.com of apple.com.
4. Surf naar http://192.168.99.254/.
5. Geef als gebruikersnaam Administrator in. Geef uw wachtwoord in en klik op Ok.
   Voor het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg. Om veiligheidsredenen zal u een nieuw wachtwoord en nieuwe systeempin moeten kiezen. De standaardinstelling is 0000. Klik op Toepassen.
6. Klik op Configurator in het menu links om uw configuratie te wijzigen. Sla na elke wijziging uw configuratie op.

Als u het IP-adres of het netmasker gewijzigd hebt, wilt wijzigen of het systeem opnieuw op wilt starten, typ onderstaande codes in op een systeemtelefoon:

• Om het IP-adres te achterhalen: *182
• Om het IP-adres te wijzigen: Als uw systeempin 0000 is en u wilt het IP-adres wijzigen naar 192.168.99.254, toets *182*0000*192*168*99*254# in.
• Om het netmasker te achterhalen: *183
• Om het netmasker te wijzigen: Als uw systeempin 0000 is en u wilt het netmasker wijzigen naar 255.255.255.0, toets *183*0000*255*255*255*0# in.
• Om het systeem opnieuw op te starten: *185*0000# (vervang 0000 door uw systeempin)
  Het kan tot 20 minuten duren tot het systeem weer operationeel is.

Voor meer informatie, raadpleeg de Help-functie rechts bovenaan of de volledige handleiding. Contacteer ons als u de configuratie van op afstand wilt laten wijzigen.

​Programmatiecodes

Download de standaard programmatiecodes . Toets de code in op uw telefoontoestel om een functie te activeren of deactiveren.

Gebruikt u een analoge Maestro, Twist of  een telefoon van een ander merk? Download de handleiding voor standaardtoestellen .

Opties

Voor de communicatiesystemen Forum 500 en 5000 bestaan er opties op maat van uw bedrijf: Forum Voicemail, Forum Conference, Forum Auto Attendant, Forum ACD, Forum Count & Forum Hotel.

​Forum Voicemail

Download de Forum Voicemail-handleiding of lees de basisinstructies.

​Forum Voicemail configureren

De beheerder stelt een Forum Voicemail-oproepnummer in en deelt dit mee aan de gebruikers. Om Forum Voicemail te configureren, volg de stappen hieronder:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, SYS Configuratie en Uitbreidingen. Laad het Forum Voicemail-licentiebestand.
4. Als u een Forum 523, 524, 525, 526, 550 of 560- communicatiesysteem hebt: Klik opnieuw op Configurator, SYS Configuratie en Componenten. Laad een spraakbestand.
5. Klik op Toepassingen, Forum Voicemail en Instellingen. Stel het Forum Voicemail-oproepnummer in.
6. Klik op Spraakboxen. Hier kunt u tot het door de licentie toegelaten aantal voicemails configureren:
   • Voicemails aanmaken of verwijderen. Aan een voicemail kunt u tot 20 interne oproepnummers toewijzen. Voor elk oproepnummer bepaalt u wanneer (onmiddellijk, na tijd, bezet of na tijd & bezet ) en hoe (enkel voor interne, externe of alle oproepen) oproepen naar de voicemail afgeleid worden.
   • Kies de taal van het spraakmenu voor bellers en de maximale berichtduur (standaard 60 seconden).
   • Remote Control geeft de gebruiker van op afstand (of een ander intern toestel) toegang tot voicemail.
   • De centrale begroetingstekst kan gewijzigd worden biedt gebruikers de mogelijkheid om de centrale begroetingstekst te wijzigen. Om een Onthaalboodschap in te stellen voor een gebruikersgroep, klik op Gebruikersmanager, Gebruikersgroepen, TEL Configuratie en Oproepverdeling.
   • U kunt voor elke voicemail de pin resetten: de standaardinstelling is 0000.

​Forum Voicemail gebruiken

Om uw Forum Voicemail te raadplegen volgt u de stappen hieronder:

• Via het interne Forum Voicemail-oproepnummer: Indien gevraagd, geef uw pin in. Als u uw pin niet meer kent, dan kan uw beheerder deze resetten naar 0000. Belt u vanaf een ander toestel? Geef dan het voicemailoproepnummer in. U hebt nu verschillende opties:
  1. Nieuwe berichten: beluister uw nieuwe berichten. Druk op 7 om de beller meteen terug te bellen.
  2. Opgeslagen berichten: geef het berichtnummer in dat u wilt beluisteren en druk op *.
  3. Centrale instellingen: beheer de standaardinstellingen van uw voicemail.
  4. Centrale onthaalboodschappen: als uw beheerder u de rechten gegeven heeft om de onthaalboodschap te wijzigen, stel dan een nieuwe bericht in.
  5. Naar een andere voicemail gaan: geef het oproepnummer en de pin in van de voicemail die u wilt raadplegen.
  6. Boodschap opnemen en verzenden: neem een boodschap op voor een andere voicemail die u kunt verzenden.
• Via de info toets van uw Forum-telefoon: kies 4 spraakbox of Bericht spraakb en bevestig met Ok. U hebt nu verschillende opties:
  • Weergave: beluister het bericht.
  • Verwijderen: verwijder het bericht.
  • Kiezen: bel de beller terug.
  • Telefoonboek: druk op 1 Invoer om de beller toe te voegen aan uw telefoonboek of 2 Toevoegen om de details te bewerken. Druk op Opslaan.
  • Doorsturen: stuur het bericht door naar een andere voicemail.
  • Als nieuw aand.: zet het bericht terug op nieuw.

Forum Conference

Download de Forum Conference handleiding  of lees de basisinstructies.

Toegang verlenen aan gebruikers

De beheerder moet gebruikers de toelating geven om het tabblad Forum Conference te gebruiken in de Forum CTI-applicatie en om zelf uitnodigingen te versturen. Dit doet u als volgt:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator en Gebruikersmanager.
4. Selecteer een gebruiker of een gebruikersgroep.
5. Onder Applicaties, vink Forum CTI aan en onder Forum Conference, vink Gebruiker mag uitnodigingen aanmaken aan.

Herhaal dit proces voor alle gebruikers of gebruikersgroepen.

Conferentiesystemen instellen

U kunt tot 10 conferentiesystemen instellen, with 5 tot 10 deelnemers, afhankelijk van uw licentie. Elk systeem heeft zijn eigen telefoonnummer, boodschappen en instellingen.

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, Applicaties, Forum Conference en Systemen.
4. Klik op Nieuw om een nieuw conferentiesysteem in te stellen. Om een bestaand conferentiesysteem te wijzigen, klik op de naam van het conferentiesysteem.
5. Geef de instellingen in:
   • Gebaseerd op: u kunt de instellingen van een conferentiesysteem dat u al eerder hebt ingesteld gebruiken.
   • Naam: kies een naam voor uw conferentiesysteem (maximaal 20 tekens lang).
   • Oproepnummer: geef het interne nummer (1 tot 5 tekens lang) in. Om externe gebruikers deel te laten nemen aan conferenties, moet u het nummer ook ingeven in de Configurator onder Oproepverdeling en Inkomend of Inkomend DDI.
   • Onthaalboodschap: selecteer een audiobestand dat afgespeeld wordt wanneer deelnemers de conferentie betreden. U moet een audiobestand voor de onthaalboodschap en PIN foutief ingegeven instellen in het menu Audio van Forum Conference of de configuratie is onvolledig. Als u dit nog niet gedaan hebt, doe dit dan eerst.
   • PIN foutief ingegeven: selecteer een audiobestand dat afgespeeld wordt wanneer een deelnemer een verkeerde pincode ingeeft of wanneer hij zijn pincode te laat heeft ingegeven.
   • Signaal bij betreden en verlaten: speel een bieptoon af wanneer deelnemers de conferentie betreden of verlaten.
   • Timeout voor PIN-ingave: geef het aantal seconden in dat deelnemers de tijd hebben om hun pincode in te geven.
   • Vertraging van de automatische oproepaanname: geef het aantal seconden in dat een deelnemer een kiestoon hoort voordat hij de conferentie betreedt.
   • Conferentieoproepnummer voor uitnodigingsmail: geef het volledige oproepnummer in dat de deelnemer moet ingeven om deel te nemen aan de conferentie. Dit wordt verstuurd in de uitnodigingsmail. Voor internationale deelnemers moet u dit nummer in internationaal formaat ingeven (bv. +32 2 2001234).
   • Verstuur e-mail bij uitnodiging of afgelasting: stuur deelnemers een e-mail met een uitnodiging of bij afgelasting van de conferentie.
   • Verstuur e-mail voor aanvang van de audioconferentie: stuur deelnemers een herinnering via e-mail wanneer de conferentie begint.
   • Verstuur e-mail bij einde van de audioconferentie: stuur deelnemers een herinnering via e-mail aan het einde van de conferentie.
   • Aantal talen: u kunt tot 3 talen instellen voor meldingen.
   • Taal voor meldingen: geef de naam van de talen in die u gebruikt voor meldingen. U moet dezelfde namen gebruiken wanneer u conferentieruimtes aanmaakt.
   • Ruimte is gesloten: speel een audiobestand af wanneer de conferentieruimte gesloten is.
   • Ruimte is vol: speel een audiobestand af wanneer het maximum aantal deelnemers bereikt is.
   • Aanmelden in lege ruimte: speel een audiobestand af wanneer de eerste deelnemer de ruimte betreedt.
   • Aanmelden in niet-lege ruimte: speel een audiobestand af om de deelnemer ervan te informeren dat er al andere deelnemers aanwezig zijn.
   • Deelnemer werd uit de ruimte verwijderd: speel een audiobestand af om een deelnemer ervan te informeren dat hij door de manager van de conferentieruimte uit de ruimte verwijderd is.
6. Klik op Toepassen.

Uw conferentiesysteem is nu ingesteld. Opgelet: een conferentiesysteem kan niet gewijzigd of verwijderd worden zolang er nog vaste conferentieruimtes aan toegewezen zijn of wanneer er nog een conferentie plaatsvindt.

Conferentieruimtes aanmaken

De beheerder kan vaste conferentieruimtes aanmaken of ervoor zorgen dat gebruikers zelf tijdelijke conferentieruimtes kunnen aanmaken:

Vaste conferentieruimtes

Vaste conferentieruimtes zijn beveiligd met een pincode die nooit wijzigt. Deze pincode moet aan de gebruikers van de conferentieruimte meegedeeld worden. Afspraken voor vaste conferentieruimtes moeten in onderling overleg gebeuren om te vermijden dat er verschillende conferenties op hetzelfde tijdstip plaatsvinden.

De beheerder wijst een conferentiemanager aan die de vaste conferentieruimte beheert en verantwoordelijk is voor het openen en sluiten van de ruimte. Dit kan slechts één gebruiker zijn of een gebruikersgroep.

Om een vaste conferentieruimte aan te maken, volg deze stappen:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, Applicaties, Forum Conference en Ruimtes.
4. Klik op Nieuw om een nieuwe conferentieruimte aan te maken. Om een bestaande conferentieruimte te wijzigen, klik op de naam van de conferentieruimte.
5. Geef de instellingen in:
   • Status: als u deze optie activeert, dan is de conferentieruimte geopend. Deelnemers kunnen de conferentieruimte enkel betreden als deze geopend is. Ruimtes kunnen ook geopend of gesloten worden in de Forum CTI applicatie.
   • Naam: kies een naam voor uw conferentieruimte (tot 20 tekens lang).
   • Systeem: selecteer het conferentiesysteem dat aan deze ruimte is toegewezen.
   • Gebruiker: selecteer een gebruiker die de conferentiemanager is voor deze ruimte.
   • Gebruikersgroep: selecteer een gebruikersgroep naast een enkele conferentiemanager. De conferentiemanager moet geen deel uitmaken van deze gebruikersgroep. Alle gebruikers van de gebruikersgroep kunnen conferenties plannen in deze ruimte.
   • Maximumwaarde: bepaal het maximum aantal deelnemers voor deze ruimte. 0 vertegenwoordigt een oneindig aantal deelnemers, maar dit is niet aangewezen als u spraakkanalen wilt reserveren voor andere conferentieruimtes.
   • PIN: het systeem maakt automatisch één pincode per taal aan en deze is dezelfde voor alle deelnemers, maar u kunt ook zelf een pincode kiezen.
   • Onthaalboodschap: selecteer het welkombericht dat wordt afgespeeld wanneer een deelnemer de ruimte betreedt.
6. Klik op Toepassen.

Uw vaste conferentieruimte is nu aangemaakt.

Tijdelijke conferentieruimtes

Wanneer een gebruiker een uitnodiging voor een conferentie aanmaakt in deForum CTI applicatie, dan wordt er een tijdelijke conferentieruimte aangemaakt. Elke deelnemer ontvangt een tijdelijke pincode.

De gebruiker die de uitnodiging aanmaakt is de conferentiemanager. Een tijdelijke conferentieruimte wordt automatisch geopend en gesloten. De deelnemers van de tijdelijke conferentieruimte ontvangen een uitnodiging in kalenderformaat (Outlook en ICS) met de gegevens (oproepnummer, datum, tijd en persoonlijke pincode) en een herinnering via e-mail wanneer een conferentie start, eindigt of geannullleerd is.

Om een tijdelijke conferentieruimte aan te maken, volg deze stappen:

1. Surf naar http://ip-address/app-cti.asp en vervang ip-address door het IP-adres van uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon. Bv: als het IP-adres van uw Forum-communicatiesysteem 192.168.99.254 is, dan geeft u http://192.168.99.254/app-cti.asp in uw browser in.
2. Geef uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Aanmelden.
3. Klik op Forum CTI.
4. Klik op het tabblad Forum Conference en selecteer Uitnodigingen uit het dropdownmenu naast Forum Conference.
5. Klik op de knop Nieuwe uitnodiging en vul de velden in:
   • Onderwerp: geef het thema van de conferentie in.
   • Taal van de conferentie: geef de taal van de conferentie in.
   • Systeem: selecteer een conferentiesysteem uit de lijst (indien uw beheerder er meerdere heeft ingesteld).
   • Begint en Eindigt: selecteer het tijdstip van uw conferentie.
   • Geopend voor aanvang: geef het aantal minuten in dat de conferentieruimte geopend wordt voor aanvang van de conferentie.
   • Taal van de uitnodigingsmail: selecteer de taal waarin de uitnodigingsmail moet worden verstuurd.
   • Opnemen: selecteer deze optie als u de conferentie wilt opnemen.
6. Klik op Toepassen.
7. Klik op de knop Deelnemer toevoegen en vul de velden in:
   • Naam: geef de naam in van de deelnemer. Het systeem stel deelnemers voor uit de lijst van gebruikers, het interne telefoonboek of op een LDAP server. Indien de deelnemer herkend wordt, dan wordt het e-mailadres automatisch ingevuld.
   • E-mail: geef, indien nodig, het e-mailadres van de deelnemer in. Scheid e-mailadressen van elkaar door een komma of puntkomma, zonder spaties.
   • Systeem: selecteer het conferentiesysteem uit de lijst (indien uw beheerder er meerdere heeft ingesteld).
   • Taal voor meldingen: selecteer de taal van het audiomenu dat de deelnemer begeleidt.
   • Enkel meeluisteren: wanneer deze optie geactiveerd is, dan kan de deelnemer enkel meeluisteren (bv. voor webinars).
8. Klik op Toepassen.

Om deelnemers te verwijderen, druk op de Deelnemer verwijderen knop. Om een conferentie aan te passen, dubbelklik op de naam van de conferentie en volg de stappen hierboven. Om een conferentie te annuleren, klik op de Conferentie annuleren knop.

​Forum Auto Attendant

Maak keuzemenu's of voicemailsystemen aan. Download de Forum Auto Attendant-handleiding of lees de basisinstructies.

​KDA Manager installeren

Met KDA Manager kunt u audiobestanden aanmaken of bestaande bestanden converteren naar het juiste formaat. Als u de KDA Manager-applicatie nog niet geïnstalleerd hebt, installeer deze vanuit de folder \Forum op de Forum 500 of 5000 product-cd of neem bestanden op met een systeemtelefoon via de Configurator zonder KDA Manager te installeren.

​Keuzemenu's aanmaken

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, Toepassingen en Auto Attendant.
4. Laad in het menu Audio de audiobestanden die u wilt gebruiken of neem deze op met een systeemtelefoon.
5. Onder Menu stelt u de keuzemenu's in. Bij het plannen van uw keuzemenu gebruikt u best korte, begrijpelijke boodschappen die de beller gemakkelijk kan onthouden. Voeg geen overbodige keuzes toe. Geef de beller de mogelijkheid om boodschappen te herhalen, terug te keren in het keuzemenu en bevestig gemaakte keuzes (bv. 'Uw installatie wordt uitgevoerd op...').
6. In het menu Systemen moet u minimaal één systeem (keuzemenuprofiel) toewijzen aan uw keuzemenu. Raadpleeg de Help-functie rechts bovenaan voor meer informatie.
7. Klik op SYS Configuratie en Gegevensback-up. Bewaar uw configuratie.

​Forum ACD

Forum ACD (Automatic Call Distribution) is een applicatie voor het automatisch verdelen van oproepen. ACD-systemen worden gebruikt wanneer een hoog volume aan oproepen wordt verwacht en wanneer deze automatisch moeten worden verdeeld aan agenten van uw contactcenter met wachtrijen en individuele aankondigingen. De applicatie laat uw supervisors ook toe van de agenten te controleren die voor uw contactcenter werken.

Download de Forum ACD handleiding .

​Forum Count

Consulteer eenvoudig verbindingsdetails (datum, tijdstip, duur, kosten, enz.) van uw oproepen. Download de Forum Count-handleiding of lees de basisinstructies.

​Verbindingsgegevens bewaren

Om de verbindingsgegevens te bewaren, volg de stappen hieronder:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, Gebruikersgroepen en Gebruikersgroepen. Selecteer hier inkomende of uitgaande verbindingen voor uw gebruikersgroep(en).

Meer details vindt u in de Help-functie rechts bovenaan of de verklarende woordenlijst .

U kunt tot 20 profielen aanmaken. Forum Count bewaart maximaal 6000 records (voor Forum 523, 524, 525, 526, 550 en 560) of 10000 records (voor Forum 5004, 5008 en 5012). Maak regelmatig een backup via het menu SYS Configuratie onder Gegevensback-up.

Om een extern kostenprogramma te gebruiken, moet er op de Forum 525, 526, 550 of 560 een computer worden aangesloten via de COM-aansluiting. Meer informatie hierover vindt u in de Help-functie rechts bovenaan of in de volledige handleiding van het Forum-communicatiesysteem. Alternatief kunt u kosten ook doorsturen naar een extern programma via CSTA. Installeer hiervoor het conversieprogramma op de product-cd van uw communicatiesysteem.

​Profielen configureren

Standaard zijn er geen profielen aangemaakt, volg de stappen hieronder:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator en Forum Count.
4. Klik op Profiel. Maak één of meerdere (maximaal 20) profielen aan.
5. Klik op SYS Configuratie en vervolgens Gegevensback-up en bewaar uw configuratie.

​Verbindingsgegevens exporteren of wissen

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator en Forum Count.
4. Kies een profiel waarvan u de verbindingsgegevens wilt tonen, exporteren, printen of wissen.

De gegevens worden bewaard in een .csv-bestand (Windows, Unix of Mac) of indien gewenst, in een .zip-bestand. 

Wis gegevens die u niet meer nodig hebt. Bij 6000 records (voor Forum 523,524,525, 526,550 en 560) of 10000 records (voor Forum 5004, 5008 en 5012) worden uw gegevens automatisch gewist door het systeem. Op 80% capaciteit ontvangt u een waarschuwing.

​Forum Hotel

Beheer uw hotel met uw Forum-communicatiesysteem. Download de Forum Hotel-handleiding of lees de basisinstructies.

​Forum Hotel configureren

Om Forum Hotel in te stellen, moet u een aantal gebruikersprofielen en bevoegdheden configureren:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, SYS Configuratie en Uitbreidingen. Laad het Forum Hotel-licentiebestand.
4. Klik op Gebruikersmanager en Gebruikersgroepen. Hier maakt u best 2 nieuwe gebruikersgroepen aan: een groep voor personeel en een groep voor gasten. Aan de personeelsgroep kent u de Forum Hotel en/of Forum Count bevoegdheid toe. Voor de gastengroep activeert u Alle toetsen geblokkeerd.
5. Klik op Gebruiker. Maak voor elke medewerker een gebruikersaccount aan en wijs deze toe aan de personeelsgroep. De groep guests wijst u toe aan de gastengroep, aangezien deze beperkte rechten heeft. Kies de instelling Internationaal voor extern. Andere relevante informatie voor deze gebruikersgroepen vindt u onder Systeemtoestellen en Verbindingsgegevens. Gebruik de Help-functie rechts bovenaan voor meer details.
6. Klik op Forum Hotel en Kamers. Stel hier (maximaal 200) kamers in op basis van het kamernummer en ken een telefoonnummer toe. Bij een overzichtelijke toewijzing is het kamernummer gelijk aan het telefoonnummer.
7. Sluit een receptietelefoon aan op een vrije upn-aansluiting, bij voorkeur een Forum Phone 530 of 535. Een Forum Phone 520 of 525 kan ook gebruikt worden.
8. Klik in de Configurator op TEL Configuratie, Aansluitingen en Upn. Stel de Forum-telefoon in:
   • Type: Selecteer het type telefoon, bv. Forum Phone 535.
   • Keypads (Consoles): Selecteer het aantal keypads, bv. 1 voor een Forum Phone 535.
   • Beschrijving: Geef een beschrijving voor dit toestel, bv. Receptie.
   • Oproepnummer: Kies een oproepnummer, bv. 900.
9. Klik op Forum Hotel en Instellingen. Voer in het veld Receptietelefoon het interne oproepnummer in waarop de receptie bereikbaar is (bv. 900). In het Toepassingen menu van de receptietelefoon vindt u nu een optie Hotel. Configureer voor de receptietelefoon (en andere telefoons) sneltoetsen in het menu TEL Configuratie, Toestellen en Systeemtoestellen. Aan de functies Check-in, Check-out en Te reinigen kent u de gastengroep toe.
10. Klik op Gebruikersmanager en Gebruiker. Wijs aan de receptietelefoon een gebruiker toe uit de personeelsgroep. Als meerdere personen de receptietelefoon moeten kunnen bedienen, maak dan teams aan onder TEL Configuratie, Groepen en Teamleden.
11. Klik op Oproepverdeling en Inkomend of Inkomend DDI. Wijs nu aan de receptietelefoon één van uw externe oproepnummers toe.

U hebt Forum Hotel ingesteld.

​Blokkeringen activeren

U kunt bepaalde telefoonnummers voor hotelgasten blokkeren door deze op te nemen in de blokkeerlijst als volgt:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, TEL Configuratie Lijsten en Blokkeringslijsten. Voeg de nummers toe die u wilt blokkeren.
4. Klik op Gebruikersmanager en Gebruikersgroepen. Wijs de blokkeringslijst toe aan de gastengroep.

Om dure en onserieuze oproepen te verhinderen, is het aangeraden van alle oproepen voor hotelgasten naar de receptie af te leiden als volgt:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, TEL Configuratie Oproepverdeling en Inkomend DDI. Wijs voor elk kamernummer het interne telefoonnummer van de receptie toe in het veld Open (Tijdsvariant).
4. Klik op Uitgaand DDI. Wijs voor elk kamernummer het interne telefoonnummer van de receptie toe.

​Facturen opstellen

De oproepen die hotelgasten doen, kunnen aan de hand van tariefzones per minuut (bv. binnenlandse of buitenlandse gesprekken) afgerekend worden en automatisch verrekend worden op de factuur als volgt:

1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot uw Forum-communicatiesysteem. Als u dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
2. Meld u aan met gebruikersnaam Administrator en uw wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat u het wachtwoord leeg.
3. Klik op Configurator, TEL Configuratie, LCR en Zones of TEL Configuratie, Systeem en Kostenzones. Stel hier uw tarieven in.
4. Klik op Lijnen en Bundel. Vink de optie Kosten genereren aan voor alle bundels en SIP-lijnen.
5. Klik op Forum Hotel en Instellingen. Stel de btw-voet in.
6. Klik op Gebruikersmanager en Gebruiker. Voor de gastengroep vinkt u de opties inkomende verbindingen registeren en/of uitgaande verbindingen registeren aan. In het menu Gebruikersgroepen geeft u eveneens de berekeningsfactoren in:
   • Het basisbedrag voor een uitgaande gesprek
   • Het basisbedrag voor een inkomend gesprek
   • De kostenfactor of de factor waarmee de werkelijke kosten worden vermenigvuldigd (bv. 200%).
   • Vink de optie Kosten genereren aan.
7. Om een template voor uw factuur aan te maken, klikt u op Forum Hotel en Hoofding factuur.

​Het Forum Hotel-programma gebruiken

Voor het dagelijks beheer door het hotelpersoneel kan de beheerder een aangepaste internetbrowser installeren vanaf de Forum product-cd. Het programma kunt u oproepen via het symbool in het infogedeelte van de taakbalk.

1. Open het programma dat door uw beheerder geïnstalleerd werd of Surf naar het adres dat u van uw beheerder ontvangen hebt.
2. Meld u aan met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat u van uw beheerder ontvangen hebt.
3. Klik op de homepage op het programmasymbool Forum Hotel. U krijgt nu een overzicht van alle kamers met icoontjes:

   Icoon	Betekenis
   	De kamer is vrij.
   	De kamer is bezet.
   	De kamer moet gereinigd worden.
   	Er is geen bericht voor deze gast.
   	Er is een bericht voor deze gast.
   	De wekdienst is niet geactiveerd.
   	De wekdienst is geactiveerd.

   Om acties uitvoeren:

   • Een gast aanmelden (): geef de naam, voornaam, taal, uitcheckdatum en eventuele opmerkingen in en klik op Ok. De kamer wordt nu als bezet weergegeven. De gast wordt nu opgenomen in het centrale telefoonboek en zijn telefoonkosten worden automatisch afgerekend bij zijn vertrek.
   • Een gast afmelden (): kies verbindingsgegevens & check-out, verbindingsgegevens of Check-out en klik op Ok. Verbindingsgegevens genereert een factuur en check-out zorgt ervoor dat de kamer op 'te reinigen' komt te staan. 
   • De status van de kamer wijzigen (): Na reiniging kunt u de status van de kamer wijzigen naar vrij door op Ok te klikken.
   • De wekdienst inschakelen (): Kies een tijdstip klik op Ok.
   • Een nieuw bericht signaleren (): Klik op Ok om de gast te signaleren dat er een nieuw bericht voor hem is binnengekomen.

​De receptietelefoon gebruiken

Met de receptietelefoon kunt u bepaalde functies uitvoeren als volgt:

• In het hoofdmenu, druk op Toepassingen en Hotel. Als uw beheerder hiervoor een sneltoets geconfigureerd heeft, druk dan die toets in.
• Voer het gewenste kamernummer in. Afhankelijk van de status van de kamer bevat het menu verschillende opties:
  1. Check-in: Druk op de OK-toets om te bevestigen. Geef de naam, voornaam en taal van de gast in en druk op Opslaan.
  2. Check-out + factuur: Druk op de OK-toets om het factuursaldo af te lezen en de gast af te melden. De factuur kunt u enkel met het Forum Hotel-programma afdrukken. De status van de kamer wijzigt naar 'te reinigen'. Van zodra u de optie Reinigen bevestigt met de OK-toets wijzigt de status van de kamer naar vrij. Het reinigingspersoneel van de kamer kan de status ook wijzigen naar vrij door *170 in te toetsen op de kamertelefoon.
  3. Kosten: Druk op de OK-toets om het tussentijds saldo te raadplegen.
  4. Bericht: Selecteer Aan om de gast te melden dat er een nieuw bericht is. Selecteer Uit om het signaleren van het bericht uit te schakelen.
  5. Wekoproep: Druk op de OK-toets en geef het gewenste tijdstip in uren en minuten in. Bevestig met de OK-toets en activeer de wekoproep met de optie Aan. Met de optie Uit schakelt u de wekoproep weer uit.

Software

Download software waarmee u uw Forum-communicatiesysteem kunt bedienen vanaf uw computer.

​Windows TAPI-driver

Integreer de functies van uw telefooncentrale in externe applicaties (bv. Outlook, Cisco, Avaya, CRM-systemen, enz.).

Download TAPI-driver voor Windows​

Download TAPI-driver voor Windows 8​

​Forum Softphone

Download Forum Softphone en de Forum Softphone-handleiding om te bellen of gebeld te worden op uw computers zonder externe applicaties of vaste toestellen. U kunt Forum Softphone ook gebruiken in combinatie met een Forum Phone 525 of 535.

Download Forum Softphone​