Ga direct naar de hoofdinhoud
×
×

Handleiding voor je telefooncentrale

Download hier handleidingen of software voor je Forum-communicatiesysteem (PABX).

Ben je op zoek naar een handleiding voor je Forum-telefoontoestel? Download de handleiding voor je Forum-telefoontoestel. Als je problemen ondervindt, lees dan ook eens hoe problemen met je telefooncentrale oplossen.

Opgelet: Voor oudere telefooncentrales dan de Forum 500, 700, 5000 & 7000 familie hebben wij het technische onderhoud, de ondersteuning en facturatie stopgezet. Je kunt je oude telefooncentrale behouden, maar wij voeren geen herstellingen meer uit. In geval van problemen, contacteer ons om over te stappen naar een recenter model.


Forum 500 & 5000

Installatie en configuratie

Download de handleiding, raadpleeg de basisinstructies voor het configureren van je Forum-communicatiesysteem of de lijst van programmatiecodes voor telefoontoestellen.

De configuratie wijzigen kan invloed hebben op de werking van je telefooncentrale. Contacteer ons voor een opleiding of om de configuratie van op afstand te wijzigen.

Als je bij het raadplegen van je handleiding op bepaalde begrippen botst die je niet kent, dan komt deze verklarende woordenlijst PDF-formaat wellicht van pas.

Forum 500-reeks:

Forum 5000-reeks:

Om de configuratie te wijzigen, volg je de stappen hieronder:

  1. Schakel de computer uit en verwijder alle netwerkkabels.
  2. Verbind de netwerkkaart van de computer met de LAN-aansluiting van je telefooncentrale via een gekruiste Ethernet-kabel.
  3. Schakel de computer opnieuw in en meld je aan met administrator rechten. Als je computer niet automatisch een IP-adres toegewezen krijgt via DHCP, dan moet je DHCP opnieuw activeren en de computer opnieuw opstarten. Vind meer hulp op microsoft.com of apple.com.
  4. Surf naar http://192.168.99.254/.
  5. Geef als gebruikersnaam Administrator in. Geef je wachtwoord in en klik op Ok.
    Voor het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg. Om veiligheidsredenen zal je een nieuw wachtwoord en nieuwe systeempin moeten kiezen. De standaardinstelling is 0000. Klik op Toepassen.
  6. Klik op Configurator in het menu links om je configuratie te wijzigen. Sla na elke wijziging je configuratie op.

Als je het IP-adres of het netmasker gewijzigd hebt, wilt wijzigen of het systeem opnieuw op wilt starten, typ onderstaande codes in op een systeemtelefoon:

  • Om het IP-adres te achterhalen: *182
  • Om het IP-adres te wijzigen: Als je systeempin 0000 is en je wilt het IP-adres wijzigen naar 192.168.99.254, toets *182*0000*192*168*99*254# in.
  • Om het netmasker te achterhalen: *183
  • Om het netmasker te wijzigen: Als je systeempin 0000 is en je wilt het netmasker wijzigen naar 255.255.255.0, toets *183*0000*255*255*255*0# in.
  • Om het systeem opnieuw op te starten: *185*0000# (vervang 0000 door je systeempin)
    Het kan tot 20 minuten duren tot het systeem weer operationeel is.

Voor meer informatie, raadpleeg de Help-functie rechts bovenaan of de volledige handleiding. Contacteer ons als je de configuratie van op afstand wilt laten wijzigen.

Download de standaard programmatiecodes PDF-formaat. Toets de code in op je telefoontoestel om een functie te activeren of deactiveren.

Gebruik je een analoge Maestro, Twist of  een telefoon van een ander merk? Download de handleiding voor standaardtoestellen PDF-formaat.

Opties

Voor de communicatiesystemen Forum 500 en 5000 bestaan er opties op maat van je bedrijf: Forum Voicemail, Forum Conference, Forum Auto Attendant, Forum ACD, Forum Count & Forum Hotel.

Opties zijn alleen beschikbaar met een licentie. Wil je een optie toevoegen aan je communicatiesysteem? Contacteer ons voor de wijzigingen.

Download de Forum Voicemail-handleiding PDF-formaat of lees de basisinstructies.

De beheerder stelt een Forum Voicemail-oproepnummer in en deelt dit mee aan de gebruikers. Om Forum Voicemail te configureren, volg de stappen hieronder:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op ConfiguratorSYS Configuratie en Uitbreidingen. Laad het Forum Voicemail-licentiebestand.
  4. Als je een Forum 523, 524, 525, 526, 550 of 560- communicatiesysteem hebt: Klik opnieuw op Configurator, SYS Configuratie en Componenten. Laad een spraakbestand.
  5. Klik op Toepassingen, Forum Voicemail en Instellingen. Stel het Forum Voicemail-oproepnummer in.
  6. Klik op Spraakboxen. Hier kun je tot het door de licentie toegelaten aantal voicemails configureren:
    • Voicemails aanmaken of verwijderen. Aan een voicemail kun je tot 20 interne oproepnummers toewijzen. Voor elk oproepnummer bepaal je wanneer (onmiddellijk, na tijd, bezet of na tijd & bezet ) en hoe (enkel voor interne, externe of alle oproepen) oproepen naar de voicemail afgeleid worden.
    • Kies de taal van het spraakmenu voor bellers en de maximale berichtduur (standaard 60 seconden).
    • Remote Control geeft de gebruiker van op afstand (of een ander intern toestel) toegang tot voicemail.
    • De centrale begroetingstekst kan gewijzigd worden biedt gebruikers de mogelijkheid om de centrale begroetingstekst te wijzigen. Om een Onthaalboodschap in te stellen voor een gebruikersgroep, klik op Gebruikersmanager, Gebruikersgroepen, TEL Configuratie en Oproepverdeling.
    • Je kunt voor elke voicemail de pin resetten: de standaardinstelling is 0000.

Om je Forum Voicemail te raadplegen volg je de stappen hieronder:

  • Via het interne Forum Voicemail-oproepnummer: Indien gevraagd, geef je pin in. Als je je pin niet meer kent, dan kan je beheerder deze resetten naar 0000. Bel je vanaf een ander toestel? Geef dan het voicemailoproepnummer in. Je hebt nu verschillende opties:
    1. Nieuwe berichten: beluister je nieuwe berichten. Druk op 7 om de beller meteen terug te bellen.
    2. Opgeslagen berichten: geef het berichtnummer in dat je wilt beluisteren en druk op *.
    3. Centrale instellingen: beheer de standaardinstellingen van je voicemail.
    4. Centrale onthaalboodschappen: als je beheerder je de rechten gegeven heeft om de onthaalboodschap te wijzigen, stel dan een nieuwe bericht in.
    5. Naar een andere voicemail gaan: geef het oproepnummer en de pin in van de voicemail die je wilt raadplegen.
    6. Boodschap opnemen en verzenden: neem een boodschap op voor een andere voicemail die je kunt verzenden.
  • Via de info toets van je Forum-telefoon: kies 4 spraakbox of Bericht spraakb en bevestig met Ok. Je hebt nu verschillende opties:
    • Weergave: beluister het bericht.
    • Verwijderen: verwijder het bericht.
    • Kiezen: bel de beller terug.
    • Telefoonboek: druk op 1 Invoer om de beller toe te voegen aan je telefoonboek of 2 Toevoegen om de details te bewerken. Druk op Opslaan.
    • Doorsturen: stuur het bericht door naar een andere voicemail.
    • Als nieuw aand.: zet het bericht terug op nieuw.

Download de Forum Conference handleiding PDF-formaat of lees de basisinstructies.

De beheerder moet gebruikers de toelating geven om het tabblad Forum Conference te gebruiken in de Forum CTI-applicatie en om zelf uitnodigingen te versturen. Dit doe je als volgt:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator en Gebruikersmanager.
  4. Selecteer een gebruiker of een gebruikersgroep.
  5. Onder Applicaties, vink Forum CTI aan en onder Forum Conference, vink Gebruiker mag uitnodigingen aanmaken aan.

Herhaal dit proces voor alle gebruikers of gebruikersgroepen.

Je kunt tot 10 conferentiesystemen instellen, with 5 tot 10 deelnemers, afhankelijk van je licentie. Elk systeem heeft zijn eigen telefoonnummer, boodschappen en instellingen.

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator, Applicaties, Forum Conference en Systemen.
  4. Klik op Nieuw om een nieuw conferentiesysteem in te stellen. Om een bestaand conferentiesysteem te wijzigen, klik op de naam van het conferentiesysteem.
  5. Geef de instellingen in:
    • Gebaseerd op: je kunt de instellingen van een conferentiesysteem dat je al eerder hebt ingesteld gebruiken.
    • Naam: kies een naam voor je conferentiesysteem (maximaal 20 tekens lang).
    • Oproepnummer: geef het interne nummer (1 tot 5 tekens lang) in. Om externe gebruikers deel te laten nemen aan conferenties, moet je het nummer ook ingeven in de Configurator onder Oproepverdeling en Inkomend of Inkomend DDI.
    • Onthaalboodschap: selecteer een audiobestand dat afgespeeld wordt wanneer deelnemers de conferentie betreden. Je moet een audiobestand voor de onthaalboodschap en PIN foutief ingegeven instellen in het menu Audio van Forum Conference of de configuratie is onvolledig. Als je dit nog niet gedaan hebt, doe dit dan eerst.
    • PIN foutief ingegeven: selecteer een audiobestand dat afgespeeld wordt wanneer een deelnemer een verkeerde pincode ingeeft of wanneer hij zijn pincode te laat heeft ingegeven.
    • Signaal bij betreden en verlaten: speel een bieptoon af wanneer deelnemers de conferentie betreden of verlaten.
    • Timeout voor PIN-ingave: geef het aantal seconden in dat deelnemers de tijd hebben om hun pincode in te geven.
    • Vertraging van de automatische oproepaanname: geef het aantal seconden in dat een deelnemer een kiestoon hoort voordat hij de conferentie betreedt.
    • Conferentieoproepnummer voor uitnodigingsmail: geef het volledige oproepnummer in dat de deelnemer moet ingeven om deel te nemen aan de conferentie. Dit wordt verstuurd in de uitnodigingsmail. Voor internationale deelnemers moet je dit nummer in internationaal formaat ingeven (bv. +32 2 2001234).
    • Verstuur e-mail bij uitnodiging of afgelasting: stuur deelnemers een e-mail met een uitnodiging of bij afgelasting van de conferentie.
    • Verstuur e-mail voor aanvang van de audioconferentie: stuur deelnemers een herinnering via e-mail wanneer de conferentie begint.
    • Verstuur e-mail bij einde van de audioconferentie: stuur deelnemers een herinnering via e-mail aan het einde van de conferentie.
    • Aantal talen: je kunt tot 3 talen instellen voor meldingen.
    • Taal voor meldingen: geef de naam van de talen in die je gebruikt voor meldingen. Je moet dezelfde namen gebruiken wanneer je conferentieruimtes aanmaakt.
    • Ruimte is gesloten: speel een audiobestand af wanneer de conferentieruimte gesloten is.
    • Ruimte is vol: speel een audiobestand af wanneer het maximum aantal deelnemers bereikt is.
    • Aanmelden in lege ruimte: speel een audiobestand af wanneer de eerste deelnemer de ruimte betreedt.
    • Aanmelden in niet-lege ruimte: speel een audiobestand af om de deelnemer ervan te informeren dat er al andere deelnemers aanwezig zijn.
    • Deelnemer werd uit de ruimte verwijderd: speel een audiobestand af om een deelnemer ervan te informeren dat hij door de manager van de conferentieruimte uit de ruimte verwijderd is.
  6. Klik op Toepassen.

Je conferentiesysteem is nu ingesteld. Opgelet: een conferentiesysteem kan niet gewijzigd of verwijderd worden zolang er nog vaste conferentieruimtes aan toegewezen zijn of wanneer er nog een conferentie plaatsvindt.

De beheerder kan vaste conferentieruimtes aanmaken of ervoor zorgen dat gebruikers zelf tijdelijke conferentieruimtes kunnen aanmaken.

Vaste conferentieruimtes zijn beveiligd met een pincode die nooit wijzigt. Deze pincode moet aan de gebruikers van de conferentieruimte meegedeeld worden. Afspraken voor vaste conferentieruimtes moeten in onderling overleg gebeuren om te vermijden dat er verschillende conferenties op hetzelfde tijdstip plaatsvinden.

De beheerder wijst een conferentiemanager aan die de vaste conferentieruimte beheert en verantwoordelijk is voor het openen en sluiten van de ruimte. Dit kan slechts één gebruiker zijn of een gebruikersgroep.

Om een vaste conferentieruimte aan te maken, volg deze stappen:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator, Applicaties, Forum Conference en Ruimtes.
  4. Klik op Nieuw om een nieuwe conferentieruimte aan te maken. Om een bestaande conferentieruimte te wijzigen, klik op de naam van de conferentieruimte.
  5. Geef de instellingen in:
    • Status: als je deze optie activeert, dan is de conferentieruimte geopend. Deelnemers kunnen de conferentieruimte enkel betreden als deze geopend is. Ruimtes kunnen ook geopend of gesloten worden in de Forum CTI applicatie.
    • Naam: kies een naam voor je conferentieruimte (tot 20 tekens lang).
    • Systeem: selecteer het conferentiesysteem dat aan deze ruimte is toegewezen.
    • Gebruiker: selecteer een gebruiker die de conferentiemanager is voor deze ruimte.
    • Gebruikersgroep: selecteer een gebruikersgroep naast een enkele conferentiemanager. De conferentiemanager moet geen deel uitmaken van deze gebruikersgroep. Alle gebruikers van de gebruikersgroep kunnen conferenties plannen in deze ruimte.
    • Maximumwaarde: bepaal het maximum aantal deelnemers voor deze ruimte. 0 vertegenwoordigt een oneindig aantal deelnemers, maar dit is niet aangewezen als je spraakkanalen wilt reserveren voor andere conferentieruimtes.
    • PIN: het systeem maakt automatisch één pincode per taal aan en deze is dezelfde voor alle deelnemers, maar je kunt ook zelf een pincode kiezen.
    • Onthaalboodschap: selecteer het welkombericht dat wordt afgespeeld wanneer een deelnemer de ruimte betreedt.
  6. Klik op Toepassen.

Je vaste conferentieruimte is nu aangemaakt.

Wanneer een gebruiker een uitnodiging voor een conferentie aanmaakt in deForum CTI applicatie, dan wordt er een tijdelijke conferentieruimte aangemaakt. Elke deelnemer ontvangt een tijdelijke pincode.

De gebruiker die de uitnodiging aanmaakt is de conferentiemanager. Een tijdelijke conferentieruimte wordt automatisch geopend en gesloten. De deelnemers van de tijdelijke conferentieruimte ontvangen een uitnodiging in kalenderformaat (Outlook en ICS) met de gegevens (oproepnummer, datum, tijd en persoonlijke pincode) en een herinnering via e-mail wanneer een conferentie start, eindigt of geannullleerd is.

Om een tijdelijke conferentieruimte aan te maken, volg deze stappen:

  1. Surf naar http://ip-address/app-cti.asp en vervang ip-address door het IP-adres van je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon. Bv: als het IP-adres van je Forum-communicatiesysteem 192.168.99.254 is, dan geef je http://192.168.99.254/app-cti.asp in je browser in.
  2. Geef je gebruikersnaam en wachtwoord in en klik op Aanmelden.
  3. Klik op Forum CTI.
  4. Klik op het tabblad Forum Conference en selecteer Uitnodigingen uit het dropdownmenu naast Forum Conference.
  5. Klik op de knop Nieuwe uitnodiging en vul de velden in:
    • Onderwerp: geef het thema van de conferentie in.
    • Taal van de conferentie: geef de taal van de conferentie in.
    • Systeem: selecteer een conferentiesysteem uit de lijst (indien je beheerder er meerdere heeft ingesteld).
    • Begint en Eindigt: selecteer het tijdstip van je conferentie.
    • Geopend voor aanvang: geef het aantal minuten in dat de conferentieruimte geopend wordt voor aanvang van de conferentie.
    • Taal van de uitnodigingsmail: selecteer de taal waarin de uitnodigingsmail moet worden verstuurd.
    • Opnemen: selecteer deze optie als je de conferentie wilt opnemen.
  6. Klik op Toepassen.
  7. Klik op de knop Deelnemer toevoegen en vul de velden in:
    • Naam: geef de naam in van de deelnemer. Het systeem stel deelnemers voor uit de lijst van gebruikers, het interne telefoonboek of op een LDAP server. Indien de deelnemer herkend wordt, dan wordt het e-mailadres automatisch ingevuld.
    • E-mail: geef, indien nodig, het e-mailadres van de deelnemer in. Scheid e-mailadressen van elkaar door een komma of puntkomma, zonder spaties.
    • Systeem: selecteer het conferentiesysteem uit de lijst (indien je beheerder er meerdere heeft ingesteld).
    • Taal voor meldingen: selecteer de taal van het audiomenu dat de deelnemer begeleidt.
    • Enkel meeluisteren: wanneer deze optie geactiveerd is, dan kan de deelnemer enkel meeluisteren (bv. voor webinars).
  8. Klik op Toepassen.

Om deelnemers te verwijderen, druk op de Deelnemer verwijderen knop. Om een conferentie aan te passen, dubbelklik op de naam van de conferentie en volg de stappen hierboven. Om een conferentie te annuleren, klik op de Conferentie annuleren knop.

Maak keuzemenu's of voicemailsystemen aan. Download de Forum Auto Attendant-handleiding PDF-formaat of lees de basisinstructies.

Met KDA Manager kun je audiobestanden aanmaken of bestaande bestanden converteren naar het juiste formaat. Als je de KDA Manager-applicatie nog niet geïnstalleerd hebt, installeer deze vanuit de folder \Forum op de Forum 500 of 5000 product-cd of neem bestanden op met een systeemtelefoon via de Configurator zonder KDA Manager te installeren.

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator, Toepassingen en Auto Attendant.
  4. Laad in het menu Audio de audiobestanden die je wilt gebruiken of neem deze op met een systeemtelefoon.
  5. Onder Menu stel je de keuzemenu's in. Bij het plannen van je keuzemenu gebruik je best korte, begrijpelijke boodschappen die de beller gemakkelijk kan onthouden. Voeg geen overbodige keuzes toe. Geef de beller de mogelijkheid om boodschappen te herhalen, terug te keren in het keuzemenu en bevestig gemaakte keuzes (bv. 'Je installatie wordt uitgevoerd op...').
  6. In het menu Systemen moet je minimaal één systeem (keuzemenuprofiel) toewijzen aan je keuzemenu. Raadpleeg de Help-functie rechts bovenaan voor meer informatie.
  7. Klik op SYS Configuratie en Gegevensback-up. Bewaar je configuratie.

Forum ACD (Automatic Call Distribution) is een applicatie voor het automatisch verdelen van oproepen. ACD-systemen worden gebruikt wanneer een hoog volume aan oproepen wordt verwacht en wanneer deze automatisch moeten worden verdeeld aan agenten van je contactcenter met wachtrijen en individuele aankondigingen. De applicatie laat je supervisors ook toe van de agenten te controleren die voor je contactcenter werken.

Download de Forum ACD handleiding PDF-formaat.

Consulteer eenvoudig verbindingsdetails (datum, tijdstip, duur, kosten, enz.) van je oproepen. Download de Forum Count-handleiding PDF-formaat of lees de basisinstructies.

Om de verbindingsgegevens te bewaren, volg de stappen hieronder:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op ConfiguratorGebruikersgroepen en Gebruikersgroepen. Selecteer hier inkomende of uitgaande verbindingen voor je gebruikersgroep(en).

Meer details vind je in de Help-functie rechts bovenaan of de verklarende woordenlijst PDF-formaat.

Je kunt tot 20 profielen aanmaken. Forum Count bewaart maximaal 6000 records (voor Forum 523, 524, 525, 526, 550 en 560) of 10000 records (voor Forum 5004, 5008 en 5012). Maak regelmatig een backup via het menu SYS Configuratie onder Gegevensback-up.

Om een extern kostenprogramma te gebruiken, moet er op de Forum 525, 526, 550 of 560 een computer worden aangesloten via de COM-aansluiting. Meer informatie hierover vind je in de Help-functie rechts bovenaan of in de volledige handleiding van het Forum-communicatiesysteem. Alternatief kun je kosten ook doorsturen naar een extern programma via CSTA. Installeer hiervoor het conversieprogramma op de product-cd van je communicatiesysteem.

Standaard zijn er geen profielen aangemaakt, volg de stappen hieronder:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator en Forum Count.
  4. Klik op Profiel. Maak één of meerdere (maximaal 20) profielen aan.
  5. Klik op SYS Configuratie en vervolgens Gegevensback-up en bewaar je configuratie.
  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator en Forum Count.
  4. Kies een profiel waarvan je de verbindingsgegevens wilt tonen, exporteren, printen of wissen.

De gegevens worden bewaard in een .csv-bestand (Windows, Unix of Mac) of indien gewenst, in een .zip-bestand. 

Wis gegevens die je niet meer nodig hebt. Bij 6000 records (voor Forum 523,524,525, 526,550 en 560) of 10000 records (voor Forum 5004, 5008 en 5012) worden je gegevens automatisch gewist door het systeem. Op 80% capaciteit ontvang je een waarschuwing.

Beheer je hotel met je Forum-communicatiesysteem. Download de Forum Hotel-handleiding PDF-formaat of lees de basisinstructies.

Om Forum Hotel in te stellen, moet je een aantal gebruikersprofielen en bevoegdheden configureren:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator, SYS Configuratie en Uitbreidingen. Laad het Forum Hotel-licentiebestand.
  4. Klik op Gebruikersmanager en Gebruikersgroepen. Hier maak je best 2 nieuwe gebruikersgroepen aan: een groep voor personeel en een groep voor gasten. Aan de personeelsgroep ken je de Forum Hotel en/of Forum Count bevoegdheid toe. Voor de gastengroep activeer je Alle toetsen geblokkeerd.
  5. Klik op Gebruiker. Maak voor elke medewerker een gebruikersaccount aan en wijs deze toe aan de personeelsgroep. De groep guests wijs je toe aan de gastengroep, aangezien deze beperkte rechten heeft. Kies de instelling Internationaal voor extern. Andere relevante informatie voor deze gebruikersgroepen vind je onder Systeemtoestellen en Verbindingsgegevens. Gebruik de Help-functie rechts bovenaan voor meer details.
  6. Klik op Forum Hotel en Kamers. Stel hier (maximaal 200) kamers in op basis van het kamernummer en ken een telefoonnummer toe. Bij een overzichtelijke toewijzing is het kamernummer gelijk aan het telefoonnummer.
  7. Sluit een receptietelefoon aan op een vrije upn-aansluiting, bij voorkeur een Forum Phone 530 of 535. Een Forum Phone 520 of 525 kan ook gebruikt worden.
  8. Klik in de Configurator op TEL Configuratie, Aansluitingen en Upn. Stel de Forum-telefoon in:
    • Type: Selecteer het type telefoon, bv. Forum Phone 535.
    • Keypads (Consoles): Selecteer het aantal keypads, bv. 1 voor een Forum Phone 535.
    • Beschrijving: Geef een beschrijving voor dit toestel, bv. Receptie.
    • Oproepnummer: Kies een oproepnummer, bv. 900.
  9. Klik op Forum Hotel en Instellingen. Voer in het veld Receptietelefoon het interne oproepnummer in waarop de receptie bereikbaar is (bv. 900). In het Toepassingen menu van de receptietelefoon vind je nu een optie Hotel. Configureer voor de receptietelefoon (en andere telefoons) sneltoetsen in het menu TEL Configuratie, Toestellen en Systeemtoestellen. Aan de functies Check-in, Check-out en Te reinigen ken je de gastengroep toe.
  10. Klik op Gebruikersmanager en Gebruiker. Wijs aan de receptietelefoon een gebruiker toe uit de personeelsgroep. Als meerdere personen de receptietelefoon moeten kunnen bedienen, maak dan teams aan onder TEL Configuratie, Groepen en Teamleden.
  11. Klik op Oproepverdeling en Inkomend of Inkomend DDI. Wijs nu aan de receptietelefoon één van je externe oproepnummers toe.

Je hebt Forum Hotel ingesteld.

Je kunt bepaalde telefoonnummers voor hotelgasten blokkeren door deze op te nemen in de blokkeerlijst als volgt:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator, TEL Configuratie Lijsten en Blokkeringslijsten. Voeg de nummers toe die je wilt blokkeren.
  4. Klik op Gebruikersmanager en Gebruikersgroepen. Wijs de blokkeringslijst toe aan de gastengroep.

Om dure en onserieuze oproepen te verhinderen, is het aangeraden van alle oproepen voor hotelgasten naar de receptie af te leiden als volgt:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op Configurator, TEL Configuratie Oproepverdeling en Inkomend DDI. Wijs voor elk kamernummer het interne telefoonnummer van de receptie toe in het veld Open (Tijdsvariant).
  4. Klik op Uitgaand DDI. Wijs voor elk kamernummer het interne telefoonnummer van de receptie toe.

De oproepen die hotelgasten doen, kunnen aan de hand van tariefzones per minuut (bv. binnenlandse of buitenlandse gesprekken) afgerekend worden en automatisch verrekend worden op de factuur als volgt:

  1. Surf naar http://192.168.99.254/ of naar het IP-adres voor toegang tot je Forum-communicatiesysteem. Als je dit niet meer kent, toets *128 in op een systeemtelefoon.
  2. Meld je aan met gebruikersnaam Administrator en je wachtwoord. Bij het eerste gebruik laat je het wachtwoord leeg.
  3. Klik op ConfiguratorTEL Configuratie, LCR en Zones of TEL Configuratie, Systeem en Kostenzones. Stel hier je tarieven in.
  4. Klik op Lijnen en Bundel. Vink de optie Kosten genereren aan voor alle bundels en SIP-lijnen.
  5. Klik op Forum Hotel en Instellingen. Stel de btw-voet in.
  6. Klik op Gebruikersmanager en Gebruiker. Voor de gastengroep vink je de opties inkomende verbindingen registeren en/of uitgaande verbindingen registeren aan. In het menu Gebruikersgroepen geef je eveneens de berekeningsfactoren in:
    • Het basisbedrag voor een uitgaande gesprek
    • Het basisbedrag voor een inkomend gesprek
    • De kostenfactor of de factor waarmee de werkelijke kosten worden vermenigvuldigd (bv. 200%).
    • Vink de optie Kosten genereren aan.
  7. Om een template voor je factuur aan te maken, klik je op Forum Hotel en Hoofding factuur.

Voor het dagelijks beheer door het hotelpersoneel kan de beheerder een aangepaste internetbrowser installeren vanaf de Forum product-cd. Het programma kun je oproepen via het symbool in het infogedeelte van de taakbalk.

  1. Open het programma dat door je beheerder geïnstalleerd werd of Surf naar het adres dat je van je beheerder ontvangen hebt.
  2. Meld je aan met de gebruikersnaam en het wachtwoord dat je van je beheerder ontvangen hebt.
  3. Klik op de homepage op het programmasymbool Forum Hotel. Je krijgt nu een overzicht van alle kamers met icoontjes:
    Icoon Betekenis
    Groen bordje icoon

    De kamer is vrij.

    Rood bordje icoon

    De kamer is bezet.

    Bezem icoon

    De kamer moet gereinigd worden.

    Wit berichten icoon

    Er is geen bericht voor deze gast.

    Rood berichten icoon

    Er is een bericht voor deze gast.

    Wit klokje icoon

    De wekdienst is niet geactiveerd.

    Rood klokje icoon

    De wekdienst is geactiveerd.

    Om acties uitvoeren:

    • Een gast aanmelden (Groen bordje icoon): geef de naam, voornaam, taal, uitcheckdatum en eventuele opmerkingen in en klik op Ok. De kamer wordt nu als bezet weergegeven. De gast wordt nu opgenomen in het centrale telefoonboek en zijn telefoonkosten worden automatisch afgerekend bij zijn vertrek.
    • Een gast afmelden (Rood bordje icoon): kies verbindingsgegevens & check-out, verbindingsgegevens of Check-out en klik op Ok. Verbindingsgegevens genereert een factuur en check-out zorgt ervoor dat de kamer op 'te reinigen' komt te staan. 
    • De status van de kamer wijzigen (Bezem icoon): Na reiniging kun je de status van de kamer wijzigen naar vrij door op Ok te klikken.
    • De wekdienst inschakelen (Wit klokje icoon): Kies een tijdstip klik op Ok.
    • Een nieuw bericht signaleren (Wit berichten icoon): Klik op Ok om de gast te signaleren dat er een nieuw bericht voor hem is binnengekomen.

Met de receptietelefoon kun je bepaalde functies uitvoeren als volgt:

  • In het hoofdmenu, druk op Toepassingen en Hotel. Als je beheerder hiervoor een sneltoets geconfigureerd heeft, druk dan die toets in.
  • Voer het gewenste kamernummer in. Afhankelijk van de status van de kamer bevat het menu verschillende opties:
    1. Check-in: Druk op de OK-toets om te bevestigen. Geef de naam, voornaam en taal van de gast in en druk op Opslaan.
    2. Check-out + factuur: Druk op de OK-toets om het factuursaldo af te lezen en de gast af te melden. De factuur kun je enkel met het Forum Hotel-programma afdrukken. De status van de kamer wijzigt naar 'te reinigen'. Van zodra je de optie Reinigen bevestigt met de OK-toets wijzigt de status van de kamer naar vrij. Het reinigingspersoneel van de kamer kan de status ook wijzigen naar vrij door *170 in te toetsen op de kamertelefoon.
    3. Kosten: Druk op de OK-toets om het tussentijds saldo te raadplegen.
    4. Bericht: Selecteer Aan om de gast te melden dat er een nieuw bericht is. Selecteer Uit om het signaleren van het bericht uit te schakelen.
    5. Wekoproep: Druk op de OK-toets en geef het gewenste tijdstip in uren en minuten in. Bevestig met de OK-toets en activeer de wekoproep met de optie Aan. Met de optie Uit schakelt je de wekoproep weer uit.

Software

Download software waarmee je je Forum-communicatiesysteem kunt bedienen vanaf je computer.

Integreer de functies van je telefooncentrale in externe applicaties (bv. Outlook, Cisco, Avaya, CRM-systemen, enz.).

Download TAPI-driver voor Windows

Download TAPI-driver voor Windows 8

Download Forum Softphone en de Forum Softphone-handleiding PDF-formaat om te bellen of gebeld te worden op je computers zonder externe applicaties of vaste toestellen. Je kunt Forum Softphone ook gebruiken in combinatie met een Forum Phone 525 of 535.

Download Forum Softphone


Forum 700 & 7000

Installatie en configuratie

Download het OMC Easy (Plus)-beheersprogramma of raadpleeg de lijst van programmatiecodes voor telefoontoestellen.

De configuratie wijzigen kan invloed hebben op de werking van je telefooncentrale. Contacteer ons voor een opleiding of om de configuratie van op afstand te wijzigen.

Beheer je telefoonnummers en gebruikersgroepen met OMC Easy (Plus), het beheersprogramma voor Forum 700 & 7000.

OMC Easy Plus bevat meer functionaliteiten dan OMC Easy. Als je niet zeker bent welk programma je precies nodig hebt, dan raden we je aan van OMC Easy te downloaden. Voor meer informatie, raadpleeg de Help-functie in het programma.

OMC_32.0_14.1a_easy.zip

OMC_32.0_14.1a_easyplus.zip

Raadpleeg de standaard programmatiecodes. Toets de code in op je telefoontoestel om een functie te activeren of te deactiveren.

Functie Activeren Deactiveren

Activeren van personenzoeker

#84

-

Afleiding 'Volg mij'

#798

#799

Afleiding 'Niet storen'

#793

#790

Afleiding naar personenzoeker

#794

#790

Afleiding bij bezet

#792

#790

Afleiding van groepsoproepen

#795

#790

Antwoord op personenzoeker

#76

-

Automatische heroproep

#63

##

Buitenlijn nemen

0

-

Berichtendienst

#67

-

Conferentie

#64

-

Gekalibreerde onderbreking (R)

#62

-

Redial laatste nummer

#77

-

Inluisteren

#5

-

Instellen van persoonlijk menu

#70

-

Direct afleiden individuele oproepen

#791

#790

Operatoroproep

||

-

Opvang van groepsoproep

#72

-

Opvang van toesteloproep

#71

-

Opvang van algemene bel

#73

-

Overgaan in DTMF mode

#61

-

Parkeren/terugname oproep

#74

-

Projectcode

#78

-

Raadplegen van oproep in wacht

#60

-

Ruggespraak (heen en weer)

#3

#2

Selectieve afleiding

#800

#790

Tijdstip afspraak

#82

-

Verlaten van groep

#796

#797

Vergrendelen van toestel

#75

#75

Gebruik je een analoge Maestro, Twist of  een telefoon van een ander merk? Download de handleiding voor standaardtoestellen PDF-formaat.

Opties

Voor het communicatiesysteem Forum 700 & 7000 bestaan er opties op maat van je bedrijf.

Opties zijn alleen beschikbaar met een licentie. Wil je een optie toevoegen aan je communicatiesysteem? Contacteer ons voor de wijzigingen.

Op de meeste telefoons kun je toegang krijgen tot het berichtenportal door op de toets te drukken.

Het berichtenportal geeft je toegang tot de oproepenhistoriek, IM-berichten en gesproken berichten. Wanneer er een nieuw bericht is, dan knippert de berichtenknop blauw.

Standaard wordt er altijd een wachtwoord gevraagd om toegang te krijgen tot het berichtenportal.
Om deze paswoordbeveiliging in of uit te schakelen, volg de stappen hieronder:

  1. Druk op de toets.
  2. Kies Configureren.
  3. Kies Registratie.
  4. Geef je paswoord in.
  5. Schakel de authenticatie in of uit:
    • On: er is altijd een paswoord vereist.
    • Off: er is nooit een paswoord vereist.
  6. Druk op de OK toets om te bevestigen.

Om naar het instellingen menu van je telefoon te gaan (alle opties), toets #70 in en druk op de beltoets.

Software

Download software waarmee je je Forum-communicatiesysteem en contactcenter kunt bedienen vanaf je computer (CTI) en verbindingsdetails (datum, tijdstip, duur, kosten, enz.) kunt weergeven.

Bedien je telefoonfuncties vanaf je computer en synchroniseer je contactpersonen met e-mailapplicaties of databases zoals Microsoft Outlook, Lotus Notes, GoldMine, Act en Microsoft Access. Deze software vereist een licentie.

PIMphony_6.8_bld3290.zip

Raadpleeg eenvoudig een detailoverzicht (duur, datum, tijdstip enz.) van interne of externe oproepen.

Download Internal Metering over IP voor Windows

Download External Metering over IP voor Windows

ACD verdeelt je oproepen automatisch aan je contact center op basis van prioriteiten. Deze software vereist een licentie.

ACD_30.0.0_30.030.01.zip

Download de handleidingen voor de Call Center Office Agent-, Supervisor- en Statistieken-applicatie.

Personaliseer telefoontoetsen en print labels voor je telefoon.

laa310_10.1.exe

Gebruik de functies van je telefoon op je computer. Deze software vereist een licentie.

Windows version 11.3.0

MAC version 11.1.35

Contact

Onze Bizz Experts staan steeds tot je dienst. Kies zelf hoe je contact met ons wil opnemen.

  • Bel een Bizz Expert op 0800 22 500Ma - za : 08:00 - 22:00

Contact
Hulp nodig?