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Gérer votre voice assistant

Voice Assist permet à Nikki, l'assistante téléphonique humaine, de répondre à vos appels pendant les jours ouvrables, de 8 h à 19 h pour d'alléger votre charge de travail. En dehors de ces périodes, vos appels seront déviés vers la messagerie vocale Voice Assist.

Activation et désactivation de Voice Assist

Voice Assist est un service payant. L'administrateur dans votre entreprise doit activer le service avant que vous puissiez l'utiliser. Vous pouvez aussi télécharger le guide d'activation Voice Assist.

Vous pouvez utiliser Voice Assist tant en mode mobile (via l'app) que sur une ligne fixe, y compris à l'étranger. Nous recommandons d'utiliser l'app pour personnaliser Voice Assist.

Sur mobile
  1. Téléchargez l'app et installez-la.

    Apple storeAndroid store

  2. Autorisez l'app à téléphoner, gérer les appels et accéder à vos contacts.
  3. Sur un appareil Android, vous voyez directement s'afficher le message "Setting Registration succeeded - Voice Call Forwarding – All conditional calls", qui vous confirme l'activation d'une déviation d'appel.
    Ce n'est pas le cas ou vous avez un iPhone ? Désactivez le wi-fi et les données mobiles. Tapez **004*+3223201200# et enfoncez la touche d'appel.

Voulez-vous choisir quand Voice Assist est activé ? Ouvrez l'app, appuyez sur le menu icône menu hamburger et puis Réglages et Service Actif/Inactif. Choisissez les heures voulues et appuyez sur Sauvegarder.

Pour désactiver complètement Voice Assist, tapez ##002# N'oubliez pas de reconfigurer la déviation d'appel vers votre messagerie vocale en téléphonant à :

  • Proximus : **61*+32475151516#
  • Base : **61*+32486191933#
  • Orange : **61*5555#
  • Telenet : **61*5555#
Sur une ligne fixe

Avez-vous un central téléphonique ? Configurez votre central téléphonique pour dévier les appels en cas de ligne occupée et inaccessible vers le numéro +3223201200.

Pour activer Voice Assist sur une ligne fixe, appelez une seule fois depuis votre ligne fixe le numéro *67*+3223201200# et répétez l'opération pour le *61*+3223201200#. Pour désactiver entièrement Voice Assist, tapez #67# et #61#.

Mode d'utilisation de Voice Assist

Importer vos contacts téléphoniques ou votre agenda

Pour permettre à l'app d'accéder à vos contacts, ouvrez les paramètres ou réglages de votre GSM. Ouvrez la liste d'apps et sélectionnez Proximus Voice Assist. Vous pouvez à présent permettre à l'app d'accéder à vos Contacten.

Pour permettre à l'app d'accéder à votre agenda :

  1. Ouvrez l'app Voice Assist et appuyez sur le menu Icône menu hamburger.
  2. Appuyez sur Calendrier et sur le signe +.
  3. Appuyez sur Continuer et sélectionnez le service (par ex. Outlook, iCloud, Google, etc.) qui gère votre agenda. Introduisez ensuite votre adresse e-mail et votre mot de passe. Au besoin, consultez votre administrateur IT.

Lorsque l'app a accès à votre agenda, vous pouvez planifier un callback et l'assistante vous envoie un rappel quelques minutes avec l'appel.

Personnaliser le message d'accueil et la langue de votre assistante

Pour modifier votre message d'accueil, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l'app Voice Assist et appuyez sur le menu Icône menu hamburger.
  2. Appuyez sur Réglages.
  3. Appuyez sur Mon Profil et introduisez votre message d'accueil personnel sous la rubrique Personnaliser le message d'accueil.
  4. Appuyez sur Sauvegarder.

Pour modifier la langue de votre assistante, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l'app Voice Assist et appuyez sur le menu Icône menu hamburger.
  2. Appuyez sur Réglages.
  3. Choisissez, dans la rubrique Langue, la langue désirée.
  4. Appuyez sur Sauvegarder.
Personnaliser votre messagerie vocale

Les jours de semaine après 19 h et avant 8 h et pendant le week-end , vos appels sont déviés vers la messagerie vocale Voice Assist.

Pour personnaliser votre messagerie vocale, vous pouvez enregistrer un fichier audio et l'envoyer à voice_assist_proximus@ireachm.com.

Dévier vos appels personnels vers votre GSM

Pour pouvoir distinguer vos appels professionnels de vos appels privés, vous pouvez dévier vos appels privés vers votre numéro de GSM personnel depuis l'app Voice Assist. Vous ne recevrez plus ensuite ces appels sur l'app, mais sur votre GSM.

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l'app Voice Assist et appuyez sur le menu Icône menu hamburger.
  2. Appuyez sur Contacts et Multiples en haut à droite.
  3. Cochez un ou plusieurs contacts et apppuyez sur Dévier contact.
  4. Déplacez le bouton coulissant en regard de Dévier vers le numéro vers la droite et introduisez votre numéro de GSM (par ex. 0479123456).
  5. Appuyez sur Sauvegarder.
Bloquer un numéro

Pour bloquer un contact, procédez comme suit :

  1. 1. Ouvrez l'app Voice Assist et appuyez sur le menu Icône menu hamburger.
  2. Appuyez sur Contacts.
  3. Appuyez sur sur le pictogramme devant le contact que vous voulez bloquer.
  4. Déplacez le bouton coulissant en regard de Ne pas appeler vers la droite.
  5. Appuyez sur Sauvegarder.
Adapter la durée des sonneries avant de dévier vos appels vers votre assistante

Tapez **004* + 32 23 20 12 00*XX# in et appuyez sur la touche d'appel.

Remplacez XX par un multiple de 5. Le minimum est de 5 et le maximum est de 60. Le réglage standard est de 20 secondes (5 sonneries), par ex. **004* + 32 23 20 12 00*60#

Ce nombre correspond au nombre de secondes durant lesquelles votre téléphone sonne avant que l'appel ne soit dévié vers l'assistante.

Envoyer des messages vers votre assistante (p.ex. un 'Out of Office')

Avertissez votre assistante lorsque vous partez en vacances, que vous êtes en réunion ou êtes indisponible pendant une période prolongée.

Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l'app Voice Assist et appuyez sur le menu Icône menu hamburger.
  2. Appuyez sur Messages et sur le signe +.
  3. Appuyez sur Icône calendrier en haut à droite.
  4. Sélectionnez une date de début et de fin.
  5. 5. Tapez un message pour votre assistante, par ex. "Je suis en vacances. En cas d'urgence, veuillez contacter Jean au numéro 0479XXXXXX."
  6. Appuyez sur Sauvegarder message.
Modifier votre adresse e-mail

Pour modifier votre adresse e-mail, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l'app Voice Assist et appuyez sur le menu Icône menu hamburger.
  2. Appuyez sur Réglages.
  3. Appuyez sur Mon Profil et introduisez votre adresse e-mail dans la rubrique Email.
  4. Appuyez sur Sauvegarder.

Résolution de problèmes

Vous ne recevez plus de messages de votre assistante. Que faire ?

Contrôlez d'abord la manière dont votre assistante vous envoie des messages. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l'app et appuyez sur le menu hamburgermenu icoon.
  2. Appuyez sur Réglages.
  3. Appuyez sur Notifications.
  4. Contrôlez si les options Envoyer les messages par e-mail, Envoyer les messages par SMS et/ou Envoyer les messages par notification sont activées.

Suivez aussi les conseils suivants :

  • Vous ne recevez toujours pas d'e-mails ? Contrôlez votre répertoire de spams.
  • Vous ne recevez pas de messages dans l'app ? Appuyez sur le menu Icône menu hamburger at appuyez sur Messages. Vérifiez si vos messages ne se trouvent pas sous la rubrique des messages urgents, affichés avec un point d'exclamation rouge. Les messages urgents s'affichent toujours en haut, ce qui peut entraîner la perte de messages récents. Vous pouvez supprimer le point d'exclamation en le faisant glisser vers la gauche.

Cela ne fonctionne toujours pas ? Prenez contact avec l'administrateur dans votre entreprise.

Pourquoi ne pouvez-vous plus écouter vos messages dans la messagerie vocale ?

Vous recevez vos messages de messagerie vocale par e-mail sous la forme d'un fichier audio. Essayez de lire le fichier audio de l'e-mail sur un autre ordinateur ou smartphone, pour vous assurer que le problème ne se situe pas au niveau de votre appareil. Il se peut que votre appareil ne reconnaisse pas le format du fichier audio (.wav). Dans ce cas, téléchargez le bon programme pour pouvoir ouvrir ce type de fichier.

Cela ne fonctionne toujours pas ? Prenez contact avec l'administrateur dans votre entreprise.

Contrat et respect de la vie privée

Limites

La plupart des abonnements limitent le nombre d'appels autorisés par mois. Nous vous informons par e-mail lorsque vous avez atteint cette limite. Votre service reste activé.

Si vous atteignez la limite à 3 reprises sur un mois, vos appels sont déviés vers votre messagerie vocale.

Au début du mois, nous remettons le décompte de vos appels à zéro. Atteignez-vous régulièrement votre limite ? Dans ce cas, nous nous concerterons avec l'administrateur  dans votre entreprise pour déterminer si un autre abonnement ne répond pas mieux à vos besoins.

Durée du contrat et résiliation

Sauf convention écrite explicite contraire, les contrats sont conclus pour une période de 12 mois. Cette période sera prolongée tacitement, sauf résiliation du contrat par l'une des parties signifiée par lettre recommandée 1 mois au moins avant la date d'échéance. Les services Voice Assist peuvent être utilisés gratuitement à l'essai. À l'issue de la période d'essai, l'utilisateur peut décider de ne pas prolonger la collaboration. Il lui incombe de mettre fin à la déviation d'appel vers Voice Assist.

La durée d'un contrat Voice Assist est de 12 mois (sauf spécification contraire confirmée par écrit). Le contrat sera prolongé tacitement, sauf résiliation signifiée par lettre recommandée 1 mois au moins avant la date d'échéance. Si vous résiliez dans les délais, le contrat ne sera pas prolongé au-delà des 12 mois.

Il vous suffit ensuite de désactiver la déviation d'appel sur votre appareil en tapant ##002#. N'oubliez pas de reconfigurer la déviation d'appel vers votre messagerie vocale en téléphonant à :

  • Proximus : **61*+32475151516#
  • Base : **61*+32486191933#
  • Orange : **61*5555#
  • Telenet : **61*5555#
Protection de la vie privée

Nous mettons tout en œuvre pour protéger votre vie privée Vous pouvez partager vos informations à caractère personnel, par ex. votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse et votre numéro de téléphone, ainsi que le nom de votre entreprise, l'intitulé de votre fonction et d'autres données d'entreprise. Nous pouvons ainsi vous identifier en tant que personne.

Nous ne rassemblons et utilisons les données à caractère personnel qu'aux fins pour lesquelles ces données ont été collectées. Vos données peuvent être utilisées pour des commandes ou à des fins de maintenance de votre compte, mais aussi pour renforcer notre relation avec vous en tant que client et pour personnaliser les possibilités que nous vous offrons.

Nous ne partageons pas ces données à caractère personnel avec des tiers qui les utiliseraient à des fins de marketing direct, sauf autorisation de votre part. Lisez notre déclaration de confidentialité.

Description de service client

Dans cette description contractuel de service vous trouvez tous les détails sur Voice Assist.

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