Waalse vaccinatiecentra aan recordsnelheid geïmplementeerd

De betrokkenheid van Proximus begon bij een lastenboek, specifiek rond de informatica- en communicatie-infrastructuur in de vaccinatiecentra.

De scope was:

• algemene infrastructuur: beveiligde internettoegang via een draadloos netwerk, draadloze DECT-telefonie …
• gebruikerstoestellen: laptops, printers, QR-code-scanners, DECT-telefoons
• heel specifieke toepassingen voor het monitoren van de temperatuur van de vaccins en het monitoren van de CO2-concentraties
• informatieschermen voor de bezoekers

“Voor de meeste zaken vonden we binnen de Proximus-groep de nodige oplossingen”, legt Geert Blommaert, bidmanager bij Proximus, uit. “Voor de gebruikerstoestellen deden we een beroep op onze dochteronderneming SpearIT. Ons ecosysteem hielp enorm bij een opdracht van dergelijke omvang en timing.”

Onzekerheden als uitdaging

“De bevoorrading van de vaccins was zeer variabel en onvoorspelbaar. Dat verplichtte ons om kort op de bal te spelen, zowel voor de initiële opening van de 41 centra als voor de uitbreidingen met 12 mobiele vaccinatiecentra waarover later de beslissing viel. Ook het aantal vaccinatielijnen verschilde sterk van centrum tot centrum”, stelt Frédéric Janssens, Client Manager bij Proximus.

Frédéric Janssens, Client Manager bij Proximus

Logistieke operatie

“Bovendien lag er tussen de publicatie van het lastenboek en het indienen van de offerte niet meer dan anderhalve week”, vertelt Geert. “Daar is letterlijk en figuurlijk dag en nacht aan gewerkt. Voor de uitvoering kregen we twee weken. Nog voor we wisten of de deal binnen was, hebben we al materiaal gereserveerd bij fabrikanten. Daarna kwam de logistieke uitdaging. Alles werd door de leveranciers gecentraliseerd in Brussel. Technici moesten het benodigde materiaal daar configureren, waarna het naar de vaccinatiecentra vertrok. Alle apparatuur kon tijdig geïnstalleerd worden in de 41 centra.”

Geert Blommaert, bidmanager bij Proximus

Topploeg aan zet

“Het idee dat we iets deden voor de samenleving is mij het meest bijgebleven”, benadrukt Frédéric. “Er is hard gewerkt, 's avonds, ’s nachts en tijdens de weekends, omdat je beseft dat het voor een geweldig doel is.” Zo'n extra inspanningen berusten grotendeels op vrijwilligheid. Het kernteam bij Proximus bestond uit een 25-tal mensen.

Alle betrokken partijen samen waren goed voor een team van 270 mensen. “Het draaide allemaal rond teamwork, met een belangrijke rol voor de projectmanager voor de aansturing. De aanpak van een dergelijk project verloopt normaal volgens een vrij vast stramien. Nu moest en ging het anders en vooral sneller”, besluit Geert.

Problemen anticiperen

Problemen kunnen nooit helemaal uitgesloten worden. Maar het risico kan wel behoorlijk ingeperkt worden. “We bouwen steeds buffers in om zekerheid te kunnen bieden, maar onze oplossingen zijn bijna altijd stabiel genoeg om die niet nodig te hebben”, verduidelijkt Geert. Zo is er een 4G-backup voorzien voor de internettoegang en zijn er ook batterijen voor de kritieke componenten om op terug te vallen mocht de stroom toch wegvallen.

Verdere opvolging

Missie volbracht, of toch niet helemaal? “Onze taak is er een van opvolging”, legt Frédéric uit. “Dat is het logisch gevolg van de service die we bieden. We voorzien een specifiek 0800-nummer. Doet er zich een probleem voor of zitten ze in een vaccinatiecentrum met een vraag, dan komen ze via dit nummer rechtstreeks bij onze service desk. Daar krijgen ze iemand aan de lijn die getraind is om de situatie correct in te schatten en de juiste specialisten aan te sturen. Daarnaast is er een apart e-mailadres gecreëerd waar ze terecht kunnen met minder dringende vragen.”