Uw bedrijf organiseren om efficiënt te telewerken

Thuiswerk populairder dan ooit

Professor Marijke Verbruggen van de onderzoekseenheid Work and Organisation Studies aan de KU Leuven: ”Telewerk zit sterk in de lift bij organisaties. Dat zien we aan de resultaten van een enquête die we in samenwerking met Acerta en HR Square in september bij Belgische bedrijven hielden."

"Waar voor de eerste coronalockdown telewerk vooral nog een gunst was, mag nu 41,5% van de werknemers thuiswerken. Dat cijfer is met meer dan 50% gestegen. De voordelen die werknemers nu ervaren, hebben ook positieve gevolgen voor de bedrijven. Door de autonomie die ze krijgen, werken werknemers efficiënter, presteren ze beter en zijn ze ook productiever geworden. En door die ervaring hebben bedrijven nu een groter vertrouwen in dat telewerk.”

Toch ook nadelen

Toch zijn er aan telewerk ook nadelen verbonden. “Er zijn mensen die de structuur van hun werkplek nodig hebben om efficiënt te kunnen werken. Het verplichte thuiswerk is voor hen een hele opgave,” stelt prof. Verbruggen. “Telewerk heeft ook een negatieve invloed op de creativiteit en het out of the box-denken omdat werknemers niet meer fysiek met hun collega’s samenzitten. Daardoor vermindert de uitwisseling van kennis sterk, wat toch belangrijk is.”

“Vooral bij langdurig verplicht thuiswerken, zoals tijdens de eerste golf, spelen deze nadelen op. Vergeet ook niet dat telewerk nieuw is voor veel bedrijven en werknemers. Meestal blijken 2 à 3 dagen telewerk de ideale hoeveelheid. Zo blijft er nog genoeg face-to-face contact tussen de collega’s. 4 of 5 dagen zie je zelden, tenzij bij bedrijven die bewust voor voltijds telewerk kiezen en hun toekomst zonder kantoorruimte zien.”

Niet voor iedereen

Thuiswerk hangt af van het soort werk dat werknemers doen, maar ook hun functie en de bedrijfscultuur. Prof. Verbruggen: “Voor bijvoorbeeld arbeiders is thuiswerk vaak niet haalbaar. Maar iemand met een kantoorjob of een kennisfunctie kan perfect van thuis uit werken, zelfs al werkt hij of zij voor een bouwbedrijf. En als innovatie voor een bedrijf belangrijk is, is het bijna logisch dat mensen regelmatig fysiek samenwerken, net om die creativiteit en dat out of the box-denken te bevorderen.”

Thuiswerkbeleid met duidelijke afspraken cruciaal

Om dat thuiswerk in goede banen te leiden en te ondersteunen, werkt u volgens prof. Verbruggen als bedrijf best een beleid of afsprakenkader uit dat bij de bedrijfscultuur aansluit. “Daarin kan bijvoorbeeld vastgelegd worden hoeveel dagen werknemers van thuis uit mogen werken en hoeveel dagen ze op het bedrijf aanwezig moeten zijn. Kiezen ze dan voor vaste dagen thuiswerk of mogen ze vrij de dagen kiezen die het beste bij hun privéleven passen? En moeten ze alleen naar kantoor komen als het echt nodig is?”

“Hou er ook rekening mee dat het voor veel werknemers fysiek niet mogelijk is om thuis te werken. Want niet iedereen heeft een thuiswerkkantoor of zelfs nog maar een stoel en een tafel om te telewerken. Als werkgever moet u daarvoor niet alleen de juiste tools aanleveren, maar ook het juiste kader scheppen en ondersteuning bieden, etc.”

Invloed op uw imago als werkgever

Maar telewerk stopt niet bij de organisatie van het werk zelf. Prof. Verbruggen: “Om telewerk mogelijk te maken, moet deels ook de organisatie van een bedrijf in vraag gesteld worden en nagedacht worden over alle mogelijke gevolgen en impact. Thuiswerk heeft bijvoorbeeld ook effecten op de employer brand, bedrijfspand en verloningsbeleid. Als u als werkgever thuiswerk aanbiedt, wordt u door werkzoekenden als aantrekkelijker gezien en trekt u dus gemakkelijker nieuwe werknemers aan.”

Nadenken over bedrijfsinrichting

“Ook over uw bedrijfspand moet u als bedrijf nadenken,” gaat prof. Verbruggen verder. “Hebt u nog vergaderruimtes of stille ruimtes nodig? Voorziet u niet beter zo veel mogelijk flexdesks? Het is logisch dat u alleen nog ruimtes overhoudt die bij het werk horen dat u nog op kantoor wilt laten uitvoeren. We zien ook dat bedrijven vaak hun gebouw downsizen om volop te kunnen investeren in personeel.”

Verloningsbeleid herbekijken

“En als werknemers vaak thuiswerken, kan het zinvol zijn dat het verloningsbeleid herbekeken wordt. Zelf de heilige huisjes. Hebben mensen bijvoorbeeld nog een bedrijfswagen nodig als ze meer thuiswerken? Digitaal werken heeft dus ook gevolgen op de relatie tussen een bedrijf en haar werknemers. Denk naast verloning ook aan hun bereikbaarheid en de manier van leidinggeven."