Online leidinggeven, motiveren en verbinden bij Proximus

Persoonlijke aandacht, verbinden en empowerment

Nu medewerkers meer thuiswerken, is er meer nood aan een andere vorm van leidinggeven, met meer aandacht voor de persoon. Als leidinggevende moet u erop toezien dat teamleden niet geïsoleerd raken en ervoor zorgen dat iedereen verbonden blijft. Ook medewerkers waar u in normale omstandigheden minder naar moet omkijken.

Erica Baetslé: “Een cultuur van vertrouwen en empowerment is essentieel bij leidinggeven op afstand, net zoals het belangrijk is te tonen dat u hun inzet apprecieert. Wat niet belet dat u best duidelijke afspraken maakt rond de verwachtingen en vertrouwen geeft om uw team zo te wapenen om autonoom te werken en tot resultaten te komen. De focus ligt nu meer op het resultaat en het leren loslaten.”

Motiveren vanop afstand

Om de motivatie op peil te houden, communiceert Proximus vaak en transparant, met aandacht voor de mens achter de medewerker. “Onze CEO Guillaume Boutin communiceert elke vrijdag heel empatisch met alle medewerkers”, legt Erica uit. “Daarbij heeft hij aandacht voor de verwezenlijkingen van onze organisatie, spreekt hij zijn appreciatie uit voor alle inspanningen die iedereen levert en staat hij stil bij de uitdagingen die COVID-19 met zich meebrengen.

Met onze Speak Up engagement survey meten we ook regelmatig de betrokkenheid en motivatie van onze medewerkers. Onze initiatieven stemmen we af op wat zij daarin signaleren. Bovendien maakt elk team zijn eigen actieplan met verbeterpunten die voor hen belangrijk zijn.”

We lassen pauzes in waarin iedereen van het scherm weg kan en zijn batterijen terug kan opladen.

Erica Baetslé, HR Manager Wellbeing & Engagement bij Proximus

Verbondenheid stimuleren

Een medewerker die elke dag thuis werkt, verliest vaak de verbondenheid met zijn bedrijf. Hoe lost Proximus dat op? “Om die verbondenheid te behouden, stimuleren we verschillende connect-initiatieven. Bijvoorbeeld ‘digital coffee’-momenten met het team en onderling met andere collega’s. Ook onze senior managers organiseren zo’n digitale ontmoetingsmomenten waarvoor iedereen zich kan inschrijven. Die online sessies hebben veel succes: ons senior management is bereikbaar voor iedereen en de drempel ligt lager om ze bij te wonen. Leidinggevenden organiseren zo’n momenten ook voor collega-techniekers. Daarnaast plannen ze regelmatig informele bezoeken op het terrein en zijn ze bereikbaar via WhatsApp en gsm.”

Team Connect-kit

“Vanuit HR stimuleren we ook onze leidinggevenden om digitale teambuildings te organiseren, zoals bijvoorbeeld samen online gamen, koken of bewegen. We breiden het aanbod van de activiteiten voortdurend uit. De meest recente uitbreiding zijn onze diverse welzijnsactiviteiten, zoals challenges om samen te bewegen. Wie deelneemt kan weliswaar apart fietsen, lopen of wandelen om samen met de collega’s punten te verzamelen voor een goed doel.

Deze activiteiten, andere tips en oefeningen om de cohesie te bewaren en optimaal te blijven samenwerken, hebben we gebundeld in een Team Connect-kit. Elke medewerker kan die kit raadplegen en gebruiken in zijn/haar team. Via onze Connect Together-community moedigen we iedereen aan om hun ervaringen te delen en hun verhalen te posten. Dat motiveert anderen om ook iets te organiseren en het versterkt het groepsgevoel!”

“Om iedereen achter onze strategie te krijgen en te houden, communiceren we via online sessies met de leden van Executive Committee. Elke Chief brengt dan zijn of haar verhaal en tijdens break-outs gaan ze dieper op hun specifieke strategische prioriteiten in.

Alle medewerkers kunnen voor, tijdens en na de sessies vragen stellen. Het hele online event wordt ook opgenomen en gedeeld via het intranet. Zo krijgen medewerkers die er niet bij kunnen zijn toch al die info mee en zorgen we ervoor dat iedereen zich verbonden voelt met de strategie van Proximus en begrijpt op welke manier ze zelf kunnen bijdragen.”

Erica Baetslé, HR Manager Wellbeing & Engagement bij Proximus

Aandacht voor het individuele en collectieve welzijn

Proximus is al jaren begaan met het psychosociaal welzijn van zijn medewerkers. “We sensibiliseren hen om zich gezonde gewoontes eigen te maken via ons welzijnsprogramma ‘Feel great in the new now’. Door de pandemie en het continue thuiswerken is het soms moeilijk om een gezonde balans te houden. Daarom werken we nu voornamelijk rond ‘Work smarter, Connect together & Energize yourself’.

We geven tips, webinars, video’s en richtlijnen over momenten om te ontspannen en een slimmere vergadercultuur. Bovendien mogen meetings van een uur bijvoorbeeld nog maar 50 minuten duren, meetings van een halfuur 25 minuten. Zo creëren we pauzes en tijd waarin iedereen van het scherm weg kan en zijn batterijen terug kan opladen.”

Medewerkers kunnen ook altijd terecht bij sociale consulenten en preventieadviseurs voor een persoonlijk gesprek wanneer ze het moeilijk hebben. Dat geldt ook voor de mensen op het terrein, want niet elke medewerker werkt thuis en ook zij hebben het soms moeilijk. “Sedert het begin van de COVID-19-pandemie zijn we ook bereikbaar via een speciaal 0800-nummer en beschikken we over een mailbox die constant wordt opgevolgd”, voegt Erica toe.

Advies voor medewerkers die het moeilijk hebben

Thuiswerk is niet voor alle medewerkers rozengeur en maneschijn. “Hen adviseren we om slimme en gezonde gewoonten te creëren om aan de eigen en collectieve veerkracht te werken. Bijvoorbeeld door ’s avonds of tijdens de middag geen meetings in te plannen en elke dag focustijd te reserveren om aan eigen prioriteiten en taken te werken. We geven ook concreet advies aan onze leidinggevenden over hoe zij hun teamleden hierbij kunnen ondersteunen, via hun eigen community op intranet en onze HR-collega’s.”

Thuis evenveel comfort als op kantoor

“Ook het comfort van kantoor brengen we zo goed mogelijk tot bij iedereen thuis. Elke medewerker krijgt een laptop met de digitale tools die toelaten om efficiënt vanop afstand samen te werken en voor het netwerk zijn er natuurlijk speciale tarieven. Om de thuiswerkplek zo aangenaam en ergonomisch mogelijk te maken, is er de mogelijkheid om een extra muis, toetsenbord en scherm aan te vragen. Het comfort thuis zal in de toekomst belangrijk blijven, vermits het nieuwe reglement voorziet dat iedereen drie dagen mag thuiswerken; 1 dag meer dan in de vorige overeenkomst.”

Werkplek van de toekomst

En wat met de leegstaande kantoren, nu thuiswerk het nieuwe normaal is? “Het kiezen van de juiste werkplek is ook kiezen om slimmer te werken. U kiest uw werkplek in functie van uw activiteit. Dat kan thuis zijn, maar ook in een satellietkantoor dicht bij huis. Het kantoor wordt een ontmoetingsplek of een plek om creatief samen te werken en verbonden te blijven met zowel het team als het bedrijf. Het blijft daarom heel belangrijk om nog regelmatig naar kantoor te komen. De werkplekken en vergaderruimtes zullen dus heringericht moeten worden.”

“Nieuwe gewoontes creëren, zoals de reservatie van een werkplek, flexdesks en een clean desk-beleid horen hierbij. Die gewoontes zijn niet vanzelfsprekend. Er komen dus nieuwe richtlijnen, maar wel met ruimte voor specifieke afspraken binnen elk team, want iedereen is anders. Het wordt alleszins een graduele verandering en er moet een goede reden zijn om terug te komen naar het kantoor”, besluit Erica.