Proximus-kantoor verandert in open campus

1. Vind de juiste balans

“We geloven niet in 100% thuiswerk op langere termijn. We zijn voorstander van een hybride aanpak, waarbij je kiest waar je werkt in functie van het type werk dat op je agenda staat. Wie gefocust en in stilte wil werken, is thuis vaak een stuk productiever. Een brainstormsessie of de trimestriële planning meeting van een agile team levert meer op wanneer dat face to face gebeurt.”

“Wellicht evolueren we naar een evenwicht waar onze medewerkers gemiddeld drie dagen per week thuiswerken en twee dagen naar kantoor komen. Uit een enquête die we onder de medewerkers organiseerden, blijkt dat de meeste mensen dat als de ideale balans ervaren.”

2. Oriënteer het kantoor als een ontmoetingsplek

“Wanneer we naar kantoor komen, doen we dat om mensen te ontmoeten en samen te werken. Daarom zetten we in onze gebouwen minder in op werkplekken en meer op ontmoetingsplekken: vergaderzalen, ruimtes voor hybride meetings via video, voor sessies in kleine of grote groepen, maar ook voor meer informele gesprekken. We maken van de kantoren een plaats waar medewerkers uit verschillende teams en afdelingen elkaar ontmoeten.”

“Omdat we minder werplek nodig hebben, kunnen we de kantooroppervlakte in de torens in de Brusselse Noordwijk beperken tot ongeveer 40.000 m². Vandaag nemen we ca. 92.000 m² in. Medewerkers zullen er hun werkplek of vergaderzaal vooraf reserveren. Slimme software zal de plek toewijzen die het best past bij het werk dat ze op kantoor komen doen.”

3. Maak van het kantoor een open campus

“We gaan voor een grondige renovatie van de torens, maar het zou ook kunnen dat we verhuizen naar een nieuwe locatie. De beslissing wordt dit jaar genomen. In ieder geval maken we van ons kantoor een open campus, waar we samenwerken met andere bedrijven en waar we onze faciliteiten delen met de medewerkers van onze partners.”

“Blijven we in de torens, dan zullen we de meer dan 50.000 m² die vrijkomt beschikbaar maken voor andere bedrijven, winkels en appartementen. Ook buurtbewoners zijn er welkom, bijvoorbeeld in het restaurant. De torens krijgen zo een nieuwe invulling, die aansluit op het globale plan voor de Brusselse Noordwijk. De monotone kantoorwijk maakt plaats voor een multifunctionele omgeving. Niet alleen voor werk, maar ook voor wonen en vrije tijd.”

We veranderen de Proximus-torens in Brussel in een open campus, waar medewerkers van partners en andere bedrijven, maar ook buurtbewoners welkom zijn.

Jan Joos, Director Group Internal Services

4. Doorbreek de traditionele silo’s

“De nieuwe invulling van onze kantoren moet in de eerste plaats een nieuwe manier van samenwerken ondersteunen. Het idee van afdelingen die volledig los van elkaar denken is achterhaald. We voorzien daarom zones voor teams met leden die uit allerlei verschillende afdelingen afkomstig zijn. Ze werken samen in ‘tribes’, zoals wij het noemen, waarbij ze uiteenlopende rollen innemen. Dat zorgt voor meer creativiteit en nieuw inzicht, over de grenzen van de afdelingen heen. We ondersteunen dat met technologie om toegang te krijgen tot gebouwen, digitale tools om vergaderzalen of parkeerplaatsen te reserveren, enzovoort.””

5. Zet in op change management

“Het is essentieel dat alle afdelingen het beleid rond change management ondersteunen. HR moet daarin een voortrekkersrol spelen. Managers en hun teams zullen heel wat nieuwe afspraken maken. Welke vergaderingen doe je via video? Voor welke gesprekken kom je beter naar kantoor? Willen we de bezetting in de kantoren optimaal spreiden, dan zal niet iedereen standaard op maandag, woensdag en vrijdag kunnen thuiswerken. En wat met de salariswagen? Nu ze veel minder rijden, gaan medewerkers hun keuzes op het vlak van mobiliteit wellicht herbekijken.”

“Het financiële aspect is niet de insteek achter dit hele traject, wel de zoektocht naar een nieuwe manier van werken die bijdraagt aan het welzijn van de medewerkers, maar tegelijk ook goed is voor het bedrijf en het milieu. Het project weerspiegelt de bedrijfstategie #inspire2022, waar ook onze CSR-politiek en de samenwerking met onze partners integraal deel van uitmaken.”