Leidinggeven vanop afstand: do’s-and-don'ts

Gepubliceerd op 05/03/2021 in Tech, tips & trics

Leidinggeven vanop afstand: do’s-and-don'ts

Online leidinggeven: het kan vandaag niet anders. Hoe doet u dat efficiënt? En wat doet u best als we allemaal weer op kantoor mogen werken? Hanno Van Eldik, preventieadviseur psychosociale aspecten bij Mensura over zes do’s-and-don'ts.

Belang van lichaamstaal en reactietijd

Hanno Van Eldik, preventieadviseur psychosociale aspecten bij Mensura: “Wie zijn team virtueel wil sturen,Nieuw venster moet twee dingen altijd in het achterhoofd houden. Online mist u heel veel signalen zoals lichaamstaal. En soms zit er ook veel vertraging op de lijn. Mailen en zelfs chatten is absoluut niet zo efficiënt als een videocall omdat u geen stem hoort of lichaamstaal ziet en moet wachten op antwoord.”

1. Wederzijds vertrouwen

“Als leidinggevende hebt u minder controle. U kan niet anders dan uw medewerkers zelfstandig te laten werken. Daarvoor moet u elkaar kunnen vertrouwen. Het is de basis van uw relatie en aan die vertrouwensrelatie moet u actief werken. Iemand uw vertrouwen laten verdienen, werkt niet. U moet uw vertrouwen geven. Daarbij hoort goede en scherpe opbouwende feedback, en openstaan voor fouten. Zo bouwt u een positieve spiraal op, voelt uw medewerker dat hij u kan vertrouwen en durft hij bij u te komen om problemen te bespreken.”

2. Motiveer uw teamleden en kweek assertiviteit

“Online werken is veel vermoeiender en vergt veel meer concentratie. Speel in op motivatie. De beste motivatie komt uit onszelf, bijvoorbeeld omdat we plezier in iets hebben of het leuk vinden om een bepaalde opdracht uit te voeren. Iemand die gemotiveerd zijn talenten kan gebruiken, draagt bij tot het succes van uw team. Zeg daarom uw medewerkers wat ze goed doen. Dat neemt hun onzekerheid weg. En help hen om hun assertiviteit te ontwikkelen, want dat is niet voor iedereen makkelijk. Zo komen ze sneller naar u met problemen.”

Vertrouwen moet je als leidinggevende eerst geven, om het dan terug te verdienen.

Hanno Van Eldik, preventieadviseur psychosociale aspecten bij Mensura

author

3. Opbouwende feedback en samenwerking

“Onze motivatie komt ook voort uit hoe competent we ons voelen, hoeveel zelfstandigheid we krijgen en hoe we ons verbonden voelen met onze collega’s en werkgever. Telewerk vraagt veel zelfstandigheid, maar de andere twee moet u als leidinggevende aanmoedigen. Competentie stimuleert u bijvoorbeeld door regelmatig opbouwende feedback te geven. En verbondenheid door uw medewerkers te laten samenwerken aan opdrachten.”

4. Steek uw voelsprieten uit

“U moet alert zijn voor stress-signalen. Medewerkers die zich niet goed voelen, gedragen zich anders. Ze maken meer fouten, raken sneller geïrriteerd, zonderen zich af… Daarom is het belangrijk dat u meteen contact met hen opneemt als u dat ziet. Check of alles oké is. Pak dat ook preventief aan en vraag iedereen in een persoonlijke call af en toe of ze het ergens moeilijk mee hebben.”

DESC-methode

“Durf ook zeggen dat u ziet dat er iets mis is en dat u bezorgd bent. De DESC-methode is daar heel handig voor:

  • Describe: beschrijf wat u hebt opgemerkt.
  • Express: toon uw bezorgdheid, vraag of het goed gaat.
  • Suggest: luister naar wat uw teamlid zegt en stel oplossingen voor.
  • Conclude: maak een afspraak om er werk van te maken, laat het niet open.

Help hen daarnaast ook om structuur in hun werkdag te brengen: vaste werkuren, pauzes nemen, een lijst met prioritaire en minder dringende taken… Want de golfbeweging in een werkdag van spanning en ontspanning zoals een koffie halen of iets aan een collega gaan vragen, valt weg. Ook moeilijke en makkelijke taken afwisselen is daar een interessante oplossing voor.”

5. Liever videocalls dan mails

“Een mens heeft nood aan fysieke sociale contacten. Het helpt als u uw onlinerelatie zo weinig mogelijk abstract maakt. Snij daarom zo veel mogelijk in mailverkeer. Moedig korte teammeetings en persoonlijke videocalls aan. Maar let op de valkuilen. Vermijd misverstanden en check of iedereen alles heeft begrepen. Vat desnoods elk punt kort samen. Spreek af wie wat doet. Laat iedereen aan het woord. Plan persoonlijke gesprekken in met stille, introverte medewerkers. En neem tijdens een videomeeting een lange pauze of enkele korte pauzes. Iedereen onderschat nog altijd hoe vermoeiend een videocall is.”

6. Na corona: mix kantoor- en thuiswerk

“Uw medewerkers hebben de voordelen van thuiswerk ervaren. Geen tijdverlies, geen files, to-the-point vergaderingen: behoud dat. En breng in kaart welke opdrachten ze thuis kunnen doen en aan welke ze op het bedrijf moeten werken. Voor mensen die liever thuiswerken omdat ze daar minder prikkels ervaren en zich beter kunnen concentreren, moet u het juiste evenwicht vinden. Laat hen de vruchten van hun thuiswerk plukken. En stimuleer hen om sociale contacten te leggen zodat ze niet vereenzamen. Plan bijvoorbeeld fysieke contactmomenten, sociale events en gezamenlijke opdrachten in. Maar dring dat wel niet op, dat werkt averechts.”

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met onze partner, Mensura. Een slim en duidelijk thuiswerkbeleid is belangrijker dan ooit om het welzijn en productiviteit van uw medewerkers te garanderen. Mensura biedt u verschillende tools om een duurzaam beleid te ontwikkelen.

Maak van thuiswerk een succes met de digitale thuiswerkopleidingen van MensuraNieuw venster

Hoe combineer je best werken van op afstand en werken op kantoor?

Meer over hybride werken

Hoe goed ondersteunt uw bedrijf thuiswerk?

Doe de test

Rust uw thuiswerkers uit met kwalitatief materiaal

Dat is aangenamer voor hen, geeft minder afleiding en maakt hen productiever.

One

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 

Andere artikels van One