Eén werkplek voor iedere twee Vlaamse ambtenaren

Gepubliceerd op 03/11/2021 in Inspireren

Eén werkplek voor iedere twee Vlaamse ambtenaren

De medewerkers van de Vlaamse overheid werken gedeeltelijk thuis. Daarom voorziet het gerenoveerde WTC-gebouw 1 werkplek voor iedere 2 medewerkers. Frank Geets, administrateur-generaal van Het Facilitair Bedrijf, legt uit.

De Vlaamse overheid nam de oproep om tijdens de coronacrisis maximaal thuis te werken ter harte. Welke invloed had dat op de organisatie van gebouwen en kantoren?

Frank Geets, administrateur-generaal van Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid: “Net voor de eerste lockdown in het voorjaar van 2020 hadden alle medewerkers een laptop gekregen en waren we overgestapt op Office 365 en Teams. Telewerk organiseren vormde dan ook niet echt een probleem. We werkten al sterk digitaal.”

“In heel wat publieke gebouwen moest de dienstverlening wel blijven doorlopen. Daar hebben we op heel korte termijn alles coronaproof gemaakt, met onder meer alcoholgel bij de ingang, signalisatie om mensen veilig naar vergaderruimtes te leiden, enzovoort.”

Thuiswerk zal minstens gedeeltelijk gangbaar blijven. Zal u de kantoren en gebouwen daarvoor aanpassen?

Frank Geets: “We kiezen voor een systeem van hybride werken: deels thuis, deels op kantoor. Het takenpakket van iedere medewerker zal bepalen wat de beste verhouding is tussen thuiswerk en werken op kantoor. We willen dat iedereen een gezonde balans vindt. Veel mensen zijn enthousiast over thuiswerk. Maar evengoed is er nood aan sociaal contact met collega’s. We zetten in onze gebouwen daarom nog meer in op aangepaste plekken om mensen te ontmoeten of om heel geconcentreerd te kunnen werken, om te vergaderen en om samen te werken.”

Koppelt u daar ook een mobiliteitsplan aan vast?

Frank Geets: “Uiteraard, want er is op dat vlak veel veranderd. Wie naar kantoor komt, doet dat sinds corona voornamelijk met de auto – uit vrees voor het virus – terwijl vroeger negen op tien medewerkers de trein namen. Om de spits te vermijden en vlot naar Brussel te rijden, plannen medewerkers hun verplaatsing meer doorheen de dag. Ook dat verandert dus.”

Als een bedrijf nadenkt over de nieuwe invulling van de beschikbare kantoorruimte, met welke elementen moet het volgens u dan rekening houden?

Frank Geets: “We hebben net zelf de oefening gedaan. Zowat zesduizend medewerkers van de Vlaamse overheid krijgen een nieuwe ‘standplaats’ in het gerenoveerde WTC-gebouw aan het Noordstation. We voorzien er 1 werkplek per 2 medewerkers. Er zullen minder ‘vaste’ werkplekken zijn, maar wel meer gedeelde plaatsen om piekmomenten op te vangen. De monitoring van de bezetting zal gebeuren via de badges van de medewerkers. Ze gebruiken hun badge om het gebouw binnen te komen, waardoor we makkelijk weten hoeveel mensen er aanwezig zijn. We bekijken nog of het nodig is om een reservatiesysteem te voorzien.”

Kantoren worden plekken om mensen te ontmoeten of om heel geconcentreerd te werken.

Frank Geets, administrateur-generaal van Het Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid

author

Moeten kmo’s een vergelijkbare oefening maken? Of liggen de kaarten toch anders?

“We zien dat bij kmo’s en familiebedrijven de neiging groter is om meer aan het klassieke werk op kantoor vast te houden. De grote organisaties hebben vaak meer mogelijkheden en middelen om het hybride werken in de praktijk te brengen. Zij zijn de voortrekkers.”

Hoe kijkt u naar de impact van het hybride werken op de mensen zelf?

“Managers moeten hun rol anders invullen. Het Agentschap overheidspersoneel voorziet daar een opleidingsprogramma voor. Tegelijk mogen we ook de impact op de medewerkers niet vergeten. Soms duiken er problemen op. Mensen die al hard werkten, blijken thuis soms nog harder te werken. De treinrit naar huis – het scheidingsmoment tussen werk en vrije tijd – is er namelijk niet meer. Voor andere mensen lukt het gewoon niet om thuis productief te zijn.”

Bij hybride werken wordt voor leidinggevenden het mensgerichte nog belangrijker, stelt professor Marijke Verbruggen van KU Leuven.

Leer meer uit haar onderzoek

Als bedrijven minder kantoorruimte nodig hebben, wat doet dat met de immomarkt?

“Er is een duidelijke impact. Kantoorgebouwen die zijn ingericht volgens de noden van het verleden – denk aan aparte kantoren met aparte werkplekken – zullen geen nieuwe huurders meer vinden. De vraag naar kantoren neemt momenteel snel af, waardoor er in de verhuurmarkt een crisis ontstaat. De vraag is natuurlijk hoe de situatie zich zal stabiliseren.”

Zal die evolutie ook leiden tot een andere benadering van de ruimtelijke ordening in de steden?

“Dat zien we nu al. In de Brusselse Noordwijk – destijds uitgebouwd met alleen maar kantoren – komt er een meer gemengd landschap. De tijd van de kantoorwijken is stilaan voorbij. Het WTC-project, bijvoorbeeld, omvat niet alleen kantoren voor de Vlaamse overheid, maar ook een hotel en appartementen. Het gebouw zal altijd in gebruik zijn, overdag door mensen die naar kantoor komen, ‘s nachts en in het weekend door bewoners.”

Hoe maakt u hybride werken mogelijk voor uw werknemers

Ontdek onze oplossingen

One

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 

Andere artikels van One