Efficiënt hybride vergaderen met slimme technologie
Gepubliceerd op 16/03/2022 in Tech, tips & trics
Hybride werken en vergaderen is ondertussen het nieuwe normaal geworden. Maar hoe organiseert u dit in uw organisatie? Er zijn tal van innovatieve technologie aan om dit efficiënt aan te pakken.
Worstelt u ook met hybride meetings?
U kan een uurtje vrijblijvend sparren met 1 van onze experten.
Een efficiënte organisatie en uitrol van hybride werken is niet mogelijk zonder de inzet van technologische oplossingen. Dat geldt ook voor hybride vergaderen. “Door het uitrusten van meeting rooms met digitale middelen creëert u alvast de ideale setting voor uw medewerkers om in de beste omstandigheden te vergaderen. Dit heeft tegelijk een positief effect op hun productiviteit en hun betrokkenheid”, legt Georges Dratzidis, Sr. Sales Consultant Hybrid Workspace bij Proximus, uit.
Wat is hybride vergaderen?
Hybride werken wordt omschreven als een mix van verschillende werkvormen, waarbij medewerkers deels op kantoor en deels vanop een andere werkplek taken afwerken en vergaderen. Georges: “Typerend voor blended working is ook dat vergaderingen zowel op kantoor als thuis verrijkt worden met innovatieve audiovisuele toepassingen. Eenvoudige werkomgevingen krijgen dus een moderne facelift.”
Verschillende vergadertypes in kaart gebracht
Specialisten onderscheiden verschillende vergadertypes:
- Vergaderingen waarin strategische beslissingen genomen worden
- Vergaderingen voor het nemen van operationale beslissingen
- Creatieve vergaderingen
- Vergaderingen voor het uitwisselen van informatie, zoals bijvoorbeeld opleidingen
Voor elk type komen specifieke formats (face-to-face, virtueel of hybride) en technologische tools in beeld. “Zo verlopen complexe, strategische meetings en creatieve vergaderingen het best via face-to-face-vergaderingen. Gewone werkvergaderingen, coördinatiemeetings of informatiemomenten voor een groot publiek kunnen even goed virtueel of hybride plaatsvinden,” adviseert Georges.
Een goede policy: eerder ‘guiding principles’ dan vaste wetten
Hoe moet hybride werken en vergaderen vorm krijgen in uw bedrijf? Dat doet u idealiter via een transparante bedrijfspolicy. “Het bepalen van duidelijke spelregels is geen kwestie van rigide wetten, maar wel van teams en afdelingen die zelf de verantwoordelijkheid krijgen om te bepalen in hoeverre hybride werken geschikt is voor medewerkers en wie wanneer op kantoor verwacht wordt,” zegt Georges. Hierbij is het zeker nuttig om vast te stellen wie voor welke activiteiten naar kantoor moet komen en welke taken thuis uitgevoerd kunnen worden.
Vergaderingen kunnen verrijkt worden met innovatieve audiovisuele toepassingen. Eenvoudige werkomgevingen krijgen een moderne facelift.
Georges Dratzidis, Sr. Sales Consultant Hybrid Workspace bij Proximus
Nieuwe technologieën tillen hybride meetings naar hoger niveau
Georges: “Met alle collega’s tegelijk samen op de werkvloer aanwezig: die situatie behoort wellicht voorgoed tot het verleden.” Vele bedrijven hebben een evenwichtige mix uitgewerkt van enkele dagen per week structureel telewerk en aanwezigheid op kantoor. “In dit nieuwe normaal wordt het cruciaal om collega’s dichter bij elkaar te brengen en de samenwerking zo vlot mogelijk te laten verlopen. Proximus stelt hiervoor innovatieve technologische oplossingen ter beschikking die het verschil maken.”
Maak kennis met toepassingen die hybride meetings toekomstbestendig maken
De laatste jaren zijn heel wat boeiende technologische ontwikkelingen op de markt gekomen die de ‘meeting experience’ verhogen. “Bij speaker tracking zorgt AI-technologie er nu voor dat een spreker optimaal in beeld gebracht worden, waarbij in- of uitgezoomd wordt als die spreker zich verplaatst. Group framing doet hetzelfde, maar dan bij een groep van sprekers. Beide technologieën hebben een hele evolutie doorgemaakt, van het gebruik van optische camera’s naar digitale sensoren met gezichtsherkenning.”
Het bepalen van duidelijke spelregels is geen kwestie van rigide wetten, maar wel van teams en afdelingen die zelf de verantwoordelijkheid krijgen om te bepalen in hoeverre hybride werken geschikt is voor medewerkers en wie wanneer op kantoor verwacht wordt.
Georges Dratzidis, Sr. Sales Consultant Hybrid Workspace bij Proximus
Dankzij video interoperability kunt u uw bestaande hardware gebruiken met andere meetingplatformen.
Georges Dratzidis, Sr. Sales Consultant Hybrid Workspace bij Proximus
Een andere toepassing is video interoperability. “Die technologische oplossing zorgt ervoor dat u uw huidige hardware kunt gebruiken met verschillende meetingplatformen. Meestal is hardware geoptimaliseerd voor één platform, zoals Microsoft Teams of Cisco Webex. Maar dankzij video interoperability kunt u uw bestaande hardware gebruiken met andere meetingplatformen, met behoud van alle functies zoals onder meer geluid, camera, scherm, enzovoort.”
Het is duidelijk dat nieuwe technologieën anno 2022 betere mogelijkheden bieden om uw medewerkers zowel fysiek als remote actief te betrekken bij vergaderingen. Via speciale software kunt u bestaande videosystemen trouwens perfect integreren in deze nieuwe toepassingen, waardoor u de productlevenscyclus van dergelijke bestaande systemen maximaal benut.
Wilt u met een van onze experts van gedachten wisselen over hybride meetings?
Boek een inspiratiesessie met een van onze experts. Geheel vrijblijvend.
One
One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen.