Het digitaal notariaat

Gepubliceerd op 05/04/2019 in Klantenverhalen

Het digitaal notariaat

Ook in de digitale samenleving blijft er voor de notaris een rol weggelegd. Nieuwe technologie versterkt het dienstenaanbod van de notaris, die tegelijk meer ruimte krijgt om het verschil te maken met advies, empathie en discretie.

Fednot is de federatie van het notariaat. Ze verstrekt juridisch advies aan de notariskantoren in ons land. Daarnaast biedt Fednot een aantal ondersteunende diensten, onder meer rond IT en kantoorbeheer. “We mogen IT gerust omschrijven als de speerpunt van onze dienstverlening”, zegt Jan Sap.

Het BNN vormt de basis voor een hele waaier aan digitale toepassingen waarmee de kantoren hun dienstverlening aan cliënten uitbreiden en verbeteren.

Ontdek alles over BNN

De kersverse directeurgeneraal van Fednot leerde de wereld van het notariaat van nabij kennen tijdens zijn lange carrière bij Unizo. Een kleine tien jaar was hij er actief als secretarisgeneraal van de Federatie Vrije Beroepen, waar ook de notarissen toe behoren. Eind 2018 zette hij de stap naar Fednot. “Van de tweehonderd medewerkers bij Fednot zitten er honderd in de ITafdeling”, zegt hij. “Fednot vormt zo het IT shared service center voor de hele sector. We bieden onder meer een portaal aan met een vijftigtal IT-toepassingen.”

IT als speerpunt van dienstverlening

Voor een buitenstaander is dat wellicht een onvermoede vaststelling, in schril contrast met het klassieke imago van de notaris die zweert bij pen en papier. Jan nuanceert. “De notaris is bovenal een sterk merk”, zegt hij. “Altijd geweest, trouwens. Uit bevragingen komt telkens weer naar voren dat de burger het werk van de notaris waardeert en vertrouwt. De notaris staat voor kwaliteit. Vooral het vertrouwen is belangrijk. In de digitale economie groeit vertrouwen uit tot de belangrijkste munteenheid.”

Los daarvan is het notariaat al lang niet meer de papierwinkel van weleer. Bijna twintig jaar geleden vond de lancering van het eNotariaat plaats, een afgesloten en beveiligd platform voor de notarissen, met heel wat gedeelde toepassingen. Uiteraard gebruiken de notarissen ook toepassingen die de diverse overheidsdiensten aanbieden, zoals eDepot, waarmee de notaris elektronisch een onderneming kan creëren en ondernemingsgegevens aanpast in de databanken van de overheid, en eRegistration, voor de online registratie van notariële akten bij de FOD Financiën.

“Vandaag neemt de digitalisering verder uitbreiding in de richting van het grote publiek”, zegt Jan. “Ik denk dan aan toepassingen als Biddit en MyBox.” Het online platform Biddit vormt de digitale tegenhanger van de traditionele openbare verkoop. Het laat de burger toe om online vastgoed te kopen onder begeleiding van de notaris, zonder de verplaatsing naar een openbare zitting. MyBox is dan weer een tool die informatie biedt rond huwelijks- en samenlevingscontracten.

We zien technologie niet als een bedreiging, maar als een opportuniteit om de rol van de notaris als adviseur verder te versterken.

Jan Sap, directeur-generaal bij Fednot

author

Confidentiële informatie

De initiatieven geven duidelijk aan dat ook bij Fednot het belang van digitale dienstverlening hoog op de agenda staat. “De notaris speelt in op evoluties binnen de samenleving”, stelt Jan. “Het digitale kanaal biedt heel wat mogelijkheden om de burger efficiënter en sneller te bedienen. Dat is zeker een stap vooruit. Tegelijk blijft veiligheid een belangrijk aandachtspunt.”

De notaris beheert heel wat gevoelige, confidentiële informatie. Dat maakt van het notariaat een interessant doelwit voor cybercriminelen. Fednot anticipeerde daarop met de ontwikkeling van het Beveiligd Notarieel Netwerk (BNN), in samenwerking met Proximus. Dat netwerk zorgt in alle veiligheid voor de nodige connectiviteit tussen de kantoren en de federatie.

Technologie biedt opportuniteit

Ziet de notaris in de digitale evolutie dan geen mogelijke bedreiging voor zijn ambt? Een technologie als blockchain, bijvoorbeeld, zou perfect kunnen optreden als een nieuwe vorm van het vastleggen van een hypotheek, een contract of een andere akte. “Zo bekijken we de dingen niet”, zegt Jan. “De burger doet vandaag zo goed als alles met zijn smartphone. Het is belangrijk dat het notariaat daar in meegaat en ook nieuwe, digitale diensten aanbiedt. Zo maken we het mogelijk om via videoconferentie een akte af te sluiten.”

Ondermijnt de notaris zo zijn eigen business? “Toch niet. We zien het als een opportuniteit. Idem voor blockchain. De technologie is er. Waarom zouden we die willen tegenhouden? Integendeel, we doen er goed aan de technologie zoals steeds te omarmen en onze rol te versterken door daar net extra advies rond aan te bieden.” Fednot richtte in dat verband trouwens een lab op, dat de ontwikkelingen rond blockchain op de voet volgt. “We hebben ook meegewerkt aan een boek om blockchain en zogenaamde smart contracts te kaderen, zowel bij de notaris als bij het brede publiek.”

Jan verwijst naar ‘21 lessen voor de 21ste eeuw’ van Yuval Noah Harari. “Een heel interessant boek”, zegt hij, “zeker ook vanuit het standpunt van de notaris.” Harari beschrijft hoe het bezit van grond ooit de maatstaf van alles was, later dat van de productiemiddelen. Volgens Harari zullen de oorlogen van de toekomst om data draaien.

“Het notariaat beschikt over een schat aan data: over hoe families functioneren, over vastgoed, testamenten, bedrijven, noem maar op. We onderzoeken onder meer hoe we met nieuwe technologie – bijvoorbeeld met artificiële intelligentie – die data kunnen aanwenden om nieuwe inzichten te creëren, om informatie te ontsluiten en voorspellingen te formuleren.”

Het digitale kanaal biedt heel wat mogelijkheden om de burger efficiënter en sneller te bedienen. Dat is zeker een stap vooruit. Tegelijk blijft veiligheid een belangrijk aandachtspunt.

Jan Sap, directeur-generaal bij Fednot

author

Discretie

Het is een voorbeeld van de manier waarop de technologie de notaris vooruit helpt. “Maar de kern blijft toch altijd de wijsheid en ervaring van de notaris zelf”, vervolgt Jan. “Een dossier los je niet op met een chatbot of een algoritme. De technologie kan de informatie aanreiken, maar het is uiteindelijk de empathie van de notaris en het vertrouwen van de cliënt die voor het eindresultaat zorgen.”

Dat blijft de belangrijkste reden waarom de cliënt naar de notaris komt. “Tegelijk is ook discretie een sleutelbegrip”, vult Jan nog aan. “Tijdens een onderhoud met de notaris komt er vaak ook veel informatie over de bredere context op tafel.” Dat blijft tot nader order iets waar geen enkele technologie mee uit de voeten kan.

Fednot neemt haar taak binnen de huidige brede, technologische evolutie bijzonder ernstig. “Jazeker, we bevinden ons momenteel volop in een strategische oefening”, zegt Jan. “We houden de vinger aan de pols en willen bekijken in welke richting het notariaat verder evolueert. We doen dat trouwens niet alleen met de notarissen zelf, maar ook met externe experten.”

Het BNN

Het Beveiligd Notarieel Netwerk (BNN) is een initiatief van Fednot en Proximus. Het gaat om een beveiligd, netwerk dat volledig gescheiden blijft van het reguliere internet. Via het BNN hebben notariskantoren op een veilige manier contact met elkaar en met Fednot. Het BNN vormt de basis voor een hele waaier aan digitale toepassingen waarmee de kantoren hun dienstverlening aan cliënten uitbreiden en verbeteren.

Fednot ondersteunt de notariskantoren met juridisch advies, IT-oplossingen, kantoorbeheer, opleiding en informatie voor het grote publiek.

Jan Sap studeerde rechten in Leuven en Louvain-la- Neuve. Hij werkte meer dan twintig jaar voor Unizo, waarvan bijna tien jaar als secretarisgeneraal van de Federatie Vrije Beroepen. Sinds eind 2018 is hij de nieuwe directeurgeneraal van Fednot.

One

One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen. 

Andere artikels van One