5 essentiële bouwstenen van de digitale werkplek
Gepubliceerd op 07/12/2020 in Tech, tips & trics
Waar en wanneer uw werknemers werken, laat zich minder definiëren door plaats en tijd. Werken doen ze vanop een eigen digitale werkplek. Ze hebben daarvoor meer nodig dan een laptop en software. Dacht u ook aan connectiviteit, security en ondersteuning?
We evolueren meer en meer naar het hybride werken, waarbij de formele tweedeling tussen kantoor en thuiswerk verdwijnt. Daarbij is een sleutelrol weggelegd voor de onmiddellijke toegang voor werknemers – altijd en overal – tot de juiste toepassingen, data en de bijhorende ondersteuning. Dat vraagt meer dan een setje digitale tools en een laptop.
Voor de uitbouw van een efficiënte digitale werkplek, hebt u deze 5 essentiële bouwstenen nodig:
1. Connectiviteit
Een stabiele internet- en telefoonlijn en een goede 4G-dekking zorgen ervoor dat medewerkers vlot aanloggen en bereikbaar zijn op kantoor. De meeste bedrijfsnetwerken zijn aangepast aan de digitale noden.
Recent onderzoek toont echter aan dat het internet van werknemers niet altijd optimaal is voor thuiswerk. Om efficiënt te kunnen telewerken, moet dat op hetzelfde niveau als het bedrijfsinternet gebracht worden.
2. Toestellen en infrastructuur
In de eerste plaats gaat het om alle nodige componenten om op kantoor én vanop afstand te kunnen werken: toestellen zoals laptops, tablets en smartphones, aangevuld met accessoires en meubilair zoals headsets, speakers, laptopstandaarden, ergonomische bureaustoelen, bureaus, etc..
Digitaal werken heeft daarnaast een impact op hoe u uw fysieke kantoor organiseert. U moet voorzien in slimme kantoren en vergaderlocaties met aangepaste inrichting om iedere specifieke activiteit optimaal te ondersteunen: van videoconferenties tot discrete face-to-face gesprekken, brainstormsessies, etc..
3. Digitale toepassingen
Dankzij een goede connectiviteit krijgen werknemers toegang tot cloudtoepassingen zoals Microsoft Office 365 en Teams. Die zijn overal en altijd beschikbaar, ongeacht of ze op kantoor werken of niet. In de eerste plaats kantoortoepassingen zoals e-mail, tekstverwerking, rekenblad, data voor cloudopslag, etc. Daarnaast ook samenwerkingstoepassingen zoals IP-telefonie, videoconferentie, chat, etc.
Staan uw werknemers in rechtstreeks contact met klanten? Biedt hen dan de mogelijkheid om via instant messaging en social media overal bereikbaar te zijn. En een chatbot kan helpen om veel gestelde vragen sneller te beantwoorden. Zo hebben medewerkers meer tijd voor de meer complexe vragen van uw klanten.
Hoever staat uw bedrijf om het nieuwe business normaal te omarmen?
4. Ondersteuning van uw werknemers
Niet al uw medewerkers zijn even snel weg met de nieuwe tools. En ook het management moet zich een nieuwe manier van leiden aanmeten. Ondersteun ze om de overstap te versoepelen. Biedt hen e-learning en online training aan en werk trajecten rond change management en adoptie uit.
Via monitoring en analyse van de gebruikerservaring houdt uw onderneming bovendien de vinger aan de pols. Dat maakt bijsturing van de gebruikerservaring mogelijk op basis van gemeten KPI’s.
Digital Heroes
Om werknemers te ondersteunen startte Proximus het project Digital Heroes. Medewerkers die zich ervaren voelen in het gebruik van een bepaalde applicatie, bieden zich aan als hero. Heeft een collega hulp nodig met bv. een draaitabel in Excel of met PowerApps? Dan kan hij de Digitale Hero, de collega met kennis van zaken, aanspreken.
5. Beveiliging
Doorheen het hele traject speelt beveiliging een cruciale rol. Zeker nu uw bedrijfsgegevens van overal bereikbaar zijn voor uw werknemers. Dat is ook cybercriminelen niet ontgaan. Phishing en ransomware-aanvallen zijn sterk toegenomen tijdens de lockdown, hackers proberen via minder beveiligde privénetwerken op toestellen in te breken en fraude via sms en mail hebben meer kans op succes wegens de minder formele werkcontacten.
Digital Workplace-as-a-Service
Voor de uitbouw van de digitale werkplek kunnen bedrijven kiezen voor Digital Workplace-as-a-Service (WPaaS). Het idee achter een as-a-service-model is dat de onderneming zich op haar kerntaken toespitst en voor andere behoeften – zoals een efficiënte en productieve hybride werkomgeving – specialisten inschakelt.
“Via WPaaS neemt de onderneming het hele kantoorconcept af als een dienst, met alles erop en eraan”, weet Yashfeen Saiyid, Head of Advanced Workplace Benelux bij Proximus. “Voor bedrijven is het vaak een grote uitdaging om hun kantooromgeving op de veranderende noden van medewerkers af te stemmen, met de juiste toestellen en software, aangepaste beveiliging, opleiding en ondersteuning. WPaaS neemt al die zorgen weg. ”
Alles weten over WPaaS?
Rust uw thuiswerkers uit met kwalitatief materiaal
Dat is aangenamer voor hen, geeft minder afleiding en maakt hen productiever.
One
One is het ICT-vakblad van Proximus voor CIO’s en ICT-professionals van grote en middelgrote ondernemingen.