Ga direct naar de hoofdinhoud
×
×

10 tips voor een professioneel voicemailbericht

Gepubliceerd op 06/09/2019 in Tech, tips & tricks

10 tips voor een professioneel voicemailbericht

Voor het imago van je zaak is het belangrijk dat klanten je vlot kunnen bereiken. Aangezien het niet altijd mogelijk is om de telefoon op te nemen, moet je voicemail klanten met een professionele boodschap ontvangen. Maar wat moet je in dat bericht dan precies vermelden? Wij geven je 10 tips voor een doeltreffende en sterke boodschap.

1. Kies een boodschap die klinkt zoals jouw zaak

De boodschap op de voicemail van je zaak moet natuurlijk overeenkomen met de manier waarop je doorgaans communiceert. Ga daarom zeker even na met welke klanten je vaak telefoneert en hoe jullie meestal met elkaar communiceren. Pas je woordenschat dus zoveel mogelijk aan het publiek aan.

De tekst van je bericht hangt ook af van de sector waarin je actief bent. Zijn klanten en bedrijven eerder conservatief, of mag het allemaal een beetje trendy zijn? Afhankelijk van het antwoord kan de boodschap formeel of informeel zijn, en eventueel zelfs een beetje humor bevatten.

In elk geval is de telefoon nog steeds de beste manier om met klanten te communiceren. Lees daarom ook onze tips voor professionele communicatie per telefoon!


2. Breng je boodschap duidelijk over

Meestal zal je aan klanten vragen om hun gegevens achter te laten, zodat jij hen op een later moment kunt terugbellen. Zij zullen op hun beurt zo snel mogelijk een antwoord willen krijgen, maar soms is dat uitgesloten. In dat geval zou je hen kunnen aanmoedigen om hun boodschap via een ander kanaal over te brengen, bijvoorbeeld door een e-mail te sturen. Of misschien heeft je website een contactformulier dat ze kunnen invullen. Breng die informatie in je boodschap in elk geval duidelijk over.

Ieder telefoontje is belangrijk, want iedereen zou een potentiële klant kunnen worden. Wil je zeker zijn dat je geen enkele oproep mist? Bizz Call Connect is een professionele oplossing voor kleine ondernemingen met alle voordelen van een telefooncentrale. Je klanten worden altijd op een professionele manier onthaald en eventueel zelfs automatisch naar de juiste persoon doorgeschakeld. Dankzij een interactief menu sparen ook je klanten zelf veel tijd uit.


3. Hou de boodschap zo kort mogelijk

Van zodra iemand met je voicemail verbonden wordt, zal die zo snel mogelijk een bericht willen inspreken. Hou de boodschap dus zo kort mogelijk en zeg niet meer dan echt noodzakelijk is. Mensen verliezen snel hun concentratie, dus ga voor een bericht van maximaal 20 tot 25 seconden.

Het is daarom ook aangeraden om je boodschap voor te bereiden en al eens uit te proberen. Zo vermijd je dat je een tekst meerdere keren zou moeten inspreken. Overdrijf hier ook niet mee, want je wil wel zo spontaan mogelijk overkomen. Luister in elk geval zelf eens naar je boodschap en schrap clichézinnetjes.


4. Zeg duidelijk wie je bent

Voor je klanten is het belangrijk te weten of ze het juiste telefoonnummer hebben ingetoetst, dus moet je hen zo snel mogelijk geruststellen. Vermeld na een korte begroetisng dus meteen wie je bent en hoe je zaak heet.


5. Bied een persoonlijker alternatief aan

Ook al is je boodschap helder en krijgen bellers snel de gelegenheid om een bericht in te spreken, dan nog zijn er mensen die alleen met een fysiek persoon aan de lijn willen hangen. Of misschien zijn hun vragen van die aard dat je snel met een oplossing moet komen. In dat geval kan je overwegen om mensen even in de wachtrij te zetten tot iemand in staat is om hun oproep te beantwoorden.

Het oproepbeheer van Bizz Call Connect is de ideale oplossing voor dit soort situaties. Het systeem kan een klant immers ook vriendelijk verzoeken om op de tonen van een aangenaam wachtmuziekje eventjes te geduld te hebben.


6. Vraag je klanten om zelf ook specifieke informatie te geven

Om te vermijden dat klanten minutenlange boodschappen inspreken of dat je droge boodschappen krijgt zoals: “Hallo ik ben Jan. Bel me alstublieft terug.”, moet je klanten zeker ook om specifieke informatie vragen. Als je bepaalde dingen op voorhand weet, is het ook gemakkelijker om hun telefoontje te beantwoorden. Naar de volgende elementen kan je bijvoorbeeld vragen:

  • Hun naam,
  • Hun functie en waarom ze bellen,
  • Of je hen moet terugbellen en wanneer dat het beste zou passen,
  • Hoe je hen zelf kunt contacteren.

De kans is nu groot dat de beller zich op deze vragen zal focussen en je enkel de informatie zal geven die je nodig hebt.


7. Maak duidelijk hoe snel je zult antwoorden

Beantwoord je doorgaans de dag zelf nog telefoontjes? Of is de kans groot dat klanten een paar dagen moeten wachten? Maak dat ook zo duidelijk mogelijk in de boodschap van je voicemail. Let natuurlijk op dat je geen loze verwachtingen schept. Als je iets belooft, moet je jezelf daar ook aan houden.


8. Stuur klanten door naar je website

Wil je vermijden dat je dagelijks tientallen telefoontjes moet beantwoorden? Dan kan je ook voor een algemene boodschap gaan waarbij je klanten naar andere kanalen doorverwijst. Vermeld dan bijvoorbeeld de openingsuren van je zaak of verwijs hen door naar je website. Daar staat immers vaak al veel nuttige informatie, zodat hun vragen misschien al beantwoord zijn voor je hen kunt terugbellen. Ook je kanalen op de sociale media kan je optimaal inzetten.

Lees hier hoe je de perfecte website voor je zaak maakt!


9. Test je voicemail

Is je bericht ingesproken? Vraag dan aan een van je medewerkers om even te bellen en de voicemail uit te testen. Zo weet je meteen ook of de boodschap goed overkomt.


10. Kies voor een technologische oplossing

Moet je met een klein team echt een pak telefoontjes verwerken? Dan is een gewone voicemail misschien niet genoeg en zou je beter een technologische oplossing overwegen. Bizz Call Connect heeft alle voordelen van een telefooncentrale en werkt in de cloud. Klanten worden altijd op een professionele manier ontvangen.

Dankzij een handig telefoonmenu kunnen ze automatisch bij de juiste persoon terechtkomen. Of krijgen ze de gelegenheid om een bericht in te spreken of even te wachten tot iemand beschikbaar is. Hoe dan ook zal je zaak een goede indruk maken. Je kunt dit systeem zelfs op basis van je agenda instellen, zodat je tijdens een vergadering nooit gestoord wordt.

Bovendien werkt Bizz Call Connect met één algemeen telefoonnummer en hoeven jij en je medewerkers nooit hun privénummer prijs te geven. Het is allemaal ook erg flexibel, want je betaalt maandelijks een vast bedrag dat is aangepast aan het aantal gebruikers.

Kies dus snel voor Bizz Call Connect!

Proximus Business

  

Andere artikels van Proximus Business

Blog topics

Contact

Onze Bizz Experts staan steeds tot je dienst. Kies zelf hoe je contact met ons wil opnemen.

Hulp nodig?

Vragen over ons aanbod?

Een expert staat voor u klaar