Uw mailbox beheren is tijd creëren: 5 gouden tips

door Proximus Bizz teamLaat u inspireren18/06/2015

Uw mailbox beheren is tijd creëren: 5 gouden tips

Comments

E-mail is een zegen maar tegelijk een vloek. De constante toestroom van ongewenste reclame, nieuwsflashes, promoties en spam neemt elke dag een hap uit uw kostbare tijd. Een efficiënt e-mailbeheer is gelukkig geen ingewikkelde wiskunde.
De tijdwinst krijgt u er gratis bij.
1. Check uw e-mails slechts enkele keren per dag

Toegegeven, de ping van een binnenkomende e-mail kan verleidelijk klinken. Als u echter elk bericht onmiddellijk zou lezen en beantwoorden, zou u niet meer toekomen aan uw eigenlijke activiteiten. Beperk de afhandeling van uw e-mails tot een drietal vaste momenten per dag. En waarom die ping niet dempen?

2. Orde in de chaos

Niet alle berichten zijn even belangrijk. U kunt prioriteiten toekennen met vlaggetjes en kleuren. Zo weet u welke e-mails u straks het eerst moet afhandelen. U kunt binnenkomende e-mails ook scheiden met een mailfilter. Zo kunt u in Outlook via het tabblad Start verschillende filters instellen (ongelezen, met bijlagen, gecategoriseerd, gemarkeerd, datum, verzonden aan, enz.). Overigens gebruikt u uw professioneel e-mailadres best alleen voor uw zakelijke communicatie. Uw privéadres reserveert u voor familie en vrienden.

3. Archiveren is een must

Streef naar een lege inbox aan het einde van de dag. In uw Postvak In mogen slechts twee soorten e-mails voorkomen: ongelezen berichten en enkele mails die om opvolging vragen. Alle andere berichten horen in een andere mailmap (vb. Oude Berichten) thuis. U moet gelezen berichten dus enkel naar die archiefmap verslepen. Als u een oud bericht wilt terugvinden, gebruikt u de ingebouwde zoekfunctie van het e-mailprogramma.

4. Automatisch archiveren

Zit uw inbox echt overvol, dan kunt u ook automatisch gaan archiveren. Maak gebruik van een zoekopdracht om bijvoorbeeld alle berichten vóór een bepaalde datum terug te vinden. U kunt ook aanvullende parameters toevoegen (gelezen, gemarkeerd met een vlaggetje …). Selecteer vervolgens alles en sleep uw selectie naar de archiefmap.

5. Aarzel niet om u uit te schrijven

Wat met spamberichten en zogenaamde ‘grijze e-mail’ zoals nieuwsbrieven? Maak gebruik van de uitschrijflink die dergelijke e-mails wettelijk moeten bevatten. U kunt een bericht ook als spam markeren zodat het de volgende keer bij uw junkmail terechtkomt.

Meer nieuws over:

  • Slimmer werken
  • Internet

Nieuws filtering op :

Ander nieuws

Contact

Onze Bizz Experts staan steeds tot uw dienst. Kies zelf hoe u contact met ons wil opnemen.

Contact