×
×

Hoe houdt u uw mailbox onder controle? 5 tips

door Ann en MatthiasLaat u inspireren30/01/2017

Hoe houdt u uw mailbox onder controle? 5 tips
Een mailbox die netjes en werkbaar is? Met deze tips komt u een heel eind.

Voor heel wat ondernemers lijkt de mailbox wel op de mythische draak-met-zeven-koppen: voor elke mailtje dat u afhandelt, duiken er meteen weer drie of vier nieuwe op. Zorg dan dat uw digitale brievenbus niet verzandt in een niet te ontknopen kluwen van belangrijke mailtjes, spam, nieuwsbrieven en berichtjes die later beantwoord mogen worden.

Met deze 5 vuistregels schoont u uw mailbox snel en eenvoudig op: 

  1. Maak korte metten met spam

    Zelfs met de beste filters duikt er af en toe wel eens junkmail in uw mailbox op. De remedie is simpel: niet openen, maar onmiddellijk deleten en niet laten opstapelen. Zorg er ook voor dat uw automatische spam-mailbox zichzelf regelmatig leegmaakt.

  2. Maak werk- en privémappen aan

    Nog een goed idee is om uw mails niet allemaal bij elkaar bewaren, maar in aparte mapjes: bijvoorbeeld eentje voor privémail, eentje voor werkmail, eentje voor bv. reizen die u heeft gepland, eentje voor schoolzaken van uw kinderen, enzovoort. Alle binnenkomende mails kan u simpelweg hierheen versluizen, zodat uw hoofdmap overzichtelijk blijft en u de juiste mails snel terugvindt. Behandelde mails kan u in een mapje “Archief” zetten.

  3. Maak een einde-van-de-dag en een einde-van-de-week-map aan

    Krijgt u dringende mails binnen die meteen uw aandacht opeisen? Handel deze dan meteen na het openen af en stel ze niet uit. Zijn er mails die u niet meteen moet beantwoorden, maar bijvoorbeeld wel op het einde van de dag? Dan kan u ook die in een eigen mapje steken. 

    Idem voor mails waarop u bijvoorbeeld binnen enkele dagen wilt reageren. Het beantwoorden van die mails kan dan een vast eindritueel van de werkdag worden. 

  4. Gebruik de juiste software

    Uiteraard hebben ook de grote IT-bedrijven in de gaten dat e-mail tegenwoordig evenveel lasten als lusten meebrengt. En daar proberen ze iets aan te doen. Vooral mailprogramma’s op de smartphone en de tablet zijn tegenwoordig met handige functies uitgerust om mails te sorteren en te archiveren. Onder meer Google en Microsoft hebben mail-apps gemaakt die automatisch belangrijke en niet-belangrijke mails proberen te onderscheiden en te sorteren, en die werken vaak verrassend goed. 

    Nog een zeer interessant en vrij nieuw snufje is de mogelijkheid om mails later in te plannen. Heeft u bijvoorbeeld een mailtje dat pas later relevant is? Met één swipe kunt u het berichtje uit de mailbox halen en er voor zorgen dat het over een week of een maand opnieuw opduikt.

  5. Stel een out-of-office in

    Bent u even niet op kantoor of wilt u niet gestoord worden? Stel dan een out-of-office in. Zo voorkomt u dat uw correspondenten u blijven bestoken met mails omdat u niet reageert.

Nieuws filtering op :

Ander nieuws

Contact

Onze Bizz Experts staan steeds tot uw dienst. Kies zelf hoe u contact met ons wil opnemen.

  • Bel een Bizz Expert op 0800 22 500Ma - za : 08:00 - 22:00

  • Chat met een Bizz Expert via deze site

    Chat met een Bizz Expert via deze sitemomenteel niet beschikbaar

Contact

Vragen over ons aanbod?

Een expert staat voor u klaar