Overtuig klanten en leveranciers van e-facturatie

Niemand staat graag voor voldongen feiten. Neem dus eerst en vooral ruim de tijd om uw leveranciers en klanten te informeren dat u graag op elektronische facturatie zou willen overstappen. 

U hoeft natuurlijk ook niet iedereen tegelijkertijd te doen overschakelen. Begin eerst met die klanten of leveranciers die al interesse hebben getoond in e-facturatie of waarvan u vermoedt dat ze er wel voor open staan. U kan dan op uw website een pagina maken waarop zij alle informatie kunnen ingeven die u nodig heeft. Zorg er voor dat registratieproces maximaal enkele minuten duurt. 

Probeer er ook voor te zorgen dat de aanpassing die uw klanten moeten doen, zo klein mogelijk is. Het is niet de bedoeling dat elektronisch factureren hen tijd of geld gaat kosten. Dan is het geen win-win-situatie meer. Geef daarom ook alle informatie die zij van u nodig hebben om de transitie zo eenvoudig mogelijk te maken.

Gebruik ook begrijpelijke en eenvoudige terminologie. Vaak is de manier waarop zo’n proces uitgelegd wordt (met zaken als “XML-files” of “EDI-bestanden”) al genoeg om veel mensen te doen afhaken. Natuurlijk mag u wel de voordelen goed in de verf zetten: tijdswinst, minder fouten, eenvoud … 

De meeste boekhoudpakketten laten bijvoorbeeld toe om PDF’s op te maken. En daar is bijna iedereen ondertussen vertrouwd mee. Alles wat uw leverancier dus moet doen is het emailen van een PDF’je. Een klusje dat duidelijk makkelijker en sneller is dan het uitprinten van de factuur en ze op de bus doen. 

Waarom zou u uw klanten geen kleine korting geven, telkens als ze een elektronische factuur aanvaarden? De voordelen van e-facturatie voor u wegen hier zeker tegenop. Of omgekeerd: geef bij uw betalingen voorrang aan uw leveranciers die u een elektronische factuur sturen. 

U kan er ook ludieke acties aan koppelen: voor elke klant of leverancier die meestapt in elektronische facturatie geeft u bijvoorbeeld een kleine som aan een goed doel. Of u verloot cadeautjes onder de deelnemers. Laat uw verbeelding werken! 

Als twee partijen van start willen gaan met e-facturatie zal één partij zich naar de modaliteiten en werkwijze van de andere moeten plooien. In plaats van dat u van uw klanten en leveranciers vraagt om zich aan te passen, zou u ook net het omgekeerde kunnen doen: vraag hen hoe hun werkwijze precies in mekaar zit en pas daar uw processen aan aan. De bereidheid om mee te werken, zal waarschijnlijk meteen een heel stuk hoger liggen.