×
×

Werken met digitale documenten is makkelijker en veiliger. Zo begint u eraan!

door JohanWist je dat…10/11/2017

Werken met digitale documenten is makkelijker en veiliger. Zo begint u eraan!
Steeds meer zelfstandigen streven naar een papierloos (of beter: papier-arm) kantoor. Welke voordelen biedt dit voor kleine ondernemers en hoe pakt u dit aan? Een overzicht.

Alles altijd beschikbaar

Waarom het een goed idee is om in- en uitgaande papierstromen in uw bedrijf zoveel mogelijk te digitaliseren, laat zich snel uitleggen. In tegenstelling tot een papieren factuur of bestelbon, is het mogelijk om overal en altijd toegang te hebben tot een digitaal bestand, niet alleen op uw pc, maar ook op uw smartphone.

Als u het bestand centraal bewaard, in de cloud bijvoorbeeld, is het ook een fluitje van een cent om dit snel en gemakkelijk te delen met collega’s en personeelsleden, zelfs wanneer u aan de andere kant van de wereld bent.

Eenvoudig een document terugvinden

Bovendien zijn digitale bestanden (zelfs als ze honderden pagina’s beslaan) zijn ook veel gemakkelijker te doorzoeken op sleutelwoorden. En last but not least is er natuurlijk het praktische voordeel: gedaan met grote, uitpuilende dossierkasten waar geen kat haar jongen nog in vindt.

Weg met fouten en vergissingen

Maakt u zich zorgen over de rechtsgeldigheid van uw digitale documenten? Dat hoeft absoluut niet. Er is bijvoorbeeld geen enkel juridisch verschil meer tussen elektronische en papieren facturen. Elektronische facturen zijn zelfs een stuk betrouwbaarder dan papieren exemplaren: de risico’s op vergissingen zijn veel kleiner.

Elektronische boekhoudpakketten kunnen bijvoorbeeld bestelbonnen en leveringsnota’s automatisch controleren wanneer ze facturen opmaken, zo bent u absoluut zeker dat alles klopt. Omdat facturen niet meer manueel ingebracht moeten worden, zijn ook fouten bij het overtikken verleden tijd.

Scanner in uw broekzak

Om papier in te scannen kan u natuurlijk een ‘echte’ scanner aanschaffen, maar wat veel ondernemers niet weten: die technologie zit ook al in hun smartphone ingebouwd. Er zijn hopen apps waarmee u documenten kan scannen met de camera van uw telefoon. De resultaten hiervan zijn vaak verbluffend goed. Tiny Scanner voor Android en iOS, Genius Scan en Scanner Pro voor iOS zijn zo bijvoorbeeld enkele bekende namen.

Ook grote namen als Evernote (bekend van het gelijknamige notitie-programma) en Microsoft hebben een eigen scan-app ontwikkeld: die werden respectievelijk Scannable en Office Lens gedoopt.

Al deze apps kunnen de contouren van documenten automatisch herkennen, zelfs als u ze onder een hoek fotografeert. Ook bijvoorbeeld kreukels worden automatisch weggewerkt. De meeste gesofisticeerde apps kunnen ook automatisch tekst herkennen.

Kluisje in de wolken

Tot slot: zoals we hierboven al aangaven, is het combineren van een scanner en een cloud-app een niet te versmaden combinatie. Onedrive for Business is hier een uitstekende keuze. Het is een zeer handige en eenvoudige, maar toch krachtige oplossing van Microsoft, waarmee u uw eigen kluisje-in-de-wolken krijgt.

Meer nieuws over:

  • Cloud
  • OneDrive for Business
  • Digitale documenten

Nieuws filtering op :

Ander nieuws

Contact

Onze Bizz Experts staan steeds tot uw dienst. Kies zelf hoe u contact met ons wil opnemen.

  • Bel een Bizz Expert op 0800 22 500Ma - za : 08:00 - 22:00

  • Chat met een Bizz Expert via deze site

    Chat met een Bizz Expert via deze sitemomenteel niet beschikbaar

Contact

Vragen over ons aanbod?

Een expert staat voor u klaar