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Les 5 meilleurs remèdes contre le meetnapping

par Perspective magazineCollaborer19/04/2017

Les 5 meilleurs remèdes contre le meetnapping
Les organisations consacrent près d’un cinquième de leur temps aux réunions, ce qui équivaut pour bon nombre de travailleurs à des milliers d’heures et d’euros. Quelques mesures simples mais efficaces vous permettent pourtant d’y remédier.

Le terme ‘meetnapping’ – la contraction de ‘meeting’ et ‘kidnapping’ – désigne l’insupportable habitude qu’ont certains de retenir inutilement leurs collaborateurs pendant des heures en réunion. Les réunions restent pourtant nécessaires et même extrêmement utiles… À condition d’avoir la bonne approche !

  1. Happy few

    Il est tentant d’inviter tout le monde en même temps pour présenter en une fois toutes vos idées. Rien de tel pour gagner du temps, n’est-ce pas ? Détrompez-vous ! Les personnes qui ne sont pas concernées par certains projets pourraient employer leur temps bien plus intelligemment. Mieux vaut donc prévoir plusieurs réunions plus courtes et plus ciblées, auxquelles vous ne convierez que les collaborateurs directement concernés.

  2. La durée idéale

    Comme vous vous en souvenez peut-être, les cours ne durent que 45 minutes à l’école. Ce n’est pas un hasard ! Personne ne peut rester concentré des heures durant. Évitez donc les réunions de plus de 45 minutes. Autre avantage : les collaborateurs qui doivent enchaîner les réunions auront le temps de traiter leurs mails entre celles-ci, et pas pendant les discussions et autres présentations.

  3. En retard ? Dommage !

    Tout le monde doit pouvoir gérer son temps. N’attendez donc pas les retardataires et ne résumez pas les choses lors de leur arrivée. Vous éviterez ainsi de faire perdre leur temps aux autres et de donner l’impression que la ponctualité n’a pas d’importance. Ceux qui ont du retard n’auront qu’à demander aux autres ce qu’ils ont manqué.

  4. De l’importance de l’ordre du jour

    Commencez chaque réunion en présentant un ordre du jour clair et structuré. Vous ne voulez pas être interrompu ? Gardez les questions pour la fin. Envoyez aussi l’ordre du jour avec l’invitation, afin de permettre aux participants de se préparer. Terminez la réunion avec un plan d’action, afin de chacun sache en quoi consistent les étapes suivantes.

  5. Tempo tempo

    En tant qu’organisateur, c’est à vous de gérer le temps. Limitez au préalable le temps consacré à chaque point et intervenez poliment si besoin. On vous en remerciera.

Une réunion n’est pas gratuite

Une réunion hebdomadaire de 2 heures avec 5 travailleurs et leur chef d’équipe coûte 560 euros – soit plus de 29 000 euros par an. Une réunion de direction mensuelle de quatre heures avec 7 managers coûte 3 360 euros, soit la bagatelle de 40 320 euros par an. 

L’application en ligne de meetingcalculator.com analyse en 10 secondes les 365 derniers jours de votre Calendrier Google pour calculer le nombre d’heures passées en réunion, leur prix et votre position par rapport à d’autres entreprises. À faire pendant une réunion inutile… 

“Personne ne peut rester concentré pendant plus de 45 minutes.”

Plus d'informations sur:

  • Meeting
  • Time management

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