Le notariat numérique

Publié le 05/04/2019 dans Récits de clients

Le notariat numérique

Les notaires ne perdent rien de leur rôle dans la société numérique. La nouvelle technologie renforce leur offre de services tout en libérant du temps pour faire la différence sur le plan du conseil, de l’empathie et de la discrétion.

Fednot est la fédération du notariat. En plus de procurer des conseils juridiques aux bureaux notariaux de notre pays, elle propose plusieurs services de soutien, notamment en IT et gestion administrative. “L’IT peut être considérée comme le fer de lance de notre prestation de services”, définit Jan Sap.

Le RNS offre aussi une base pour tout un éventail d’applications numériques permettant aux bureaux d’élargir et d’améliorer leurs services.

Découvrez le RNS

Le tout nouveau Directeur général de Fednot a côtoyé de près le monde du notariat tout au long de sa carrière chez Unizo, où il fut pendant près de dix ans secrétaire général de la Fédération des Professions Libérales et Intellectuelles, dont dépendent également les notaires. Fin 2018, Jan entrait au service de Fednot. “Des 200 collaborateurs de Fednot, une centaine travaille au département IT”, précise-t-il. “Fednot constitue l’IT shared service center pour tout le secteur. Nous offrons notamment un portail avec une cinquantaine d’applications IT.”

L’IT comme fer de lance de la prestation de services

Cela peut surprendre les non-initiés, par contraste avec l’image de gratte-papier du notaire. Jan nuance : “Le notaire a avant tout une image forte”, dit-il. “Il en a d’ailleurs toujours été ainsi. Lorsqu’on interroge les citoyens, on remarque qu’ils apprécient et font confiance au notaire. Celui-ci incarne la qualité. La confiance, surtout, est fondamentale. Et dans l’économie numérique, la confiance devient la devise centrale.”

Par ailleurs, il y a bien longtemps que le notariat s’est défait de sa paperasserie d’antan. L’eNotariat a vu le jour il y a presque 20 ans sous la forme d’une plateforme fermée et sécurisée sur lequel les notaires partagent de nombreuses applications. Les notaires recourent également aux applications proposées par les services publics : eDepot, pour créer une entreprise et adapter des données dans les bases de données de l’administration depuis un ordinateur, et eRegistration, pour l’enregistrement en ligne des actes notariés auprès du SPF Finances.

“La numérisation s’étend aujourd’hui au grand public”, constate Jan. “Je pense à des applications comme Biddit et MyBox.” La plateforme en ligne Biddit est le pendant numérique de la vente publique classique. Le citoyen peut y acheter des biens immobiliers en ligne sous le contrôle d’un notaire, sans devoir se déplacer. L’outil MyBox, quant à lui, délivre des informations sur les contrats de mariage et de cohabitation.

Nous ne considérons pas la technologie comme une menace, mais comme une opportunité pour renforcer le rôle du conseil du notaire.

Jan Sap, Directeur général de Fednot

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Informations confidentielles

Les initiatives indiquent clairement que l’intérêt des services numériques figure en tête de l’agenda de Fednot. “Le notaire répond aux évolutions de la société”, avance Jan. “Le canal numérique offre une multitude de possibilités d’accroître la rapidité et l’efficacité du service au citoyen. C’est un véritable progrès. Parallèlement, la sécurité reste un point d’attention majeur.”

Le notaire gère de très nombreuses informations sensibles et confidentielles, ce qui fait du notariat une cible intéressante pour les cybercriminels. Fednot a anticipé la question en développant le Réseau Notarial Sécurisé (RNS) avec Proximus. Ce réseau assure une connexion en toute sécurité entre les bureaux et la fédération.

L’opportunité technologique

L’évolution numérique ne constitue-t-elle pas une menace pour le métier de notaire ? Une technologie comme la blockchain, par exemple, pourrait parfaitement servir pour l’enregistrement des hypothèques, des contrats ou d’autres actes. “Ce n’est pas comme ça que nous voyons les choses”, rétorque Jan. “Le citoyen peut aujourd’hui pratiquement tout faire depuis son smartphone. Il est important que le notariat suive le mouvement et propose lui aussi de nouveaux services numériques tels que la conclusion d’un acte par visioconférence.”

De l’autosabotage ? “Au contraire, nous y voyons une opportunité. Pareil pour la blockchain. La technologie est là. Pourquoi nous y opposer ? Au contraire, nous avons tout intérêt à l’accepter et à renforcer notre rôle en proposant en- core plus de conseils.” Fednot a d’ailleurs fondé un labo suivant de près les développements de la blockchain. “Nous avons également participé à un ouvrage pour déterminer un cadre pour la blockchain et les smart contracts, pour les notaires comme pour le grand public.”

Il s’agit des “21 leçons pour le XXIe siècle” de Yuval Noah Harari. “Un livre très intéressant, surtout du point de vue des notaires.” Harari y décrit comment la possession d’une terre constituait jadis l’indicateur universel. Puis ce fut le tour des moyens de production. D’après lui, les données seront le nerf des guerres futures.

“Le notariat possède un véritable trésor de données sur la vie des familles, l’immobilier, les testaments, les entreprises, etc. Nous examinons comment nous pouvons recourir aux nouvelles technologies comme l’IA pour créer de nouvelles perspectives à partir de ces données, pour décloisonner l’information et formuler des prévisions.”

Le canal numérique offre une multitude de possibilités d’accroître la rapidité et l’efficacité du service au citoyen. C’est un véritable progrès. Parallèlement, la sécurité reste un point d’attention majeur.

Jan Sap, Directeur général de Fednot

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Discrétion

Voilà un exemple des avantages technologiques au bénéfice du notaire. “Mais le coeur du métier reste la clairvoyance et l’expérience du notaire”, poursuit Jan. “Un dossier ne se résout pas à l’aide d’un chatbot ou d’un algorithme. La technologie peut transmettre des informations, mais au bout du compte, l’empathie du notaire et la confiance du client sont déterminantes pour le résultat final.”

C’est principalement ce que les clients recherchent quand ils s’adressent à un notaire. “Parallèlement, la discrétion est un concept-clé”, ajoute Jan. “Lors d’un entretien chez le notaire, de nombreuses informations sur leur situation sont révélées.” Jusqu’à nouvel ordre, aucune technologie n’a cette sensibilité.

Fednot prend sa tâche très au sérieux au sein de l’évolution technologique actuelle. “Nous sommes en plein exercice stratégique”, conclut Jan. “Nous restons vigilants quant à l’orientation que prendra le notariat. Et ce, non seulement pour les notaires, mais aussi pour les experts externes.”

LE RNS

Le Réseau Notarial Sécurisé (RNS) est une initiative de Fednot et Proximus. Il s’agit d’un réseau à part entière, distinct du réseau internet classique. Il permet d’établir en toute sécurité le contact entre les bureaux et avec Fednot. Le RNS offre aussi une base pour tout un éventail d’applications numériques permettant aux bureaux d’élargir et d’améliorer leurs services.

Fednot apporte un soutien aux études notariales en leur fournissant des conseils juridiques, des solutions IT, de la gestion administrative, des formations et en publiant de l’information à l’attention du grand public.

Jan Sap a étudié le droit à Louvain et à Louvainla- Neuve. Il a travaillé plus de 20 ans chez Unizo, dont près de dix ans en tant que secrétaire général de la Federatie Vrije Beroepen. Depuis fin 2018, il est le nouveau Directeur général de Fednot.

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